Ejemplo de Sistema de Inventario Perpetuo: Tipos y programas

Puntos clave:

• Un sistema de inventario permanente es crucial para que las organizaciones tengan visibilidad en tiempo real de sus activos. El sistema facilita la supervisión, el seguimiento y la identificación de las compras, así como de los activos que se transfieren o mueven entre ubicaciones. Esencialmente, un sistema perpetuo es indispensable para el cálculo de costes de inventario.
• Actualizando puntualmente las existencias, te aseguras de que la información esté siempre en tiempo real y de que los artículos estén siempre disponibles. Esto es especialmente crucial para organizaciones y almacenes que operan 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Las capacidades de elaboración de informes son cruciales para tomar decisiones informadas y proporcionar información precisa a las partes interesadas.
• Al elegir un sistema, debes asegurarte de que sea personalizable, rentable y fácil de usar.

En este artículo:

¿Cuáles son los ejemplos de un Sistema de Gestión de Activos Digitales?

Un sistema de inventario permanente está diseñado para registrar cada venta y compra de inventario en tiempo real, proporcionando una visión general actualizada de los artículos en stock. Además, cuando se trata de sistemas de gestión de inventarios, hay infinidad de opciones disponibles, y a veces las organizaciones necesitan comprender porque importa la gestión de activos. Por tanto, la gestión del inventario permanente facilita el seguimiento de transacciones como ventas, compras, transferencias entre departamentos o almacenes, e identifica el inventario que ya no está disponible debido a defectos o robos. En esencia, un sistema de inventario permanente es esencial para actualizar, gestionar y hacer un seguimiento de los costes de inventario.

• Disponibilidad de artículos: Utilizar un sistema de inventario permanente como Timly permite actualizar continuamente los recuentos de existencias, proporcionando datos en tiempo real sobre la disponibilidad de los artículos. Esta función es crucial para las empresas que operan las 24 horas del día con producción y movimiento de inventario.
• Informes: El acceso a un sistema sofisticado de elaboración de informes es esencial para una toma de decisiones y una previsión eficaces en almacenes grandes o con amplias existencias. Las partes interesadas y los inversores necesitan información detallada sobre los niveles de inventario, las transacciones y los costes, incluido el coste de las mercancías vendidas (COGS).
• Gestión del flujo de trabajo: Dado el flujo constante de compras y asignaciones de existencias a distintos departamentos o almacenes, es imprescindible una gestión eficaz de los recursos humanos. Un sistema de inventario permanente permite el seguimiento en tiempo real de la ubicación de los artículos, garantizando la disponibilidad de mano de obra adecuada para gestionar eficazmente la asignación y el movimiento de las existencias.

Aplicaciones en el mundo real:

Para comprender la importancia del inventario permanente en el mundo actual, es importante entender su aplicación en organizaciones escalables. Del mismo modo, gestionar un inventario permanente es similar a cómo gestionar el inventario de activos informáticos. Es un sistema robusto conocido por su facilidad de uso y seguridad.

Examinemos ejemplos de aplicaciones reales en las que se utilizan sistemas de inventario permanente.

Fabricación:

La industria manufacturera obtiene importantes beneficios del empleo de un software de inventario permanente como Timly. Dado el gran volumen de inventario implicado, disponer de una base de datos de existencias actualizada es crucial para una gestión eficaz del inventario.

Comercio electrónico:

Para las empresas de comercio electrónico y las startups que aspiran a expandirse, un sistema de inventario permanente ofrece ventajas sustanciales al proporcionar un mayor control sobre la gestión de la mercancía.

Humanitario:

En el sector humanitario, las actualizaciones en tiempo real son esenciales para la gestión del inventario, sobre todo para determinar las existencias disponibles o los artículos que requieren aprovisionamiento antes del despliegue. La implantación de un sistema de inventario permanente facilita el acceso a información en tiempo real, mejorando así la eficacia operativa en las misiones humanitarias.

¿Cómo comparar las soluciones de software de gestión de inventario permanente?

Si estás pensando en adquirir un software de gestión de inventario permanente, deberás tener en cuenta varios factores clave. Entre ellos, si la solución de software es personalizable y rentable, así como el aspecto de la interfaz. Estos aspectos son cruciales a la hora de comparar los distintos programas de software de gestión de inventario permanente disponibles. Otro factor que también debes tener en cuenta es la constancia con que se actualiza tu inventario.

¿Se puede personalizar el programa?

La personalización es crucial cuando se trata de escalar un negocio. Es importante asegurarse de que el software se integra perfectamente con otro software estándar de la organización. Esto implica mejorar los flujos de trabajo, añadir campos adicionales y modificar los informes para adaptarlos a las distintas partes interesadas y clientes. A largo plazo, un sistema de inventario personalizable te reportará beneficios, y evitarás costes innecesarios. El sistema ya está diseñado para futuras mejoras.

¿Es caro el programa?

En cuanto al coste, es crucial que te asegures de que utilizas un sistema que no tiene costes ocultos.

¿Cómo es la interfaz de usuario?

¿Qué tipos de sistemas de inventario perpetuo existen?

Existen muchos tipos de sistemas de inventario permanente. Aunque cada uno tiene sus propias cualidades, comparten similitudes con los sistemas de inventario. Los dos tipos principales de sistemas de inventario permanente son la identificación por radiofrecuencia (RFID) y el seguimiento por código de barras.

Identificación por radiofrecuencia (RFID)

Escaneado de códigos de barras

El escaneado de códigos de barras es crucial en los sistemas de inventario permanente. Cuando se compran, venden o trasladan artículos, se identifican y actualizan fácilmente en tiempo real dentro del sistema. Esto facilita el seguimiento de la ubicación de los artículos sin ninguna molestia. Además, esto es crucial para las medidas de seguridad, porque sabrás en todo momento dónde están tus activos, quién los utiliza, cuándo se utilizaron o si se han retirado repentinamente.

