Cómo hallar el inventario inicial: proceso paso a paso y fórmula

Para calcular el inventario inicial, debe utilizar una fórmula que refleje el coste de las mercancías vendidas (COGS), el valor de las compras realizadas y el inventario final del período anterior. Es decir:

Inventario inicial = (COGS + Inventario final) – Compras

Esta fórmula proporciona el valor correspondiente al inicio del período contable, el cual debe coincidir con la información del inventario final del último período. Es decir, el inventario inicial debe ser coherente con el inventario final del período anterior. Este punto es crucial para mantener registros e informes financieros precisos, lo cual garantiza un cálculo correcto del beneficio bruto.

La fórmula del inventario inicial es:

Inventario inicial = (COGS + Inventario final) – Compras

• Esto ayuda a garantizar que el valor al inicio del período sea coherente con el valor al final del período contable. Cada elemento de la fórmula es crucial para calcular correctamente el inventario inicial.
• El coste de las mercancías vendidas (COGS) representa el coste directo asociado al importe de los bienes vendidos.
• Las compras corresponden a los costes de los bienes adquiridos durante el período contable, realizadas con el fin de reponer existencias.
• El inventario final corresponde al valor de las existencias al cierre del período contable.

Paso 1: Determina el coste de los productos vendidos

Para determinar el coste de los bienes vendidos (COGS), es esencial definir la métrica asociada a los costes directos de producción de los bienes comercializados por la empresa. Esto incluye los materiales y la mano de obra utilizados en la fabricación de los productos, pero no contempla gastos como los costes de distribución ni el personal de ventas. Por ello, comprender el COGS es clave, ya que ayuda a las empresas a evaluar la eficiencia y la salud financiera de su proceso productivo. Además, es necesario para identificar los beneficios y los márgenes. Así, un COGS más elevado se traduce en un beneficio menor, y refleja cómo gestiona la empresa su mano de obra y sus procesos de producción.

Existen varios métodos para identificar el COGS. Estos métodos son:

• Primero en entrar, primero en salir (FIFO): los artículos más antiguos se venden primero. El método FIFO ayuda a reducir el valor del COGS y genera mayores ingresos, especialmente durante periodos en los que los precios aumentan.
• Último en entrar, primero en salir (LIFO): se da salida a los artículos más recientes. Cuando los precios suben, el método LIFO produce un COGS más alto y menores ingresos.
• Coste medio ponderado: se emplea para calcular el coste promedio de una unidad, dividiendo el coste total del inventario entre el número de unidades adquiridas.
• Identificación específica: se aplica a artículos únicos cuyo coste individual es conocido.

Al calcular con precisión el COGS, las organizaciones pueden implementar estrategias de precios más efectivas, identificar áreas que requieren control de costes y mejorar su rentabilidad.

Paso 2: Determina tu inventario final

Para determinar el inventario final, se aplican diversas estrategias. Éstas son:

• Cálculo del coste de las mercancías vendidas (COGS). Este paso es fundamental para conocer el valor del inventario final.
• Aplicación de métodos de valoración de existencias, como FIFO, LIFO o coste medio ponderado.
• Seguimiento de los movimientos de inventario, con el fin de asegurar la precisión del inventario final.
• Realización periódica de recuentos físicos, lo que permite verificar que los datos coincidan con los registros de inventario disponibles. Esto reduce el margen de error y las discrepancias.
• Uso de software de seguimiento de inventarios, para garantizar el control y cálculo precisos del inventario final. Esto contribuye a una mayor exactitud y eficiencia.
• Análisis de tendencias de inventario, lo cual permite a las empresas anticipar la demanda, ajustar su poder de compra y optimizar las existencias disponibles.

Disponer de un inventario final actualizado es crucial para garantizar la correcta elaboración de informes financieros, presupuestos y previsiones de ventas.

Paso 3: Determina tus compras

El seguimiento y registro de los niveles de inventario es fundamental para determinar las compras de bienes o materias primas. Esto se debe a que las compras influyen directamente en el inventario inicial, incrementando su valor al añadirse a las existencias disponibles. Para realizar un control eficaz de las compras, las empresas deben:

• Implantar un sistema de códigos de barras para rastrear y registrar los artículos de forma precisa.
• Realizar recuentos periódicos para garantizar la exactitud del inventario. Estos recuentos deben llevarse a cabo de forma diaria o semanal. Además, contribuyen a reducir las discrepancias y aseguran que la información esté siempre actualizada.
• Utilizar un software de inventario basado en la nube para automatizar tareas manuales y realizar un seguimiento eficiente. Esto reduce los errores y garantiza la coherencia entre el inventario y los estados financieros.
• Organizar los registros, lo cual es esencial para mantener la precisión de la información en los informes financieros y en la gestión de inventarios.
• Estar preparados para gestionar devoluciones de mercancía y aplicar descuentos, ya que estos ajustes son necesarios para mantener actualizados los niveles de inventario.

