Funciones de la gestión de inventarios (importancia, costes y beneficios)

La gestión de inventarios se utiliza para visualizar y determinar el flujo de bienes, materiales y activos necesarios o utilizados en las operaciones empresariales. Esto abarca desde el momento en que se compran hasta que se envían al cliente. Garantiza que los artículos estén disponibles para la producción y las ventas, al tiempo que reduce los costes y los residuos, y optimiza el espacio de almacenamiento.

Las funciones de la gestión de inventarios son:

• Controlar los niveles de inventario, lo que permite a las empresas identificar áreas con exceso o falta de existencias, así como los artículos más comprados o necesarios.
• Garantizar que los pedidos estén disponibles a tiempo y de forma rentable.
• Optimizar los espacios de almacenamiento al tiempo que se agilizan las operaciones. Esto garantiza que los artículos se almacenen y gestionen en un espacio seguro.
• Asignar artículos a un espacio, departamento o cliente designado, garantizando así que estén disponibles cuando se necesiten.
• Proporcionar información para la extracción y el análisis de informes, lo que permite a las empresas tomar decisiones sobre sus necesidades de recuento de existencias, demanda y cadena de suministro.
• Ofrecer información actualizada sobre los artículos físicos, lo que permite mayor precisión y reduce las discrepancias.

Las ventajas de utilizar la gestión de inventarios son:

• Mejora la supervisión y el seguimiento del inventario.
• Reduce los problemas relacionados con la falta de existencias, el exceso de inventario y los costes no deseados.
• Disminuye los residuos y aumenta la eficiencia.
• Incrementa la eficiencia, lo que proporciona una mayor satisfacción del cliente.
• Reduce los costes de mano de obra y racionaliza el control de inventarios.

¿Cómo contribuyen las funciones de gestión de inventario a la eficiencia empresarial?

Las funciones de la gestión de inventarios que contribuyen a la eficiencia empresarial son:

• Garantizar el seguimiento de los niveles de inventario. Esto permite actualizar los registros en caso de falta de existencias e informa cuando los artículos están cerca de agotarse.
• Utilizar el análisis histórico para recopilar información sobre la previsión de la demanda examinando tendencias y patrones.
• Informar cuándo los artículos están en temporada o tienen alta demanda, con el fin de ajustar el nivel de inventario y calcular la cantidad adecuada para evitar faltas de existencias no deseadas.

¿Cuáles son los motores de la gestión de inventarios?

Hay algunos factores clave en la gestión de inventarios. Se trata de los impulsores de la demanda, la dinámica de la cadena de suministro y la gestión de los costes de inventario. Veamos cada uno de ellos:

• Los motores de la demanda se centran en:
  • Comprender las necesidades y preferencias de los clientes garantizando un almacenamiento óptimo de las existencias. Esto ayuda a las empresas a evaluar la demanda, los plazos de entrega y los niveles de servicio necesarios para satisfacer los requerimientos de los clientes.
  • El seguimiento de las tendencias del mercado y de los artículos de temporada garantizará que las existencias estén actualizadas según las necesidades. Esto permitirá a la organización adaptarse a los cambios cuando sea necesario.
• Requisitos de la cadena de suministro:
  • Determinar el plazo de entrega de los proveedores para que los artículos se repongan a tiempo.
  • Identificar elementos como la falta de existencias o el exceso de existencias para optimizar la gestión de existencias.
• Gestión de existencias:
  • Se debe garantizar que los artículos se almacenen a tiempo para evitar existencias ociosas. Reducir los costes de mantenimiento y el envejecimiento de las existencias permitirá a las empresas tomar decisiones respecto a los productos obsoletos.

Los sistemas de gestión de inventarios ofrecen funciones como:

• Supervisar los artículos y permitir que las organizaciones eviten problemas de falta y exceso de existencias.
• Integrarse con otros sistemas, como la cadena de suministro, para garantizar el correcto pedido, seguimiento y reposición de existencias.
• Proporcionar información sobre el rendimiento de las existencias, las tendencias y la utilización de los artículos.
• Garantizar el acceso a la gestión de inventarios, lo que permite gestionar eficazmente la información relacionada con las existencias.
• Racionalizar las operaciones y reducir los costes de transporte mediante el uso de sistemas de gestión basados en aprendizaje automático.

