Cómo hacer un seguimiento del inventario: consejos eficaces, métodos y estrategias de optimización

Existen diversas formas de realizar el seguimiento de inventarios, entre ellas los sistemas manuales y los automatizados. Los sistemas manuales actualizan los niveles de existencias mediante procesos realizados a mano. En el caso de empresas muy pequeñas, se trata de un método económico que puede llevarse a cabo con papel o una hoja de cálculo. Sin embargo, este enfoque es más propenso a errores humanos y requiere una considerable inversión de tiempo. Por su parte, los sistemas de seguimiento automatizados permiten rastrear, verificar y actualizar las existencias de manera más eficiente y con menor margen de error.

Ventajas y desventajas de los sistemas manuales frente a los automatizados:

• Las principales ventajas de los sistemas manuales son su bajo coste y la facilidad de implementación. En cambio, sus desventajas incluyen el alto consumo de tiempo y la vulnerabilidad a errores.
• Los sistemas de seguimiento automatizados destacan por su eficiencia y por ofrecer acceso a datos en tiempo real. No obstante, sus desventajas radican en la complejidad de la instalación y en los costes iniciales asociados, tanto en inversión como en mano de obra.

Saber cuándo actualizar el sistema de manual a automatizado es clave. Los sistemas automatizados permiten escalar operaciones a medida que la empresa crece, y facilitan una gestión más precisa y eficiente de los datos. Por ello, es fundamental tener en cuenta el tipo de empresa, su tamaño y las características del inventario que se desea controlar. Evaluar cuidadosamente las ventajas y desventajas de cada método es esencial antes de tomar la decisión de actualizar el sistema.

A continuación, se indican algunos pasos para realizar un seguimiento manual del inventario:

• Elabora una lista de los artículos en stock utilizando un libro de contabilidad, cuadernos o una hoja de cálculo.
• Una vez realizada una venta, regístrala en el sistema de forma manual.
• Actualiza el inventario al finalizar la jornada, basándote en las ventas y el inventario disponibles.
• Crea una hoja con el listado completo de artículos, incluidas las materias primas y los productos terminados.

Es importante señalar que el seguimiento manual representa un desafío cuando la empresa maneja grandes volúmenes. Los problemas pueden ir desde la falta de precisión hasta dificultades de escalabilidad, además de implicar un consumo considerable de tiempo. Para mitigar estos retos, se puede emplear una hoja de cálculo en Excel, implementar un ciclo de recuento para contar una parte del inventario de forma periódica y evaluar estrategias para mejorar la gestión de inventarios.

Las pequeñas empresas pueden realizar el seguimiento de sus inventarios mediante métodos manuales, funciones básicas de software de gestión de inventario basado en la nube o incluso mediante el modelo de envío directo. A continuación, se presentan algunos métodos sencillos:

• Utiliza un seguimiento manual, como hojas de cálculo o un libro mayor simple, para registrar las compras y ventas de inventario.
• Opta por un software de gestión de inventarios basado en la nube que ofrezca una versión de prueba o gratuita, de modo que puedas evaluar sus funciones clave y determinar si se ajusta a tus necesidades.
• Considera el método de envío directo, en el cual el proveedor envía el producto directamente al cliente, eliminando la necesidad de almacenar existencias.

No obstante, adoptar un sistema de seguimiento de inventarios para escalar operaciones pequeñas es fundamental. Este tipo de sistema permite ahorrar costes al evitar tanto el exceso de existencias como las roturas de stock, mejora la precisión de los datos, facilita la toma de decisiones estratégicas sobre compras y precios, y contribuye a incrementar la satisfacción del cliente.