Gestión de almacenes:

En grandes instalaciones como almacenes, identificar los bienes puede ser todo un reto. Por ello, necesitas un sistema de inventario permanente como Timly para localizar los bienes. Dado que Timly utiliza soporte multiubicación, puedes estar seguro de que podrás encontrar tus productos con facilidad y sin complicaciones.

Gestión del comercio minorista:

En la gestión del comercio minorista, garantizar que los productos estén siempre disponibles es un criterio fundamental. Por lo tanto, es esencial hacer un seguimiento de cuándo se compran los productos, del coste de las mercancías vendidas (COGS) o de cuándo se envían fuera del almacén.

Gestión de la fabricación:

La industria manufacturera depende en gran medida del inventario permanente. Es imprescindible saber siempre cuándo llegan los productos en inventario en tiempo real. Con información actualizada, puedes seguir el movimiento de las materias primas y centrarte en mejorar la eficiencia operativa minimizando las roturas de stock y los costes de transporte.

Un software de inventario permanente es un sistema que ofrece visibilidad en tiempo real de los activos adquiridos, los niveles de existencias y los movimientos de los artículos que entran y salen del almacén, e incluso identifica los artículos que faltan. Básicamente, proporciona información actualizada sobre tus activos. Por tanto, la capacidad de identificar continua e instantáneamente los activos diferencia a un sistema de inventario permanente de los sistemas no digitales. Además, incluye funciones de búsqueda, capacidades de escaneado y funciones basadas en la nube para garantizar la seguridad necesaria. En general, un sistema de inventario permanente debe proporcionar a las organizaciones mejores capacidades de toma de decisiones, transparencia y también activos seguros en un solo lugar.

¿Cuáles son las diferencias entre un sistema de inventario permanente y uno no digital?

Hay una diferencia significativa entre utilizar un sistema automatizado de inventario permanente en comparación con un sistema no digital o manual. Un sistema automatizado de inventario permanente ofrece una plétora de características y funciones, entre las que se incluyen:

• Función de Almacenamiento: Una plataforma unificada es esencial para identificar y etiquetar activos, lo que ayuda a reducir y gestionar el tiempo en comparación con el uso de un sistema no digital. Los sistemas no digitales son muy propensos a errores humanos e imprecisiones.
• Función de búsqueda: A diferencia de los sistemas no digitales que carecen de funciones de búsqueda instantánea, un sistema de inventario permanente permite a los usuarios buscar y localizar activos con sólo pulsar un botón.
• Función de Seguridad: Mientras que los sistemas manuales suelen estar vinculados a personal autorizado específico para garantizar la seguridad de los activos, un sistema perpetuo automatizado ofrece mayores medidas de seguridad. Los usuarios pueden estar seguros de que la información está protegida, y cada cuenta de inicio de sesión tiene su propio acceso único y restringido.

Ejemplos de sistemas de inventario permanente no digitales

Using a non-digital perpetual inventory system might seem like an oxymoron. However, continuously updating your inventory system manually is a complete hassle due to the significant effort and time required. Moreover, the likelihood of human error in manual reports is high, creating opportunities for further mistakes. Types of manual perpetual management systems include:

• Sistemas de archivo
• Registros manuales
• Registros de mantenimiento

Dropbox no es un sistema de inventario permanente. De hecho, difiere significativamente debido a que sus principales funciones y características son distintas de las de un sistema de inventario permanente. Como es ampliamente reconocido, Dropbox es una plataforma basada en la nube que proporciona funcionalidades como guardar y sincronizar archivos. Un examen más detallado del sistema revela que carece de cualquier tipo de capacidad de gestión de inventarios, por lo que es incapaz de escanear o asignar existencias. Además, no gestiona activos físicos, sino que se centra únicamente en productos digitales. Los tipos de archivos que gestiona incluyen documentos y otros formatos digitales como archivos de música, imágenes, etc. Además, Dropbox carece de funciones para la gestión de inventarios y el seguimiento de las existencias adquiridas.

SAP es un sistema de gestión de inventario permanente porque se centra en actualizar constantemente los activos físicos. Si quieres saber dónde están tus productos, cuántos se han comprado, los costes, así como los detalles de producción, SAP está diseñado para proporcionar esa información.

Necesitas un sistema de gestión de inventario permanente porque, a medida que se compran y asignan más artículos a distintos lugares, es lógico que haya transparencia y precisión en relación con los activos. Sin un sistema de gestión de inventario permanente, es más probable que surjan problemas de precisión y transparencia.

Eficiencia operativa:

Utilizar un sistema de inventario permanente mejora la eficacia operativa porque todos tus artículos se encuentran en una única plataforma. Además, es fácil buscar y localizar artículos que están entrando y saliendo constantemente, lo que permite una asignación eficaz de personal y tareas. Una mayor visibilidad conduce a una mejora de la eficacia operativa y la producción.

Seguridad de los activos y cumplimiento:

El inventario perpetuo garantiza la seguridad y el cumplimiento de los activos mediante datos de acceso de seguridad encriptados y asignaciones de acceso designadas. Con tecnologías como el escaneado de códigos de barras y la RFID, los activos pueden rastrearse y gestionarse eficazmente. Esto tranquiliza a las partes interesadas y a los inversores respecto a la seguridad de los activos y garantiza que su inversión está bien invertida.

En resumen, un sistema de inventario permanente está diseñado para proporcionar a las organizaciones seguridad de los activos, transparencia, precisión y una mejor capacidad de toma de decisiones, lo que en última instancia les permite aumentar sus ingresos a largo plazo.