Sistema de control de inventarios: crecimiento empresarial, automatización y reducción de costes

Un sistema de control de inventarios ayuda a gestionar y racionalizar las existencias en tiempo real. También permite a las empresas hacer un seguimiento del movimiento de los artículos, mantener niveles óptimos de existencias y generar informes para analizar cambios y tendencias. Las empresas deben asegurarse de que el sistema de control de inventarios gestione las operaciones y reduzca el riesgo de falta o exceso de existencias, lo que disminuye el impacto en los resultados financieros y en la satisfacción del cliente.

Los sistemas de control de inventarios ayudan a garantizar la optimización de los niveles de inventario y la disponibilidad de existencias suficientes para satisfacer los pedidos recibidos. Esto contribuye a reducir el exceso de inventario, que está vinculado al uso de espacios de almacenamiento. La función principal de un sistema de control de inventarios incluye:

• Determinar el tipo y la cantidad de artículos del inventario.
• Asegurarse de que cada artículo tenga un número de identificación único. De este modo, se garantiza un seguimiento sencillo del artículo.
• Supervisar en tiempo real los niveles de existencias y los movimientos de los artículos, asegurando que la información en la base de datos sea siempre precisa.
• Utilizar información de ventas anteriores para predecir la demanda.
• Proporcionar información sobre la rotación de existencias, los costes de transporte y los puntos de pedido.
• Generar informes que permitan a las empresas detectar cambios en las tendencias y tomar decisiones fundamentadas.

Una gestión de inventarios en la cadena de suministro permite supervisar y controlar los artículos de la empresa. Integra y gestiona la compra, el envío, la recepción, el almacenamiento y la devolución de mercancías en una única plataforma robusta. Además, ayuda a racionalizar y automatizar los procesos. Proporciona una visión global del inventario de la empresa, la ubicación de los artículos y cuándo es necesario volver a solicitarlos. Los sistemas de inventario modernos utilizan la tecnología para mejorar la eficacia y la precisión. Incorporan tecnologías como escáneres de códigos de barras y RFID para garantizar procesos más ágiles, una mayor precisión y exactitud de los datos en tiempo real.

Los sistemas automatizados pueden integrarse con otros programas informáticos, garantizar la escalabilidad y proporcionar análisis para mejorar las operaciones. Las empresas pueden incorporar inteligencia artificial y aprendizaje automático para analizar grandes volúmenes de datos, predecir la demanda con mayor precisión, optimizar los niveles de inventario y automatizar los procesos de reposición.

Las empresas utilizan un sistema de control de inventario en sus operaciones diarias para asegurarse de que los clientes disponen de los artículos adecuados. Esto ayuda a reducir el exceso o la falta de existencias, que pueden provocar pérdidas en ventas, costes y satisfacción del cliente.

Un sistema de control de inventarios es esencial para gestionar y mantener niveles óptimos de existencias. Un seguimiento preciso del inventario reduce los errores y permite ahorrar dinero, minimizando tanto el exceso como la falta de existencias. Mediante la automatización de los sistemas, las empresas pueden reducir la tasa de errores humanos que pueden producirse con el seguimiento manual, lo que disminuye los costes. Automatizar tareas como la reposición, el traslado de existencias y la generación de informes agiliza los procesos y permite a los empleados centrarse en otras funciones.

Un control adecuado del inventario ayuda a las empresas a escalar y disponer de los productos necesarios para satisfacer las necesidades de los clientes. Esto garantizará una gestión eficiente de los pedidos y mejorará la satisfacción del cliente. A medida que las empresas se expanden, deben escalar sus sistemas para gestionar un inventario amplio en múltiples ubicaciones. Esto permite asegurar que las operaciones se desarrollen con fluidez y eficacia.

Veamos la diferencia entre los sistemas de inventario permanente y periódico:
El sistema de inventario permanente utiliza puntos de venta (POS), códigos de barras o tecnología RFID para seguir el movimiento del inventario. Las ventajas de este sistema incluyen la precisión en tiempo real, la reducción del tiempo de inactividad y la capacidad de gestionar y controlar eficazmente las existencias. El principal inconveniente es su elevado coste de implementación, debido a la necesidad de incorporar tecnología. Además, es necesario realizar recuentos físicos periódicos para garantizar que no haya robos ni deterioros de artículos. Este sistema resulta adecuado para empresas con un volumen de ventas alto y constante.