Las empresas pueden obtener numerosos beneficios del seguimiento del inventario en tiempo real:

• Mejora la gestión de existencias a lo largo de toda la cadena de suministro. Permite conocer los niveles de inventario desde el momento de la venta hasta la compra y el envío, facilitando la integración con sistemas de gestión de almacenes (WMS), planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión del transporte (TMS).
• Racionaliza las operaciones, acelera el cumplimiento de los pedidos, reduce los plazos de entrega y optimiza el inventario. Esto permite evitar tanto las roturas de stock como el exceso de existencias, lo que a su vez reduce costes innecesarios.

El seguimiento del inventario en tiempo real permite a las empresas evitar la escasez de existencias, ya que facilita el control continuo de los niveles de inventario. Así, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas, garantizar la disponibilidad constante de los artículos y detectar a tiempo posibles carencias para ajustar los pedidos dentro de la cadena de suministro.

Una gestión de inventario adecuada también contribuye a mejorar la satisfacción del cliente, ya que los productos están disponibles, se reducen los tiempos de espera y se optimiza la experiencia de compra en general. En este sentido, el software de seguimiento de inventarios de Timly agiliza estos procesos al proporcionar visibilidad en tiempo real, automatizar la gestión de pedidos, ofrecer previsiones precisas, garantizar una integración fluida, permitir la personalización y asegurar la protección de los datos empresariales.

Para elegir el sistema de seguimiento de inventario adecuado, es fundamental tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Tamaño de la empresa. Este factor determina el tipo de sistema de seguimiento de inventario más apropiado. Las pequeñas empresas se beneficiarán de una solución sencilla, asequible y básica. En cambio, a medida que la empresa crece, se requerirán opciones más robustas y escalables.
• Industria. Cada sector presenta requisitos específicos. Por ejemplo, los productos perecederos exigen una gestión más rigurosa para evitar pérdidas, especialmente cuando se manejan altos volúmenes.
• Rotación del inventario. Este indicador refleja la frecuencia con la que se venden y reponen los productos. Una alta rotación implica un movimiento ágil de mercancías, mientras que una rotación baja puede señalar acumulación de existencias o falta de demanda.

La escalabilidad y la personalización también son esenciales. Un software escalable se adapta a los cambios sin necesidad de realizar una transformación profunda del sistema, garantizando así su eficacia y eficiencia a medida que la empresa crece. En cuanto a la personalización, es importante reconocer que no existe una solución única para todos los tipos de inventario. Por ello, adaptar el sistema a las necesidades específicas de la empresa es clave para lograr una gestión óptima.

A la hora de elegir un sistema de seguimiento de inventario, también es importante considerar el coste, la facilidad de uso y los requisitos de formación. Veamos las principales opciones disponibles:

• Sistemas manuales. Utilizan registros físicos y hojas de cálculo para gestionar el inventario. Aunque son económicos, requieren mucho tiempo y son propensos a errores humanos.
• Sistemas automatizados. Se encargan de la gestión de pedidos, ventas y entregas, además de proporcionar análisis en tiempo real y previsiones de demanda. Su implementación puede implicar un coste inicial elevado, pero permiten reducir costes operativos a largo plazo. Debido a su complejidad, generalmente requieren formación especializada.
• Sistemas híbridos. Combinan métodos manuales y automatizados. Son una opción flexible y rentable, aunque requieren formación tanto en los procesos tradicionales como en los digitales para funcionar eficazmente.

En conclusión, para seleccionar el sistema de seguimiento de inventario adecuado es imprescindible analizar cuidadosamente los costes, la facilidad de uso y los requisitos de formación, sin dejar de lado el contexto específico de cada empresa.

A la hora de realizar el seguimiento de las existencias en distintos lugares, es fundamental tener en cuenta los problemas de comunicación y los desafíos logísticos. A continuación, se presentan algunas consideraciones clave:

• Las barreras logísticas, como los retrasos en el transporte, pueden provocar tanto roturas de stock como exceso de existencias, afectando negativamente la eficiencia operativa y los niveles de inventario.
• Los problemas de comunicación abarcan la falta de coordinación entre equipos, discrepancias en las existencias causadas por errores humanos, el uso de sistemas de seguimiento obsoletos y los retrasos en la transferencia de existencias entre ubicaciones.