Funciones del software de gestión de inventario

Las funciones de la gestión de inventarios consisten en agilizar los procesos, garantizar la exactitud de los datos y permitir una mejor toma de decisiones. Estas son algunas de las funciones clave:

• Automatiza los procesos utilizando:
  • El escaneado del sistema de gestión de inventarios mediante códigos de barras realiza un seguimiento de los movimientos de las existencias, al tiempo que reduce la necesidad de introducir la información manualmente.
  • Las asignaciones a empleados, sedes y departamentos permiten un seguimiento sencillo.
  • Tareas automatizadas, como la comprobación de existencias, la programación del mantenimiento y la elaboración de informes.
• Mejora la precisión de los datos mediante el seguimiento:
  • Actualizaciones en tiempo real, que permiten supervisar, mover y asignar activos.
  • Gestión de existencias mediante RFID. Esto permite hacer un seguimiento de los activos y equipos, aumentando así la visibilidad.
  • Información centralizada. Esto permite acceder fácilmente a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Garantiza una mejor toma de decisiones mediante:
  • La elaboración de informes derivados del análisis de la información sobre las tendencias actuales y el rendimiento.
  • La elección del momento adecuado para realizar mantenimientos y reparaciones programadas para reducir el tiempo de inactividad operativa.
  • El cumplimiento de la normativa y de los estándares del sector reduce el riesgo de problemas regulatorios.

¿Cómo garantizan los sistemas de gestión de inventarios la excelencia operativa?

Los sistemas de gestión de inventarios permiten alcanzar la excelencia operativa al agilizar los procesos, reducir los errores y facilitar la colaboración con los proveedores. Esto se logra mediante:

• El seguimiento de los niveles de inventario, lo que permite actualizar los pedidos de compra cuando los artículos están agotados o hay falta de existencias.
• El uso de un panel de control centralizado para gestionar y seguir fácilmente los pedidos. Esto reduce el papeleo y evita la duplicación de solicitudes.
• La integración de la plataforma con los proveedores, lo que facilita la comunicación sobre pedidos, estado de los envíos y existencias.
• La visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario. Esto permite reordenar existencias con agilidad, reducir el exceso de existencias y evitar faltas de existencias.
• El procesamiento digital de la información, lo que garantiza que se registren correctamente datos como el nombre del producto, el código, la cantidad y la información de envío.
• La verificación de los pedidos contra las existencias actuales antes de procesarlos.
• La actualización de información relevante, como pedidos y estado de los envíos, lo que permite visualizar y gestionar los pedidos en tiempo real.
• La provisión de información precisa a los proveedores. Esto incluye datos como cuándo se ha realizado, enviado o actualizado un pedido. Así se garantiza la exactitud y el seguimiento eficaz del estado actual de los artículos.

El sistema de gestión de inventarios de Timly está diseñado para agilizar las operaciones, reducir costes y mejorar la eficiencia. También permite a las organizaciones optimizar sus existencias, lo que fortalece la toma de decisiones. La sólida interfaz del sistema potencia sus capacidades de gestión de inventarios.

Los objetivos de la gestión de inventarios son:

• Conseguir niveles de inventario optimizados para satisfacer la demanda de los clientes, minimizando al mismo tiempo el exceso y la falta de existencias.
• Evitar el exceso de existencias o la necesidad de deshacerse de artículos, lo que reduce el número de vías. También optimiza el espacio de almacenamiento, reduciendo los costes de manipulación y mejorando la rotación general de existencias.
• Racionalizar los procesos para que las empresas reduzcan costes y aumenten beneficios.

Entre las funciones del software de gestión de inventario se incluyen el escaneado de códigos de barras, el inventario gestionado por el proveedor y el envío directo. Gracias a estas funciones, las empresas pueden:

• Mejorar la visibilidad de la gestión de existencias en la cadena de suministro.
• Hacer seguimiento e informes de existencias.
• Optimizar los niveles de existencias.
• Racionalizar las operaciones.
• Aumentar la satisfacción del cliente.

Cuáles son los aspectos clave de la gestión de las relaciones con los proveedores

Los aspectos clave de la gestión de las relaciones con los proveedores se centran en la creación de estrategias y relaciones a largo plazo. Comprenden:

• Identificar proveedores en función de las necesidades de la empresa.
• Colaborar con los proveedores mediante la planificación, el intercambio de información y la actualización y comunicación periódicas.
• Definir métricas claras y mensurables.
• Garantizar la visibilidad y transparencia de los precios y la disponibilidad.
• Identificar y reducir el riesgo de problemas en la cadena de suministro.
• Utilizar la tecnología para agilizar los procesos y mejorar la visibilidad.

