Inventario de Herramientas: Ventajas del software especializado

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La gestión de activos de hoy en día no tiene lugar en papel o en una pizarra magnética. Los equipos, las herramientas, el mobiliario, el hardware o los activos virtuales, como las licencias, se gestionan digitalmente desde hace tiempo en muchas empresas. Sin embargo, a menudo se utilizan programas sin las características adecuadas. Las consecuencias son trabajo adicional innecesario y pérdida de tiempo.

Un software de inventario moderno, por otra parte, garantiza que la gestión de los equipos funcione sin problemas. Es de gran ayuda para los gestores de instalaciones, gracias a servicios como el registro de dispositivos móviles en tiempo real o los recordatorios de plazos de mantenimiento y vencimiento de garantías. El inventario digital de activos facilita la supervisión de la infraestructura técnica y la puesta en marcha a tiempo de proveedores de servicios externos.

El software de inventario, junto con las etiquetas de inventario, puede utilizarse para la gestión de herramientas o la planificación del mantenimiento de los recursos informáticos, por ejemplo. Con el software basado en web (finalidad: inventario de herramientas), cualquier empleado autorizado puede notificar daños o defectos, independientemente de su ubicación, mediante una aplicación para smartphone.

Cuando se ponen de manifiesto las ventajas del software de inventario en la nube, al mismo tiempo se hacen visibles los inconvenientes de los métodos clásicos. Los programas informáticos instalados localmente, por ejemplo, tienen el mismo problema que las pizarras magnéticas o las listas de papel en la pared del almacén o en una carpeta de la oficina: están situados en un lugar central al que hay que desplazarse para gestionar los equipos.

Cualquier retraso que se produzca puede dar lugar a la duplicación de artículos. Además, si sólo se confía el inventario a determinados empleados, se produce una acumulación de tareas en caso de enfermedad o vacaciones, con la consiguiente pérdida potencial de información. En cambio, si el inventario de herramientas está descentralizado, pueden realizarlo distintos empleados bajo su propia responsabilidad.

Escanear y gestionar los activos directamente in situ ahorra tiempo y desplazamientos. Para una gestión eficaz y segura de las instalaciones, la información sobre la ubicación y el estado de los elementos del inventario, así como las instrucciones adecuadas, deben estar disponibles dondequiera que un empleado las necesite.

Un software de inventario gratuito con funciones en su mayoría rudimentarias no puede cubrir esto. Los costes de una gestión de inventario online como Timly ya incluyen el alojamiento, las futuras actualizaciones y las copias de seguridad conformes con la GDPR.

Gracias al moderno software de inventario basado en la nube, muchas empresas ya han conseguido que el inventario de herramientas sea más eficaz y fiable. En el proceso, las etiquetas de inventario se pegaban a los equipos que se iban a inventariar, como herramientas o dispositivos específicos del sector. Esto incluye, por ejemplo, maquinaria, flota de vehículos, equipos de topografía, recursos informáticos, mobiliario o equipos médicos.

En el software de inventario se pueden almacenar datos como números de equipo, números de serie, números de contabilidad o manuales de instrucciones. Tras la correspondiente entrada en la base de datos, el software recuerda a tiempo al usuario el vencimiento de la garantía o el próximo mantenimiento. Las fechas importantes, como las certificaciones de los empleados o los cursos de formación, también pueden gestionarse mediante el eficaz software.

Las tareas de coordinación del almacén, como las reservas y la distribución selectiva del material a los empleados, se representan detalladamente en el software. En muchos casos, un inventario de herramientas basado en la web mejora la conexión con sistemas de terceros, por ejemplo, software de compras o contabilidad.

El software de inventario registra continuamente datos, cuya evaluación es útil para la contabilidad. De este modo, se pueden identificar con precisión los posibles ahorros y las inversiones necesarias.

La base de la gestión digital de activos son las etiquetas con códigos QR que se colocan en los objetos para que puedan escanearse cuando sea necesario. En lugar de llevar los activos al almacén cada vez, se pueden registrar sobre la marcha. Para ello, los empleados pueden utilizar dispositivos de escaneado móviles, como smartphones o portátiles.

Esto ahorra distancias y tiempo, ya que los cambios en la base de datos del inventario pueden hacerse en cualquier lugar donde haya una conexión a Internet. Gracias a la conexión a la nube y al inventario descentralizado de herramientas, ya no es necesario que salas o empleados concretos estén disponibles de inmediato. La gestión de los equipos se transfiere a la propia responsabilidad de los usuarios y se hace así más rápida y flexible.

Con una aplicación móvil, el inventario de herramientas, por ejemplo, resulta más fácil. Los daños en los equipos pueden notificarse directamente in situ desde el smartphone de un empleado, incluyendo una foto. Lo mismo ocurre si un equipo pasa a otro empleado.

Mediante la grabación por GPS, se pueden almacenar y seguir históricamente las ubicaciones de los artículos del inventario. Para la gestión y el control, el software crea una visión general para ver y evaluar los datos importantes del inventario.

Si el software de inventario basado en web se utiliza en el marco de un modelo de Software como Servicio, no se necesita una infraestructura informática propia para todo esto. En este caso, el proveedor del software de gestión de dispositivos se encarga del procesamiento de datos conforme a la ley y de un centro de datos seguro.