Gestión de inventarios de equipos médicos: seguimiento, mejora del cálculo de costes y eficiencia

Un manejo adecuado del inventario también aporta diversos beneficios, como la reducción de los residuos de equipos caducados o no utilizados, una gestión recursos hospitalarios eficiente y el acceso oportuno a suministros críticos. Estos factores inciden directamente en la calidad y seguridad de la atención al paciente, al reducir errores y mejorar los resultados clínicos.

Por otro lado, un control ineficaz del inventario puede acarrear consecuencias financieras para los proveedores sanitarios. El exceso de existencias inmoviliza capital y aumenta los costes de almacenamiento, mientras que la falta de existencias provoca retrasos en la atención y pérdida de ingresos. Por tanto, resolver estos problemas es clave para proteger tanto la atención al paciente como la estabilidad financiera.

Para hacer un seguimiento eficaz de los equipos médicos, es fundamental utilizar herramientas y tecnologías avanzadas. Entre ellas se incluyen los escáneres de códigos de barras, la identificación por radiofrecuencia (RFID) y el software de inventario automatizado.

Estos sistemas mejoran la precisión del seguimiento al ofrecer actualizaciones en tiempo real, reducir los errores humanos y garantizar una óptima gestión del inventario de equipos médicos.

El seguimiento en tiempo real de los equipos médicos ofrece ventajas significativas. Permite verificar que los equipos críticos estén disponibles cuando se necesiten, minimiza el desperdicio al evitar el exceso de existencias y el uso de equipos caducados, y favorece una mejor utilización de los recursos.

Además, estos sistemas también mejoran la precisión de las auditorías y garantizan el cumplimiento de las normas reglamentarias para los proveedores de asistencia sanitaria.

Por su parte, tecnologías como la RFID y el escaneado de códigos de barras agilizan el seguimiento y lo hacen más preciso. Se integran perfectamente con el software de gestión de inventarios y proporcionan actualizaciones inmediatas sobre los niveles de existencias y la ubicación de los equipos.

A su vez, las alertas automatizadas agilizan aún más las operaciones al reducir el esfuerzo manual y facilitar el proceso de reposición. En última instancia, estos avances impulsan procesos rentables, optimizan la utilización del inventario y favorecen mejores resultados tanto para los profesionales sanitarios como para los pacientes.

Implementar buenas prácticas permite a los proveedores sanitarios gestionar de forma más eficiente el monitoreo de equipos médicos. Estas son siete prácticas clave que pueden mejorar significativamente el control del inventario:

• Realiza un seguimiento en tiempo real del inventario utilizando sistemas como la tecnología RFID y los escáneres de códigos de barras para evitar tanto la escasez como el exceso de existencias.
• Analiza los datos históricos para la previsión de la demanda con el fin de mantener unos niveles de existencias optimizados.
• Realiza auditorías rutinarias con regularidad para comprobar que los equipos están contabilizados y abordar rápidamente cualquier discrepancia.
• Organiza los equipos en lugares de almacenamiento centralizados para facilitar su acceso y evitar extravíos.
• Forma a los empleados en tecnología y procesos de control para reducir errores.
• Establece pasos estandarizados para el seguimiento y las reposiciones a fin de crear coherencia.
• Utiliza alertas de mantenimiento automatizadas mediante herramientas que realcen un seguimiento del estado de los equipos, garantizando un mantenimiento proactivo y evitando averías inesperadas.

Al integrar soluciones de software que utilizan análisis predictivo, se puede gestionar con mayor facilidad la variación del inventario. Por ejemplo, el software de gestión de equipos médicos de Timly actualiza los datos de existencias en tiempo real, avisa sobre la necesidad de reabastecimiento y registra los calendarios de mantenimiento para ofrecer una supervisión más eficaz.

Esta combinación de tecnología y prácticas estratégicas mejora la eficacia global, al tiempo que reduce costes y errores.

¿Cómo puede ayudar un SGI a reducir las mermas de inventario?

Las pérdidas de inventario, causadas por robos o extravíos, suponen un importante reto financiero. Un Sistema de Gestión de Inventario (SGI) eficaz mitiga este riesgo mediante la automatización del inventario médico y el seguimiento de este en tiempo real. Ayuda a:

• Mantener un control en tiempo real de los activos para mejorar la visibilidad.
• Reducir errores gracias a procesos simplificados y automatizados.
• Aumentar la seguridad con registros detallados que previenen robos y extravíos.

El SGI de Timly proporciona a los centros sanitarios todas las herramientas necesarias para hacer un seguimiento de los activos, evitar robos y mantener registros precisos del inventario. Al automatizar procesos clave, reduce los errores humanos y garantiza la trazabilidad del equipo.