Además, cuando se combinan factores como la falta de comunicación, los errores humanos y un sistema de seguimiento inadecuado, pueden generarse discrepancias importantes en el control de existencias, así como demoras en la cadena de suministro. La falta de productos en los almacenes o en las líneas de producción puede derivar en retrasos que afectan directamente las operaciones y reducen la satisfacción del cliente.

A continuación, se exponen los pros y los contras de utilizar distintos enfoques empresariales:

• Ventajas e inconvenientes de utilizar un sistema centralizado de gestión de inventarios:
  • Los pros son una mayor visibilidad en tiempo real, un reaprovisionamiento eficaz que puede ayudar a mantener unas existencias óptimas y un ahorro de costes.
  • Los contras son que la implantación del sistema requeriría elevados costes iniciales y sería compleja de gestionar si la empresa tiene muchas líneas de productos.
• Ventajas e inconvenientes de utilizar un sistema descentralizado de gestión de inventarios:
  • Los pros son que el control local sobre determinadas tiendas ayuda a responder a las demandas regionales, y que son pequeñas y más fáciles de gestionar.
  • Los contras son la falta de visibilidad, que dificulta obtener una visión completa, y un mayor riesgo de discrepancias en las existencias.

Un sistema centralizado puede mejorar la supervisión gracias a funciones como el análisis en tiempo real, los procesos automatizados de control de inventario y la integración con RFID y TPV.

Para hacer un seguimiento del inventario de las empresas estacionales, es fundamental controlar las fluctuaciones de las necesidades de existencias y las tendencias de ventas. Para ello, es necesario conocer el riesgo de exceso o insuficiencia de inventario, prever la demanda teniendo en cuenta los datos históricos de ventas y disponer de espacio de almacenamiento adicional durante las temporadas altas para mantener el inventario. Estas estrategias permiten a las empresas estacionales optimizar la gestión del inventario, reducir costes y aumentar la rentabilidad.

Para garantizar la exactitud del inventario, es fundamental realizar auditorías periódicas, ya que ayudan a identificar y corregir las discrepancias en los registros. Los controles regulares del inventario, como los recuentos cíclicos y los recuentos completos, permiten a las empresas verificar la precisión de sus registros y evitar que los errores se acumulen con el tiempo. Realizar recuentos de inventario implica un proceso paso a paso que incluye la preparación del recuento, el conteo del inventario y la conciliación de los resultados con los registros existentes. Las estrategias para minimizar los errores incluyen la aplicación de buenas prácticas, como el uso de sistemas de gestión de inventarios, la formación del personal y la revisión y actualización periódica de los registros para mantener la exactitud y evitar discrepancias.

Los errores de inventario más comunes que cometen las empresas son los siguientes:

• Las empresas tienen demasiadas existencias, lo que incrementa los excedentes y los costes de almacenamiento. Esto se traduce en pérdidas financieras debido al capital inmovilizado y a los artículos que quedan obsoletos.
• Las empresas no logran mantener niveles adecuados de inventario, lo que aumenta el riesgo de falta de existencias y la pérdida de oportunidades de venta. El resultado es la insatisfacción del cliente.
• La introducción de datos incorrectos o incompletos puede provocar la pérdida de registros de inventario y dificultar la gestión de las existencias.
• Una previsión inexacta dificulta la determinación de los niveles adecuados de inventario. Esto puede generar faltantes o excesos de existencias, lo que repercute negativamente en la salud financiera de la empresa.
• Sin auditorías adecuadas, las empresas pueden desconocer tanto la escasez como el exceso de existencias, lo que puede provocar roturas de stock o sobreabastecimiento.

