Les 5 bénéfices majeurs d’un logiciel pour l’inventaire, ou comment booster votre entreprise

Pourquoi les entreprises adieu à Excel pour leur gestion du matériel

Suivre son parc matériel (ici appelé inventaire) peut être une tâche délicate. Utiliser Excel peut fonctionner lorsque vous démarrez simplement. Cependant, viendra un moment où votre entreprise aura besoin d’un meilleur système de gestion des inventaires.

C’est là que les avantages d’un logiciel pour l’inventaire entrent en jeu. Dans cet article, nous partageons plus d’informations sur les systèmes de gestion des inventaires, ce qu’ils peuvent faire et pourquoi vous en avez besoin dans votre entreprise. Commençons, n’est-ce pas ?

Qu’est-ce qu’un logiciel pour l’inventaire ?

Un logiciel pour l’inventaire est un outil qui aide les entreprises à suivre et gérer leurs niveaux de stock, les commandes, les ventes et les livraisons, entre autres. Bien que cela puisse ne pas toujours sembler évident, cet outil est crucial lors de la gestion de votre chaîne d’approvisionnement. Optimiser vos processus d’inventaire avec ces outils se révélera avantageux pour vous.

Peu importe votre secteur d’activité, disposer d’un système de gestion des inventaires pourrait s’avérer plus que utile. Voici quelques exemples d’utilisation :

Magasins de détail : De nombreux détaillants physiques et en ligne d’aujourd’hui utilisent un logiciel pour l’inventaire afin de suivre les niveaux de stock, gérer les commandes et éviter les surstocks ou les ruptures de stock. Ils l’utilisent également pour analyser les tendances des ventes et prévoir les besoins futurs en matière d’inventaire.

Entrepôts et centres de distribution : Pour ceux qui suivent des carrières dans la logistique ou travaillent dans des entrepôts, le logiciel pour l’inventaire est également très utile. Un entrepôt pourrait utiliser des systèmes d’inventaire pour optimiser le stockage, gérer plusieurs entrepôts et suivre le mouvement des marchandises.

Entreprises de commerce électronique : Les entreprises en ligne et de commerce électronique, qu’elles soient entièrement en ligne ou hybrides, dépendent fortement d’un logiciel pour l’inventaire pour suivre leur inventaire vaste et souvent diversifié. Le logiciel peut également synchroniser l’inventaire sur diverses places de marché en ligne et plateformes si vous vendez sur plusieurs places de marché en ligne.

Entreprises manufacturières : Une entreprise de fabrication utilisera généralement un logiciel pour l’inventaire pour suivre les matières premières, les travaux en cours et les produits finis. Le logiciel vous aide à planifier les calendriers de production, gérer les opérations de la chaîne d’approvisionnement et assurer la disponibilité opportune des matériaux.

Fournisseurs de soins de santé : Les organisations liées à la santé peuvent également utiliser des systèmes d’inventaire. Par exemple, les hôpitaux et les pharmacies utilisent un logiciel pour l’inventaire pour suivre les fournitures médicales, les médicaments et la maintenance de l’équipement médical. Le logiciel aide à garantir le stock d’articles critiques et à gérer la péremption des médicaments. 

Industrie alimentaire et des boissons : Certaines entreprises, comme les restaurants, les fournisseurs de services alimentaires et les épiceries, peuvent utiliser un logiciel pour l’inventaire pour gérer les stocks périssables, suivre les dates de péremption et planifier les achats en fonction des tendances saisonnières et des habitudes de consommation.

Que fait un logiciel pour l’inventaire ?

Que pouvez-vous donc faire avec un logiciel pour l’inventaire ? Voici quelques fonctions et caractéristiques clés que vous pouvez utiliser :

Suivi des stocks de l’invventaire : Avec une solution de gestion d’inventaire, vous gardez une trace des niveaux de stock, des commandes, des ventes et des livraisons. Cela peut inclure le suivi des articles via des numéros de série, des codes-barres ou des étiquettes RFID.

Gestion des commandes : Gérez les commandes d’achat et de vente de la création de la commande à son exécution.

Prévision des besoins : Certains systèmes avancés vous fournissent des données historiques et des analyses pour prédire la demande future. De cette manière, les entreprises peuvent mieux se préparer aux fluctuations des ventes.

Gestion des fournisseurs : Ce système vous permet de gérer toutes vos relations avec les fournisseurs sur une plateforme unique. Les données fournisseurs que vous pouvez inclure comprennent les coordonnées, l’historique des commandes, les engagements financiers et les indicateurs de performance.

Capacités d’intégration : De nombreux systèmes de gestion des stocks peuvent être intégrés à d’autres systèmes d’entreprise tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes ERP (Planification des ressources d’entreprise) et les plateformes de commerce électronique.

Réapprovisionnement automatisé : Certains systèmes peuvent commander automatiquement des produits lorsqu’ils atteignent un certain seuil, afin de garantir le maintien des niveaux de stock.

Codes barres et RFID : Cette fonction permet le balayage rapide des articles pour divers processus, y compris l’entrée et la sortie des stocks et la réalisation d’inventaires.

Identification des produits : Cette fonction vous permet d’identifier chaque article avec des identifiants uniques, ce qui est essentiel pour le suivi et la gestion d’un grand nombre d’unités de gestion des stocks.

