Sistema de inventario permanente: características principales, ventajas, diferencias y consejos

Un sistema de inventario permanente realiza el seguimiento y la gestión del inventario en tiempo real, lo que permite a las organizaciones actualizar los niveles de existencias. Este método difiere de otros métodos de seguimiento del inventario, como los sistemas de inventario periódico.

Las principales características de un sistema de inventario permanente son:

• Seguimiento en tiempo real para que las empresas puedan disponer de información precisa sobre sus activos.
• Automatización de tareas como la actualización y el seguimiento del inventario.
• Visibilidad de los niveles de inventario, lo que permite a las organizaciones realizar un seguimiento de los movimientos de inventario y de cualquier problema.

El inventario permanente utiliza escáneres de códigos de barras y programas informáticos de gestión de inventarios para realizar un seguimiento y registrar las existencias. El sistema actualiza la información más reciente sobre las existencias cuando se lleva a cabo una venta. Esto proporciona a la organización datos clave sobre la gestión del inventario, como cuándo solicitar existencias o ajustar los precios.

Las ventajas de utilizar el inventario permanente incluyen la mejora de la precisión, la provisión de información sobre los cambios en la demanda, las roturas de stock o el exceso de existencias, la reducción de los costes, la mejora de la previsión, la optimización de los niveles de inventario, la mejora de la visibilidad de la cadena de suministro, la transparencia en el cumplimiento y la auditoría, su escalabilidad y la capacidad de integración con otros sistemas.

Un método de inventario permanente elimina la necesidad de realizar recuentos físicos, proporcionando así información precisa. El proceso de inventario permanente implica lo siguiente:

• La asignación de un identificador, como un número de serie o una unidad de mantenimiento de existencias (SKU).
• La integración de terminales punto de venta (TPV) para enviar datos al sistema de gestión de inventario, que actualiza los niveles de inventario.
• El seguimiento de los artículos de inventario, como compras, ventas y devoluciones a través del escaneado de códigos de barras y las etiquetas RFID de gestión de inventarios.
• La utilización de un software de gestión de inventarios que procese los datos del TPV y el escáner de códigos de barras, actualizando los niveles de inventario y manteniendo los registros.

El sistema de inventario permanente proporciona un nivel de visibilidad en tiempo real que permite lo siguiente:

• Acceder a información precisa, como la disponibilidad de existencias.
• Identificar los niveles de existencias y tomar decisiones sobre la reposición de los pedidos.
• Capturar los datos históricos de ventas y los niveles de inventario en tiempo real brindando la oportunidad de realizar previsiones, reduciendo las roturas de stock o el exceso de existencias.

La tecnología es vital en los sistemas de inventario permanente. Repasemos su importancia:

• Integración de los datos de ventas con el software de gestión de inventarios.
• Escáneres de códigos de barras para realizar el seguimiento de compras, ventas y devoluciones.
• Software de gestión de inventarios que procesa TPV y escáneres de códigos de barras.
• Las soluciones basadas en la nube permiten el acceso remoto y garantizan una colaboración y sincronización de datos sin fisuras.

La diferencia entre los sistemas de inventario permanente y periódico radica en la forma en que realizan el seguimiento y la actualización del inventario, dado que:

• El inventario permanente actualiza los niveles de inventario en tiempo real, una vez realizadas las ventas y compras. El sistema es preciso y adecuado para una organización con grandes volúmenes de ventas.
• El inventario periódico actualiza el inventario en momentos específicos, ya sea al final del mes o del año. Las pequeñas empresas suelen adoptar este método.

La ventaja de utilizar un sistema de inventario permanente es que proporciona niveles de inventario, seguimiento y compra de artículos en tiempo real. La desventaja es que requiere un software de contabilidad, que puede ser costoso o difícil de mantener.

El sistema de inventario periódico tiene ventajas, como ser más económico y fácil de implementar. Sin embargo, no ofrece precisión en tiempo real ni visibilidad de los niveles de inventario, y existe la posibilidad de que se produzcan errores en el mantenimiento de los registros.

Las ventajas de utilizar un sistema de inventario permanente son que proporciona un seguimiento preciso del inventario a lo largo del tiempo, reduce las roturas de stock, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones más informadas a la hora de reponer los pedidos de inventario, y demuestra una mejora en la gestión de la cadena de suministro.

Por otro lado, las desventajas incluyen el coste de implantación, la complejidad del sistema y la dependencia de la tecnología y las bases de datos. Todo ello lo hace vulnerable a fallos del sistema, violaciones de datos y posibles riesgos de piratería informática.

Un sistema de inventario permanente ofrece numerosas ventajas, pero su implantación y mantenimiento requieren una cuidadosa consideración de los costes y complejidades asociados.