Estos pasos son fundamentales para garantizar que las empresas controlan y registran sus compras.

El inventario inicial o de apertura corresponde al número de artículos que la empresa aún no ha vendido. Este valor se registra al comienzo del ejercicio o período contable. Los artículos incluidos en este inventario deben venderse, utilizarse o haberse trasladado desde el inventario final del período contable anterior.

Este cálculo permite establecer con precisión el inventario inicial al inicio del nuevo período fiscal:

(Coste de los bienes vendidos (COGS) + Inventario final) – Compras de inventario

Esta fórmula determina el inventario disponible al comienzo del nuevo período fiscal, bajo el supuesto de que no se han producido bajas ni amortizaciones de inventario. La diferencia entre el inventario inicial y el inventario final representa la actividad durante el período contable. El inventario inicial indica la cantidad de existencias disponibles al inicio, mientras que el inventario final refleja el valor de las existencias al cierre del período fiscal.

Las herramientas que facilitan el cálculo del inventario inicial son esenciales para gestionarlo y calcularlo de manera eficaz. Estas soluciones garantizan la precisión de los registros y los niveles de existencias, al mismo tiempo que reducen los errores y mejoran los procesos de gestión del inventario. Las plataformas de gestión de inventarios suelen ofrecer funciones de seguimiento, control de puntos de pedido y generación de informes. También incluyen herramientas de escaneo de códigos de barras, lo que optimiza la precisión y el recuento de inventarios.

Las ventajas de utilizar una calculadora de inventarios incluyen la reducción de errores humanos, el procesamiento eficiente de grandes volúmenes de datos, el seguimiento detallado de los niveles de existencias y la capacidad de generar informes y análisis. En este sentido, Timly está diseñado para ofrecer seguimiento en tiempo real del inventario, generar alertas cuando los niveles de existencias caen por debajo de umbrales definidos, crear informes detallados, proporcionar cuadros de mando personalizados, integrarse con otras plataformas de comercio electrónico, contabilidad y ERP, mejorar las prácticas de gestión y reducir costes.

Ejemplo de inventario inicial para una empresa que vende diademas. Al final del ejercicio contable, a la empresa le quedaban 100 diademas. Cada una de ellas cuesta unos 15 $. Además, la empresa compró otras 400 diademas para añadirlas a las existencias anteriores. Vendieron aproximadamente 1.000 diademas en el último período, con un coste de las mercancías vendidas (COGS) de 15.000 $.

Por tanto, la fórmula se calcula como

• (COGS + Inventario final) – Compras

El inventario inicial sería:

• Inventario inicial = (15.000 + 1.500) – 6.000
• Inventario inicial = 10.500 $

El inventario inicial es fundamental para determinar el coste de las mercancías vendidas (COGS) y su impacto en los estados financieros y los beneficios. Por lo tanto, es crucial contar con registros precisos del inventario inicial para asegurar que el total de los activos y los fondos propios figuren correctamente en el balance. En cuanto a la rentabilidad, el inventario inicial es esencial para calcular el COGS, lo que afecta directamente al margen de beneficio bruto, ya que el COGS debe restarse de los ingresos para determinar el beneficio neto.

El inventario inicial en la cadena de suministro es crucial para garantizar niveles óptimos de existencias. Ayuda a equilibrar los inventarios, reduciendo tanto la tasa de roturas de existencias como el exceso de inventario, lo que puede disminuir el riesgo de perder ventas y aumentar los costes de almacenamiento. En términos fiscales, el inventario inicial impacta los ingresos imponibles, ya que se utiliza para calcular el COGS. Por ello, es importante asegurar una valoración adecuada de las existencias para reducir los ingresos imponibles y las obligaciones fiscales. En cuanto a la valoración empresarial, el inventario inicial es relevante porque representa una parte de los activos totales de la empresa. Es fundamental valorar correctamente el inventario inicial para garantizar que el valor total de los activos se determine de manera precisa. Esto es clave para establecer un valor justo de mercado para la empresa.

Cuando se utilizan varios almacenes, es importante emplear la estrategia adecuada para determinar el inventario inicial. Uno de los principales retos consiste en garantizar que los registros de inventario sean precisos en todas las plataformas. La inexactitud en los registros puede causar roturas de stock, exceso de existencias y otros problemas que afecten tanto a los pedidos como a la satisfacción del cliente.