5 raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un logiciel pour l’inventaire

L’un des principaux avantages d’un logiciel pour l’inventaire est l’augmentation de la précision dans le suivi des niveaux de stock. Le suivi manuel de l’inventaire est sujet aux erreurs, mais avec un logiciel automatisé, vous pouvez surveiller avec précision votre inventaire en temps réel. Cela aide à réduire les cas de surstockage ou de rupture de stock, garantissant que vous ayez toujours la quantité appropriée d’inventaire.

Le logiciel pour l’inventaire automatise de nombreuses tâches traditionnellement effectuées manuellement, telles que la commande, le suivi et l’analyse des niveaux d’inventaire. Cette automatisation permet de gagner du temps et de réduire la charge de travail de votre personnel, leur permettant de se concentrer sur d’autres aspects critiques de l’entreprise. Cela accélère également des processus tels que la réception, la préparation et l’emballage des marchandises, entraînant des opérations plus efficaces.

Vous pouvez réduire considérablement vos coûts en maintenant des niveaux de stocks optimaux et en réduisant les risques de surstockage et de sous-stockage. Le surstockage immobilise le capital dans des marchandises invendues et augmente les coûts de stockage. À l’heure actuelle, les entreprises américaines disposent d’environ 1,43 dollar de stock pour chaque dollar de vente qu’elles réalisent. Ce problème de surstockage coûte trop cher aux entreprises, en particulier à celles qui stockent des articles dont la date de péremption est dépassée.

D’autre part, le sous-stockage peut entraîner des pertes de ventes et des clients insatisfaits. Les logiciels de gestion des stocks permettent d’équilibrer les niveaux de stocks et de réduire ces dépenses inutiles.

Ce logiciel fournit des informations précieuses et des analyses sur votre inventaire, les tendances des ventes et les préférences des clients. Avec des rapports détaillés et des analyses, vous pouvez décider quels produits stocker, quand commander et comment fixer les prix de vos articles. Cette approche basée sur les données aide à aligner votre inventaire sur les demandes du marché et à optimiser votre stratégie de vente.

Une gestion efficace de l’inventaire a un impact direct sur la satisfaction du client. Des études montrent que 34 % des entreprises ont vendu un article hors stock parce qu’elles n’ont pas suivi efficacement l’inventaire. Avoir un système de gestion des inventaires peut résoudre ce problème une fois pour toutes pour votre entreprise.

En garantissant que les produits sont en stock et que les commandes sont traitées rapidement et avec précision, vous pouvez considérablement améliorer l’expérience client. De plus, disposer de données d’inventaire en temps réel vous permet de fournir aux clients des informations précises sur la disponibilité des produits et les délais de livraison prévus.

5 considérations à prendre en compte lors du choix du bon logiciel pour l’inventaire

Il est important de choisir un système qui réponde à vos besoins actuels et qui soit suffisamment souple pour évoluer avec votre entreprise. Voici cinq éléments clés à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de gestion d’inventaire :

1) Compatibilité et intégration

Le logiciel devrait être compatible avec vos systèmes existants, tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes de CRM (Gestion de la Relation Client), les plates-formes de commerce électronique et d’autres outils. Une intégration transparente contribuera à assurer un flux de données fluide entre les différents systèmes, réduisant ainsi les erreurs de données dues à des erreurs humaines et le temps perdu lors de la saisie manuelle.

2) Scalabilité

Vous devriez également prendre en compte la capacité du logiciel à évoluer avec votre entreprise. À mesure que votre entreprise se développe, vous aurez sûrement besoin d’un système capable de gérer un inventaire croissant et des opérations plus complexes. Recherchez un logiciel doté de fonctionnalités évolutives et de plans tarifaires ajustables en fonction des évolutions de vos besoins commerciaux.

3) Interface utilisateur

Votre logiciel pour l’inventaire devrait également disposer d’une interface utilisateur conviviale. Disposer d’un système intuitif et simple réduira votre temps de formation et améliorera l’adoption par les utilisateurs. Les employés devraient pouvoir apprendre à utiliser le logiciel de manière productive avec le moins de supervision et de guidage possible.

4) Flexibilité

Votre entreprise peut avoir des besoins uniques en matière de gestion des inventaires. Par conséquent, votre logiciel pour l’inventaire devrait être suffisamment flexible pour répondre à ces besoins. Cela pourrait inclure la personnalisation de rapports, l’adaptation à des méthodes d’inventaire spécifiques ou l’intégration à des flux de travail uniques dans votre entreprise.

5) Fonctionnalité

Énumérez toutes les fonctionnalités indispensables de votre système de gestion des inventaires. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez a les capacités pour répondre à la fois à vos besoins actuels et futurs. Reconsultez les fonctionnalités énumérées ci-dessus et vérifiez celles dont vous avez besoin pour votre activité.

Une meilleure gestion de l’inventaire pour une croissance optimale

En fin de compte, la gestion des inventaires est un élément fondamental de vos opérations commerciales. Si vous pouvez optimiser cette partie de votre flux de travail, vous faites bien plus que gagner du temps et de l’argent. Vous préparez votre entreprise à croître à long terme. Alors, ne vous contentez pas de feuilles de calcul pour gérer votre inventaire. Investissez dans un système adéquat dès que possible.