Pasos para evitar errores

Para evitar errores en el lugar de trabajo, es fundamental contar con:

• Auditorías periódicas para identificar problemas y detectar áreas que requieren mejoras.
• Formación para los empleados. Es clave capacitar al personal en el uso del sistema de inventario para reducir los errores humanos. También es esencial que estén preparados en gestión de riesgos de ciberseguridad, seguridad informática y prácticas de cumplimiento.
• Adopción de tecnología para mejorar la fiabilidad y minimizar los errores.
• Análisis del rendimiento para evaluar cómo la empresa mide los KPI y detectar desviaciones y tendencias.
• Mejora continua para implementar procesos optimizados que fomenten la innovación y promuevan la apertura a nuevas ideas.

El seguimiento del inventario puede realizarse gratuitamente utilizando varias hojas disponibles en línea o en el mercado. Por ejemplo:

• Puedes descargar y utilizar plantillas gratuitas, personalizadas y fáciles de usar en Microsoft Excel. Estas plantillas permiten hacer un seguimiento de las existencias, controlar las ventas y gestionar los puntos de pedido.
• Puedes gestionar tu inventario utilizando Google Docs o una hoja de cálculo. Entre sus funciones se incluyen el control de los niveles de existencias, la información sobre proveedores y la generación de informes automatizados.
• Puedes utilizar un libro mayor para hacer un seguimiento físico de hasta 50 artículos. Sin embargo, este método resulta menos eficaz y complicado para las empresas que requieren mayor escala.

Aunque existen muchas opciones gratuitas en el mercado, es importante tener en cuenta sus limitaciones, como la falta de escalabilidad y la ausencia de funciones como el seguimiento en tiempo real, el registro automático, los análisis avanzados, la seguridad y la integración de datos. Además, el uso de soluciones de pago puede facilitar la integración con otros sistemas empresariales, como programas de contabilidad y CRM.

Para realizar un seguimiento conjunto del inventario y las ventas, es esencial asegurarse de que se utilizan varias herramientas de seguimiento y ofrecer una visión global. Estas herramientas son:

• Netsuite, que utiliza sistemas ERP, ofrece una visión de los pedidos en todos los departamentos, desde ventas hasta contabilidad.
• La gestión de inventario basada en la nube de Timly ayuda a proporcionar visibilidad de los artículos, análisis en tiempo real y seguimiento de las existencias en múltiples ubicaciones. Los niveles de inventario también se pueden ajustar después de una venta para integrarlos con otro software.

La vinculación de los datos de ventas a la gestión del inventario proporciona información en tiempo real sobre el inventario y los niveles de ventas, reduce las roturas de stock y el exceso de existencias, mejora la disponibilidad de los artículos para los clientes, lo que aumenta su satisfacción, reduce los residuos, disminuye los costes de mantenimiento y proporciona acceso a datos que ofrecen una mejor previsión y planificación estratégica. Todo ello contribuye a mejorar la estrategia de ventas y la gestión eficaz del inventario.

Es esencial determinar los patrones y las fluctuaciones en el poder adquisitivo de los clientes para prever el inventario y optimizar los niveles de existencias. Esto puede controlarse durante temporadas o periodos específicos. Por ejemplo, las empresas pueden utilizar el análisis de series temporales para examinar las ventas pasadas y determinar tendencias, estacionalidad y fluctuaciones cíclicas. Las técnicas utilizadas pueden variar desde el suavizado exponencial hasta las medias móviles autorregresivas integradas (ARIMA), las cuales pueden aplicarse para hacer predicciones. La previsión cualitativa puede emplearse con datos limitados e información proveniente de estudios de mercado.

Para configurar las notificaciones de reaprovisionamiento, las empresas deben establecer una alerta de activación cuando los niveles de inventario caigan por debajo de un límite específico. Este límite puede marcar el punto en el que se deben realizar nuevos pedidos. Además, la optimización del inventario mediante una previsión precisa y una gestión eficiente es crucial, ya que proporciona beneficios como la reducción de costes, la mejora del servicio al cliente, la racionalización de la cadena de suministro y la eficiencia general.