Por ello, es esencial consolidar los datos de inventario de los distintos almacenes. Este sistema realiza un seguimiento de los niveles de inventario en todas las ubicaciones y proporciona una visión completa del estado del inventario. Los indicadores clave de rendimiento (KPI), como los tiempos de cumplimiento de los pedidos, los índices de precisión y la rotación de inventario, son fundamentales para identificar las áreas de mejora.

Las empresas deben elegir entre varios métodos de inventario, como FIFO, LIFO, costes medios ponderados y valores asignados específicos. Esto permite determinar el impacto en las finanzas y las implicaciones fiscales. Por lo tanto, es esencial implantar un sistema de inventario sólido para gestionar el inventario en múltiples almacenes. Un sistema bien implementado garantizaría funciones como la gestión automatizada del inventario y los procesos estándar, además de proporcionar formación al personal para gestionar eficientemente las tareas.

El inventario inicial puede encontrarse en los balances y en las cuentas de resultados. He aquí cómo localizarlo y comprender su importancia.

• En el balance, el inventario inicial puede verse en la sección de activo circulante.
• El inventario inicial del periodo actual es similar al inventario final del último periodo fiscal.

La importancia de revisar los balances y las cuentas de resultados radica en que:

• Los balances muestran una instantánea de la situación financiera de la empresa.
• La cuenta de resultados muestra los resultados financieros de la empresa durante un periodo determinado.

Si se pierden los registros del inventario inicial o no es posible encontrarlos, puede recurrir a las siguientes estrategias:

• Utilizar la información histórica de los estados financieros fiscales anteriores, especialmente en los balances.
• Identificar el coste de los bienes adquiridos durante ese periodo, consultando las facturas de los proveedores y los registros de recepción de compras.
• Calcular el coste de las mercancías durante el periodo con el inventario inicial estimado.
• Determinar el inventario final utilizando el método del beneficio bruto. Esto implica usar el COGS basado en porcentajes históricos de beneficio bruto y restarlo del coste de los bienes disponibles para la venta.
• Realizar un recuento físico del inventario para garantizar una cifra precisa del inventario final.

Sin inventario inicial, una empresa puede calcular los costes utilizando un inventario cero y realizar un seguimiento de las compras y ventas desde el inicio de las operaciones. Esto garantiza que las transacciones se contabilicen desde el principio. Para las empresas que pasan a un nuevo periodo contable, es esencial realizar el ajuste utilizando el inventario final del último periodo como inventario inicial.

Las nuevas empresas que no dispongan de información pueden utilizar el COGS para calcular los costes.

COGS= Inventario inicial + Compras – Inventario final

Dado que el inventario inicial es cero para una empresa nueva, la fórmula se simplifica a:

COGS= Compras – Inventario final

Este método ayuda a calcular con precisión el coste de los bienes vendidos y a mantener los registros financieros. Para las empresas que pasan a un nuevo periodo contable, es crucial asegurarse de que el inventario final del periodo anterior se registre correctamente como inventario inicial del nuevo periodo, para mantener la coherencia en los estados financieros.

Utilizar el inventario para calcular el COGS es vital para garantizar que se tenga en cuenta el inventario. Los ajustes de inventario son esenciales para reflejar el estado del inventario y el COGS. Esto puede hacerse durante el recuento físico del inventario, lo que ayuda a corregir cualquier discrepancia entre el inventario registrado y los niveles reales de inventario. Estos ajustes pueden aumentar o disminuir el COGS.

Diferentes métodos de inventario, como FIFO y LIFO, pueden afectar al COGS. Por lo tanto, es importante elegir un método de inventario adecuado para mantener la coherencia en los informes financieros. Sin embargo, cambiar constantemente de método puede repercutir en el COGS, ya que se producen variaciones que afectan al análisis financiero y a las previsiones.

El inventario de trabajo en curso (WIP) se refiere a los bienes parcialmente terminados que aún están en fabricación y no están listos para la venta. Es una parte esencial de cómo mejorar la gestión del inventario y se considera un activo corriente en el balance. Este potencial de conversión en efectivo durante un ejercicio fiscal refleja el valor del inventario WIP. Es esencial utilizar el valor del inventario WIP del último período contable para hallar el inventario WIP inicial, ya que el valor se arrastra al inicio del nuevo ejercicio.

El inventario WIP inicial es esencial para calcular el valor del inventario WIP actual mediante la fórmula:

Inventario WIP final = Inventario WIP inicial + Costes de fabricación – Costes de producción (COGM)

Esta fórmula ayuda a determinar con precisión el valor actual del inventario WIP, necesario para una gestión eficaz del inventario y la elaboración de informes financieros.