Por su parte, un sistema de inventario periódico actualiza la información en momentos específicos, como al final del mes o de cada trimestre. Se basa en recuentos manuales y auditorías físicas para determinar el nivel de inventario. La ventaja principal es que se trata de un sistema más económico y sencillo de implementar. Es ideal para pequeñas empresas que desean mantener un sistema de gestión de inventario básico. No obstante, este sistema presenta una mayor probabilidad de errores, es menos preciso y requiere más tiempo para su gestión. Es más adecuado para empresas con un volumen de ventas bajo.

Existen tres sistemas centrales de control de existencias. Como ya se mencionó, los sistemas periódicos comprueban manualmente las existencias a intervalos determinados. Un ejemplo de sistema de inventario permanente es aquel que realiza un seguimiento del movimiento de artículos en tiempo real mediante tecnología. Por otro lado, el sistema de inventario Justo a Tiempo (JIT) solicita únicamente los artículos necesarios para satisfacer los pedidos, garantizando que los clientes reciban lo que necesitan. Este modelo reduce el exceso de existencias y promueve una comunicación fluida entre proveedores, fabricantes y minoristas, asegurando entregas puntuales.

Las mejores prácticas y técnicas del control de inventarios son:

• Primero en entrar, primero en salir (FIFO). Este método establece que el activo más antiguo se vende primero. Es especialmente útil para las empresas que trabajan con productos perecederos, ya que ayuda a reducir el deterioro y la obsolescencia.
• Último en entrar, primero en salir (LIFO). En este caso, los artículos comprados más recientemente son los primeros en enviarse. Este sistema puede resultar ventajoso en términos fiscales y cuando los precios de los productos tienden a subir.
• El inventario Justo a Tiempo (JIT) está diseñado para reducir los costes de mantenimiento mediante la adquisición de materias primas únicamente cuando se necesitan para producir bienes. Este enfoque ayuda a minimizar el desperdicio y a satisfacer la demanda del cliente de forma eficiente.

Para poner en práctica estos pasos, las empresas deben examinar el diseño y la planificación de la producción, asegurarse de que se ha seleccionado un proveedor adecuado, determinar las necesidades y la política de inventario, crear un equipo capacitado que garantice los procesos JIT y reducir el número de pasos para perfeccionar y estandarizar el proceso. También es esencial revisar las métricas de calidad y realizar análisis de causa raíz en caso de que surja algún problema.

Las empresas pueden utilizar sistemas avanzados de control de inventario, como Timly, para mitigar estos problemas. Timly puede ayudar a las empresas al proporcionarles visibilidad en tiempo real, seguimiento preciso y reordenamiento automatizado, garantizando que los niveles de inventario sean siempre óptimos y reduciendo el riesgo de errores e ineficiencias.

Las características clave de un sistema de control de inventarios son:

• Seguimiento de inventarios para controlar los materiales y productos a lo largo de la cadena de suministro.
• Categorización de herramientas de inventario por tipo de producto, ubicación y SKU, auditoría de datos y generación de informes en tiempo real.
• Suministro de alertas sobre niveles de inventario, reordenamientos y posibles problemas críticos para el negocio.

La integración de la tecnología garantiza que las operaciones se desarrollen sin inconvenientes y mejora cualquier función. Además, asegura que el sistema pueda ampliarse, sea rentable, ofrezca opciones de copia de seguridad, sea seguro y permita a los usuarios colaborar en tiempo real desde varias ubicaciones. La combinación de tecnologías como el control de inventarios, el seguimiento por GPS, Bluetooth y RFID contribuye a reforzar la seguridad. Además, la personalización es esencial para que las empresas puedan optimizar sus indicadores clave de rendimiento (KPI), tales como el valor medio de los pedidos, el coste de las mercancías vendidas o el rendimiento de una nueva línea de productos.

Cómo afecta el control de existencias a la eficiencia de la cadena de suministro

El control de inventarios influye en la eficacia de la cadena de suministro dado que:

• Garantiza la disponibilidad de los productos adecuados.
• Prevé precisamente la demanda y planificación de las existencias.
• Proporciona adecuadamente una previsión de la demanda y un seguimiento del inventario. Esto ayuda a las empresas a reducir la tasa de roturas de stock y el exceso de existencias.
• Mejora las relaciones con los proveedores al facilitar una mejor coordinación y mayor transparencia.
  Integra códigos de barras, RFID y funciones de software de gestión de inventarios de manera automatizada. Esto ayuda a mejorar la precisión y reducir el riesgo de inventarios no deseados o roturas de stock.