Estos aspectos clave permiten a las empresas establecer relaciones y estrategias sólidas y a largo plazo con los proveedores. Además, proporcionan entregas puntuales y materiales de alta calidad para garantizar el éxito y la mejora del negocio.

Las técnicas de gestión de inventarios más eficaces serían las siguientes:

• La cantidad fija de pedido (FOQ) se centra en pedir existencias con regularidad, independientemente de la demanda. La FOQ ayuda a simplificar la gestión de existencias al tiempo que reduce problemas administrativos adicionales. Además, garantiza que las existencias se mantengan de forma constante y reduce las faltas de existencias, el riesgo de exceso de inventario y costes adicionales.
• La gestión de las existencias de seguridad proporciona un colchón para protegerse de las rupturas de existencias causadas por interrupciones en el suministro, cambios en la demanda y variaciones en los plazos de entrega. Las funciones de inventario de seguridad permiten asignar las existencias en función de los patrones de demanda anteriores, ajustándose en función de dichos patrones y garantizando unos niveles de existencias óptimos.
• La entrega “justo a tiempo” (JIT) permite hacer pedidos a demanda para satisfacer las necesidades de los clientes. También reduce los costes de mantenimiento del inventario y el riesgo de que las existencias se queden obsoletas. Las funciones JIT permiten hacer pedidos en función de la demanda, recibir los envíos cuando se necesitan y supervisar los calendarios para optimizar los niveles de existencias.

El papel del inventario anticipado en la gestión de existencias permite a las empresas prepararse para la posibilidad de que se produzcan aumentos de la demanda y tendencias de la producción. Al mismo tiempo, equilibra el riesgo de posibles faltas de existencias durante las temporadas altas.

Por ejemplo, los picos de demanda permiten a las empresas almacenar productos antes de que aumente la demanda. Así se dispone de artículos suficientes para satisfacer las necesidades de los clientes durante las temporadas altas, como las vacaciones, el regreso a la escuela y el verano.

Las existencias anticipadas desempeñan un papel crucial en la gestión de inventarios. Permite a las empresas prepararse para los aumentos de la demanda y las tendencias de la producción, equilibrando al mismo tiempo los riesgos de falta de existencias durante las temporadas altas. Las existencias anticipadas también ayudan a las empresas a ajustar tendencias como:

• Cambios en la materia prima.
• Cambios en la capacidad de fabricación.
• Interrupción de la cadena de suministro.

El inventario anticipado ayuda a equilibrar la posibilidad de que se agoten las existencias durante las temporadas altas. Esto se consigue mediante:

• Reducir la probabilidad de que se agoten las existencias.
• Prepararse para exigencias imprevistas.
• Permitir a las empresas responder a cambios rápidos.

Es importante equilibrar los niveles de existencias anticipadas y el coste de almacenamiento. Un exceso de existencias anticipadas puede provocar mayores costes de transporte, un uso ineficiente del espacio de almacenamiento y problemas con las existencias obsoletas o caducadas.

El control de inventario forma parte del sistema de gestión de existencias. Gestiona y regula el flujo de mercancías, sigue y controla los niveles de existencias y reduce las pérdidas de existencias.

Las funciones del control de inventarios son:

• Permitir el seguimiento de mercancías como materias primas, trabajos en curso y productos acabados.
• Reducir las reducciones de inventario debidas a robos y daños. Mediante la realización de auditorías, las empresas pueden garantizar que las pérdidas se reduzcan al mínimo.
• Garantizar los controles de calidad. Esto es importante para el control de inventarios porque permite almacenar y manipular los productos adecuadamente. También garantizan que las mercancías se comprueben en el momento de su recepción, durante su almacenamiento y antes de su envío, lo que ayuda a reducir los daños y el deterioro.

¿Cuáles son los retos en el control de inventarios?

He aquí algunos retos del control de inventarios:

• Seguimiento inexacto del inventario debido a la falta de entradas y a formatos de datos incoherentes.
• No existen procedimientos adecuados para comprobar los errores y las discrepancias de inventario.
• Previsiones deficientes debido a registros de inventario inexactos. Además, los pedidos ineficaces y los niveles de existencias inadecuados pueden afectar a las operaciones.
• Los almacenes pueden carecer del espacio adecuado para albergar grandes volúmenes de inventario. Esto puede provocar hacinamiento, un mayor riesgo de daños y problemas a la hora de recoger y embalar los artículos.
• El exceso de existencias puede ocasionar elevados costes de almacenamiento y riesgo de daños.
• La falta de existencias puede provocar pérdidas de ventas, retrasos en las ventas y clientes insatisfechos.