Los componentes clave de los sistemas de inventario permanente son:

• Escáneres de códigos de barras que proporcionan identificaciones únicas a cada producto. Estos identificadores contienen la información necesaria, como el nombre, el código, la descripción y el precio del producto. Registran datos sobre los productos comprados, vendidos o transferidos de un lugar a otro.
• El software de inventario integra los escáneres de códigos de barras con sistemas como los TPV. Así se garantiza la centralización de la información y se organizan los datos. Realiza un seguimiento, supervisa y genera informes para ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones en relación con los precios de reposición y las estrategias de venta.
• Los sistemas de terminales punto de venta (TPV) se utilizan para registrar las transacciones de venta y proporcionar información para la actualización y el seguimiento del inventario.

Estos componentes trabajan juntos para:

• Integrar datos entre escáneres de códigos de barras, software de inventario y sistemas de terminales punto de venta.
• Garantizar que los artículos comprados, vendidos o trasladados se actualicen a través del sistema de inventario de código de barras y los sistemas de terminales punto de venta.
• Proporcionar informes sobre niveles de existencias, tendencias de ventas y rotación de inventario.
• Realizar comprobaciones periódicas del inventario, lo que determina la exactitud de la información en el sistema perpetuo.
• Detectar errores al escanear el inventario, lo que permite a las organizaciones aplicar las correcciones necesarias para garantizar la eficiencia y la precisión.

Los sistemas de inventario permanente se utilizan en muchos sectores, como la venta al por menor, la fabricación y el comercio electrónico. Veamos algunas situaciones reales en las que se emplean los sistemas de inventario permanente:

Venta al por menor
El sector minorista utiliza el inventario permanente para realizar un seguimiento de las materias primas y el trabajo en curso. Esto optimiza las demandas de la cadena de suministro y reduce los costes de inventario.

Fabricación
La línea de fabricación utiliza el inventario permanente para realizar un seguimiento de las materias primas y el trabajo en curso. Esto ayuda a optimizar las demandas de la cadena de suministro y a reducir los costes de inventario.

Comercio electrónico
El sector del comercio electrónico utiliza el inventario permanente para gestionar sus amplios sistemas de existencias. Esto permite un cumplimiento rápido y preciso de los productos. Además, ayuda a sincronizar los niveles de inventario con los datos actuales y a actualizar qué existencias están disponibles y cuáles no.

Las ventajas de utilizar un sistema de este tipo son que proporciona información actualizada, mejora las previsiones, reduce las roturas de stock y el exceso de existencias, y mejora la visibilidad de la gestión de la cadena de suministro.

Para realizar un seguimiento del inventario en un sistema de inventario permanente, debes asegurarte de que esté automatizado y de que se realice un seguimiento constante. Así es como funciona:

• La integración de terminales punto de venta electrónicos utiliza escáneres de códigos de barras o cajas registradoras para enviar información en tiempo real al software de gestión de inventarios.
• La base de datos de inventario se actualiza con cada venta, indicando la disminución de los niveles de existencias. Esto garantiza que la información esté siempre actualizada.
• El sistema ajusta las transacciones en función de los nuevos artículos recibidos, las transferencias de artículos entre ubicaciones, las devoluciones o cambios y la eliminación de artículos.
• Proporciona informes en tiempo real sobre los niveles de existencias, lo que muestra la visibilidad del estado del inventario.

Los métodos estándar de verificación de existencias son los siguientes:

• Control de los niveles de inventario mediante seguimiento automatizado.
• Los recuentos periódicos se utilizan para comprobar y determinar si existen discrepancias en el sistema. Esto ayuda a detectar, identificar y validar si los datos son exactos.
• Auditorías periódicas para determinar la precisión y el cumplimiento. Esto ayuda a disponer de registros de datos actualizados en el sistema y permite a las organizaciones tomar mejores decisiones sobre su inventario.

Cómo los sistemas de inventario perpetuo mejoran la eficiencia de la cadena de suministro

Las ventajas de un sistema de inventario permanente son que mejora la cadena de suministro al proporcionar visibilidad empresarial y permitir a la organización racionalizar y prever el inventario. Así es como se hace:

• Ofrece un seguimiento continuo en tiempo real de los cambios en las existencias, las ventas y los rendimientos.
• Utiliza análisis y aprendizaje automático para analizar datos y predecir tendencias futuras. Esto permite a las organizaciones ajustar su inventario y reducir las roturas de stock y el exceso de existencias.
• Activa alertas automáticas si los niveles de existencias están por debajo de un determinado nivel. Esto permite que el personal almacene los artículos a tiempo, minimizando así las roturas de stock.
• Integra los sistemas para comunicarse mejor con proveedores y socios logísticos. Esto permitirá una comunicación fluida y un mejor intercambio, impulsando la satisfacción del cliente.
• El acceso al inventario basado en la nube permite tomar mejores decisiones y reduce el tiempo que se tarda en acceder al inventario.
• El flujo de trabajo automatizado ayuda a mejorar los pedidos, las actualizaciones de inventario y las notificaciones de envío.