Elegir el sistema de control de inventario adecuado para tu empresa implica tener en cuenta varios factores clave, como el precio, las funciones y la facilidad de uso. Cada empresa tiene necesidades únicas, por lo que es importante seleccionar una solución que se ajuste a esos requisitos. Los factores que deben tenerse en cuenta son el tipo y las funciones ofrecidas para los distintos tipos de empresas. Funciones como los servicios basados en la nube que se integran con el escaneado de códigos de barras, RFID y QR pueden ayudar a agilizar la productividad. Además, también es importante utilizar un sistema de control de inventario sólido con soluciones únicas para cada tipo de empresa.

Por lo tanto, es importante asegurarse de que el proveedor pueda ofrecer la asistencia y los servicios adecuados, soluciones que se adapten a la empresa, facilidad de uso y rentabilidad. Si tienes en cuenta estos factores y evalúas a los proveedores en función de su asistencia, escalabilidad, facilidad de uso y coste, podrás elegir el sistema de control de inventario que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de tu empresa.

Las pequeñas empresas se benefician de un sistema de control de inventario al agilizar las operaciones y reducir costes. Estos sistemas están basados en la nube, son de bajo coste y pueden integrarse con un sistema de punto de venta. Ayudan a proporcionar actualizaciones de existencias, análisis e informes. También ayudan a realizar un seguimiento del inventario, determinar los productos más y menos populares y gestionar los nuevos pedidos. Además, un control razonable del inventario es esencial para que las empresas escalen. Esto ayuda a reducir el exceso de existencias y a evitar las roturas de stock.

Los retos habituales de la implantación de un sistema de control de inventarios son:

• Pasar de utilizar un sistema de hojas de cálculo a automatizar el sistema.
• Integrar un nuevo sistema con el software de gestión de inventarios no es fácil. Por lo tanto, habría que formar al personal para manejarlo.
• Enfrentarse al reto de equilibrar los inventarios para reducir la tasa de exceso de existencias y las roturas de stock.
• Determinar el coste y la escalabilidad al seleccionar un sistema de control de inventario.

La mejor forma de supervisar y gestionar un sistema de control de inventarios es:

• Determinar los indicadores clave de rendimiento (KPI) para hacer un seguimiento del éxito del sistema de control de inventarios.
• Supervisar el inventario utilizando herramientas de control como los sistemas de gestión de almacenes (SGA) y de planificación de recursos empresariales (ERP). Estas herramientas ayudan a automatizar, optimizar y ofrecer seguimiento en tiempo real.
• Revisar y ajustar los procesos para optimizar el rendimiento, garantizar la formación adecuada del personal y obtener comentarios sobre el uso del sistema.

Utilizar la herramienta de inventario adecuada garantiza operaciones fluidas y una mejor capacidad para satisfacer la demanda de los clientes.

Estas son algunas de las normas y reglamentos del sistema de control de inventarios:

Industria farmacéutica
La industria farmacéutica debe garantizar el cumplimiento de estrictas normas y directrices de seguridad. Esto es fundamental para asegurar que se cumplen las directrices normativas necesarias, como la calidad, los procesos de fabricación y el mantenimiento de registros.

Alimentación y bebidas
El sector de los restaurantes y afines debe cumplir con normativas rigurosas para garantizar que los consumidores reciban productos de la más alta calidad. Esto es crucial para prevenir enfermedades transmitidas por alimentos. Por ello, es necesario almacenar, etiquetar y manipular correctamente los productos.

Para gestionar los materiales peligrosos y garantizar su adecuado almacenamiento, movimiento y manipulación, deben mantenerse registros apropiados para auditorías y cumplimiento de la normativa. Además, las auditorías e inspecciones periódicas aseguran que la empresa cumpla con las normas reglamentarias.

Un sistema de inventario automatizado es esencial, ya que se integra con bases de datos estándar para garantizar el cumplimiento de la normativa y actualizar sistemáticamente el inventario. Al adoptar sistemas automatizados de control de inventario, las empresas pueden minimizar el riesgo de repercusiones legales y financieras.