Por ejemplo, SOS Ärzte logró reducir significativamente las pérdidas utilizando el SGI de Timly. Gracias a la sustitución de su engorrosa gestión en papel por herramientas digitales y al uso del seguimiento en tiempo real, lograron una gestión más transparente de sus activos y una mejora significativa en los flujos operativos, lo que se tradujo en un considerable ahorro de costes. ¡Lee la historia completa de éxito de SOS Ärzte aquí!

A diferencia de los suministros desechables, como guantes o jeringuillas, los equipos duraderos, como los respiradores, necesitan un seguimiento a largo plazo y un mantenimiento programado. Esto añade capas de complejidad al flujo de trabajo y plantea varios retos, como:

• El cumplimiento de estrictas normativas sanitarias.
• Un seguimiento periódico de mantenimiento, reparación y calibración.
• Un mayor riesgo de robo o extravío.

Para superar estos desafíos, las organizaciones deberían adoptar sistemas RFID que permitan su seguimiento en tiempo real. También se recomienda realizar auditorías periódicas del equipo y centralizar los datos para una supervisión integral. Al aplicar estas prácticas, no solo se optimiza el seguimiento de los equipos médicos, sino que también se maximiza el ahorro de costes y mejora la atención al paciente.

La gestión del inventario sanitario abarca el mantenimiento, el seguimiento y el control de todos los suministros, lo que permite que las operaciones se desarrollen sin contratiempos. Por ello, para garantizar una atención sanitaria eficaz, es fundamental aplicar estrategias que eviten tanto el desperdicio como la falta de recursos.

Sin embargo, existen diferencias importantes entre los equipos médicos y los suministros generales:

• Equipos médicos: requieren calibración rutinaria, seguimiento a largo plazo y cumplimiento de normas específicas.
• Suministros generales: tienen una vida útil más corta y, por tanto, necesitan reposiciones frecuentes y fáciles de gestionar.

Para simplificar estas tareas complejas, los proveedores sanitarios pueden implementar soluciones de control de inventario hospitalario como el sistema de gestión de equipos médicos de Timly. Este sistema avanzado integra herramientas para el seguimiento en tiempo real de la localización, alertas automáticas de mantenimiento y plataformas de datos centralizadas.

Gracias a ello, se reducen errores, se evita la pérdida de activos y se mejora la eficiencia operativa en los entornos sanitarios. En última instancia, esto permite ofrecer una atención más eficaz y un uso óptimo de los recursos, protegiendo tanto la salud financiera como operativa de los proveedores de atención sanitaria.

Las herramientas tecnológicas automatizadas, como el seguimiento por RFID y Bluetooth, están modernizando los procesos tradicionales de inventario. Esto permite una mayor precisión, una eficiencia mejorada y una reducción significativa de los riesgos asociados a las operaciones manuales.

La automatización en tiempo real elimina la necesidad de llevar registros manuales, lo que reduce considerablemente los errores. Además, los sistemas ERP, al integrarse con estas herramientas de seguimiento, centralizan los datos, optimizan los flujos de trabajo y garantizan el cumplimiento de las normativas vigentes.

Por ejemplo, las etiquetas RFID y los equipos con Bluetooth proporcionan actualizaciones instantáneas de los niveles de inventario, lo que puede ayudar a los proveedores sanitarios a mantener unas existencias óptimas y evitar desabastecimientos.

Además, el uso de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA) y los sistemas ERP mejora aún más la precisión y eficiencia en la gestión del inventario de equipos médicos.

Estos sistemas centralizan la información, agilizan los procesos y proporcionan datos valiosos para tomar decisiones informadas sobre el inventario. Esta integración minimiza las ineficiencias y asegura el cumplimiento de los estándares regulatorios.

En resumen, al aprovechar tecnologías como la IA, RFID y las soluciones ERP, los proveedores sanitarios pueden optimizar la gestión del inventario de equipos médicos, reducir costes y mejorar sus operaciones en general.

¿Cómo puede la IA facilitar la ejecución rápida de los objetivos de inventario?

Los sistemas impulsados por inteligencia artificial (IA) permiten a los proveedores sanitarios alcanzar más rápidamente sus objetivos de inventario al agilizar los procesos, reducir errores y facilitar decisiones más inteligentes. Estas herramientas ofrecen seguimiento en tiempo real para garantizar una asignación precisa de los equipos médicos y mantener niveles óptimos de existencias.