Un sistema de inventario permanente mejora la comunicación con los proveedores. Utiliza datos de inventario en tiempo real para mejorar la planificación, la producción, los envíos y las previsiones. Además, envía notificaciones automáticas a los proveedores cuando los niveles de inventario alcanzan un determinado nivel.

El software de gestión de inventario de Timly permite a las organizaciones agilizar sus operaciones y ampliar sus negocios. También ayuda a las organizaciones a mejorar la precisión, reducir costes y aumentar la visibilidad para mejorar la toma de decisiones entre las partes interesadas.

Los retos cotidianos de utilizar un ejemplo de sistema de inventario permanente son:

• Se capturan datos incorrectos, lo que repercute en la elaboración de informes y en la toma de decisiones. Por ello, la organización debe garantizar la formación del personal, aplicar medidas para validar los datos y realizar auditorías periódicas para corregir los errores.
• Es necesario actualizar y mantener el sistema para reflejar los cambios en las compras y ventas. Si no se mantiene la precisión, los informes pueden ser inexactos, la gestión del inventario ineficaz y las previsiones deficientes.
• Se deben garantizar actualizaciones periódicas, mantenimiento y supervisión, así como aplicar procesos que mitiguen estos problemas. La integración con sistemas informáticos como ERP y TPV también es esencial. Sin embargo, pueden surgir complicaciones, como formatos de datos incompatibles, capacidades limitadas de las API y formación insuficiente del personal informático.

Además, las pequeñas y medianas empresas deben tener en cuenta consideraciones financieras, como:

• Costes de implementación.
• Cuotas de suscripción o licencia.
• Necesidad de inversiones en hardware o infraestructura.

La contabilidad se gestiona de forma continua en un sistema de inventario permanente. Las actualizaciones se realizan en tiempo real mediante terminales punto de venta, escáneres y programas informáticos para registrar las compras y ventas, manteniendo así información precisa. El coste de las mercancías vendidas (COGS) se calcula mediante:

• Coste total de las mercancías-valor inicial de inventario.

Los asientos contables se realizan utilizando los registros de transacciones del sistema de inventario permanente.

• Las compras se registran como existencias (débito) y cuentas a pagar (crédito).
• Las ventas son el coste de las mercancías vendidas (débito) y las cuentas por cobrar (crédito).

Un sistema de partida doble garantiza que cada transacción se registre en dos cuentas: una como cargo y otra como abono, asegurando el equilibrio contable. Esto permite aumentar o disminuir los activos y pasivos, y el patrimonio neto se ve afectado por las transacciones. Las compras y ventas se registran en inventarios y diarios.

Los pasos para implantar y auditar un sistema de inventario permanente son la definición de los requisitos empresariales, la elección de un software de inventario permanente, la configuración del sistema y la formación exhaustiva del personal. También resulta fundamental la integración con otros sistemas, como ERP, TPV, WMS y sistemas de gestión de la cadena de suministro. Asimismo, es esencial desarrollar y validar los datos, así como realizar recuentos cíclicos para verificar la exactitud del inventario y detectar posibles discrepancias.

Las mejores prácticas consisten en garantizar recuentos cíclicos periódicos, mensuales o trimestrales, conciliar los datos de inventario con los registros financieros y hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como la precisión del inventario, la frecuencia de recuentos cíclicos y los errores en la introducción de datos. También es esencial investigar las causas raíz y mantener un seguimiento y mantenimiento continuos del sistema.

Las fórmulas de valoración de existencias se utilizan en los sistemas de inventario permanente. Estas reflejan la variación en los costes de las mercancías vendidas y del inventario final. Los tres principales métodos de costeo de inventarios utilizados en los sistemas perpetuos son:

Primero en entrar, primero en salir (FIFO):

• COGS = (inventario inicial + compras) – inventario final.
• Fórmula del inventario final = Inventario inicial + compras – COGS.

Último en entrar, primero en salir (LIFO)

• COGS = Última(s) compra(s) + (inventario inicial – inventario final).
• Inventario final = Inventario inicial – COGS + última(s) compra(s).

Coste medio ponderado (CMP)

• El coste medio de los artículos del inventario en la fecha de venta se utiliza para determinar el COGS.
• Este coste medio se calcula dividiendo el coste total de las mercancías en venta por las unidades disponibles.

Para los registros de inventario permanente:

• Actualiza la cuenta de inventario con cada transacción (compra o venta) utilizando el método de costeo de inventario elegido.
• Coste de los bienes vendidos (COGS): Calcula el COGS utilizando el método de cálculo de costes de inventario elegido (FIFO, LIFO o WAC).
• Inventario final: Calcula el inventario utilizando el método de costeo elegido (FIFO, LIFO o WAC).
• Coste medio por unidad: Calcula el coste promedio por unidad para el método de costeo de inventario WAC.