Gracias a las funciones de reposición predictiva, los sistemas con IA analizan los patrones de demanda para evitar tanto faltantes como excesos de inventario. Además, la reposición automática asegura la renovación oportuna de las existencias sin intervención manual, lo que ahorra tiempo y recursos valiosos.

Un ejemplo destacado es SOS Ärzte, que integró la solución de inventario con IA de Timly. Esto les permitió mejorar la eficiencia operativa, reducir la pérdida de activos y aumentar la transparencia en la gestión del inventario. ¡Lee su historia de éxito completa aquí!

Una mala gestión del inventario suele provocar un aumento considerable de los costes sanitarios. De hecho, algunos estudios indican que los gastos relacionados con la cadena de suministro representan hasta el 40% de los presupuestos operativos. Sin embargo, esto puede mejorarse aplicando prácticas proactivas de gestión de inventario que ayuden a reducir el desperdicio generado por equipos perdidos, caducados o no facturados.

La mejor manera de lograrlo es mediante la automatización. Al proporcionar seguimiento y alertas en tiempo real, se eliminan los equipos perdidos, caducados o no facturados. Se pueden utilizar sistemas RFID y de códigos de barras para un seguimiento preciso de los equipos médicos.

A continuación, se enumeran otras buenas prácticas que pueden ayudar a minimizar el exceso de existencias y mejorar la eficiencia operativa:

• Utiliza la previsión de la demanda basada en datos.
• Implementa estrategias de inventario ajustado.
• Realiza auditorías periódicas para detectar ineficiencias.
• Colabora con los proveedores para lograr una entrega justo a tiempo.
• Emplea programas informáticos precisos de gestión de inventarios.

Estas prácticas ayudan a reducir los dispositivos médicos en stock que son innecesarios y a agilizar los procesos de pedido para minimizar el desperdicio y ahorrar costes. Además, una mejor gestión del inventario también puede evitar el exceso de existencias, lo que reduce el riesgo de deterioro u obsolescencia de los suministros y equipos médicos.

¿Cómo puede el seguimiento en tiempo real reducir los costes de inventario?

Los sistemas de seguimiento en tiempo real optimizan la gestión del inventario de equipos médicos al proporcionar visibilidad instantánea de los niveles de existencias. Estos sistemas no solo evitan el exceso y la falta de existencias, sino que también reducen los errores mediante pronósticos precisos y procesos automatizados de reposición.

Al utilizar análisis predictivos de datos, estos sistemas optimizan aún más la toma de decisiones. Por ejemplo, instalaciones médicas como Espoir Autisme Corse y Bayer han implementado con éxito soluciones de inventario en tiempo real, lo que ha resultado en importantes beneficios financieros.

Espoir Autisme Corse experimentó una disminución de las reducciones de inventario y una mejora de la eficiencia tras implementar el sistema de seguimiento en tiempo real de Timly. De manera similar, Bayer logró una mayor precisión operativa y ahorro de costes mediante el seguimiento preciso en la gestión del inventario de equipos médicos.

Por lo tanto, al utilizar análisis predictivos y automatización, las organizaciones sanitarias pueden reducir eficazmente el desperdicio y optimizar la gestión del inventario de equipos médicos. Esto, en última instancia, da lugar a un sistema sanitario más eficiente en general.

Gestionar los riesgos en el inventario de equipos médicos es esencial para cumplir con la normativa, reducir pérdidas y mantener la eficiencia operativa. Sin embargo, desafíos como el robo, la mala gestión y los requisitos regulatorios dificultan la optimización del inventario médico.

La gestión de equipos en redes de entrega integrada (IDN, por sus siglas en inglés) añade mayor complejidad al seguimiento y mantenimiento de los equipos en múltiples ubicaciones.

Esto puede dar lugar a un seguimiento inconsistente y retrasos en el mantenimiento, lo que potencialmente compromete la atención al paciente. Por lo tanto, estos desafíos exigen soluciones más proactivas para proteger los activos y mantener la calidad del servicio.

Para abordar estos desafíos:

• Adopta sistemas centralizados para el seguimiento del inventario y aprovecha las herramientas de supervisión en tiempo real.
• Utiliza las tecnologías RFID y de códigos de barras para eliminar los errores manuales y mantener la precisión.
• Detecta vulnerabilidades a través de auditorías periódicas.
• Mejora las prácticas de gestión de inventarios con una formación exhaustiva de tu personal.

Al combinar automatización, análisis y supervisión humana, los proveedores de atención sanitaria pueden minimizar los riesgos, ayudar a cumplir con los estándares regulatorios y la optimización del inventario hospitalario.