Guía esencial para el control de activos informáticos: Flujo del proceso de gestión del inventario

La gestión del inventario de activos es un proceso para optimizar los recursos informáticos de una empresa. Abarca hardware, software y cualquier recurso adyacente que sea necesario para las operaciones de TI.

Este proceso examina todo el ciclo de vida de los activos informáticos, garantizando su funcionamiento óptimo. 

Los sistemas de control de activos informáticos como Timly no solo fortalecen las operaciones diarias y la funcionalidad de TI; también proporcionan a las empresas más datos para optimizar la planificación estratégica.

¿Qué busca el control de activos TI?

Algunos de los principales objetivos de la gestión de inventarios de activos TI son:

• Seguimiento continuo. Crear una visión global de todos los activos informáticos de la empresa (incluyendo especificaciones, ubicaciones, uso y ciclo de vida).
• Uso responsable. Monitorear el uso eficaz y responsable de todos los recursos tecnológicos, para reducir tiempos de inactividad y costos.
• Etapas del ciclo de vida. Seguimiento del ciclo de vida de los activos, desde su adquisición hasta el fin de los acuerdos de licencia.
• Cumplimiento regulatorio. Garantizar que los activos cumplen con las legislaciones pertinentes mitiga los riesgos asociados con la gestión de TI.
• Gestión de costos. Supervisar y optimizar los gastos asociados con recursos digitales, como compras y reparaciones.
• Planeación estratégica. Ofreciendo información útil para ayudar en futuras inversiones en activos informáticos y orientar la estrategia basándose en el uso y el rendimiento actual de los activos.

La gestión del inventario de activos informáticos es el proceso de seguimiento, mantenimiento y gestión de los recursos tecnológicos. Su alcance abarca desde software (compras y licencias) hasta hardware (como servidores informáticos).

A medida que la tecnología transforma nuestra forma de trabajar, gestionar el inventario de activos informáticos se ha vuelto cada vez más complejo y clave para las empresas.

La Gestión de Activos Informáticos (ITAM) va más allá del monitoreo del inventario. También abarca compras, mantenimiento, utilización, eliminación de activos, y mucho más. El alcance de ITAM incluye:

• Gestión del hardware. ITAM supervisa cómo se utilizan los activos físicos, y los gestiona a lo largo de su vida útil. Al hacerlo, ITAM puede incluso ayudar a planificar actualizaciones y sustituciones.
• Gestión del software. ITAM también puede garantizar que todas las licencias de software están actualizadas. También puede obtener información sobre el uso de las aplicaciones para optimizar su uso.
• Recursos adicionales. En algunos casos, ITAM puede cubrir recursos adicionales, como servicios en la nube o dispositivos móviles.

Gestión de servicios eficaz

La gestión del inventario de activos informáticos sólo es útil cuando funciona eficazmente. Una configuración correcta garantizará precisión en el control de activos informáticos, y desbloqueará las siguientes ventajas:

• Ahorro en compras excesivas o innecesarias. Esto esencialmente optimiza el presupuesto y los costos operativos.
• Cumplimiento con licencias de software o cambios normativos. Esto te mantendrá a salvo de posibles problemas legales o sanciones asociadas al incumplimiento.
• Eficiencia operativa, pues identificarás problemas rápidamente y reducirás el tiempo de inactividad. También puede ayudar en la asignación y optimización de recursos.
• Seguridad y protección contra vulnerabilidades de seguridad detectadas en software o hardware obsoletos.

Falta de herramientas de gestión | Riesgos

La falta de control de activos informáticos es más que una mala noticia para tu empresa. Hay una serie de problemas que pueden surgir, al no implementar un proceso de gestión. Por ejemplo:

• Asignación presupuestaria. La falta de visibilidad de los activos existentes puede llevar a una mala asignación de presupuestos.
• Compras erróneas. Sin un inventario claro, te arriesgas comprar activos que ya posees, porque desconoces su existencia.
• Tiempo de inactividad. Sin un seguimiento de activos, es probable que sufras por más tiempos de inactividad, pues no reparas o sustituyes los recursos cuando es necesario.
• Gestión de licencias. Si las licencias de software caducan, podrías enfrentarte con problemas legales.
• Recursos malgastados. Los activos mal gestionados pueden causar ineficiencias operativas, desde utilizar demasiada energía hasta retrasar la producción.
• Ampliación. Te costará ampliar tu empresa si no sabes lo que tus operaciones pueden soportar.

El flujo de procesos de gestión del inventario de activos informáticos proporciona una visión global de los ciclos de vida de los activos. También puede proporcionar el mayor beneficio y utilidad cuando se configura de forma optimizada.

Al adoptar este tipo de proceso, tu empresa puede aprender cómo utilizar, mantener y retirar los activos informáticos de la forma más optimizada posible. Esto, a su vez, garantiza el cumplimiento constante de los objetivos de tu organización.

Repasemos las etapas de este proceso, y algunas mejores prácticas para asegurarte de que cada etapa funciona al máximo.

Adquisición

La etapa de adquisición consiste en identificar tus necesidades básicas, investigar las mejores opciones de software de gestión de servicios disponibles. a tomar una decisión de compra. Esta etapa también te dará una buena idea de cómo integrar los nuevos activos con la infraestructura existente.

Debes asegurarte de que realizas un análisis exhaustivo de tus necesidades, así como un presupuesto para tus activos informáticos. Así te aseguras de no gastar más de la cuenta ni hacer malas inversiones.

También querrás trabajar con proveedores y elegir productos que se ajusten a tus necesidades operativas ―y que cumplen con las normativas del sector―. Asimismo, asegúrate de cuentas con la documentación adecuada para tus nuevos activos, ya que esto te proporcionará un historial claro de cada recurso.

Despliegue

Esta etapa te ayudará a poner el nuevo activo en un entorno de trabajo. El despliegue debe incorporar pruebas, configuración y evaluación de la operatividad del nuevo activo.

Te recomendamos poner en marcha un proceso estandarizado de instalación y configuración. De este modo, el despliegue será fluido y sin complicaciones. También puedes documentar el proceso y los ajustes de configuración, para futuras consultas.

Operación y mantenimiento

Esta es una fase continua para supervisar los activos informáticos, y asegurarse de que funcionan según lo previsto.

Una buena práctica a seguir en esta etapa es mantener tus registros actualizados. Esto te ayudará a mantenerte informado y a reducir los tiempos de inactividad. También puedes introducir un programa de mantenimiento proactivo y un sistema de supervisión para detectar problemas lo antes posible.

Desmantelamiento

Todos los activos informáticos acaban llegando al punto de desmantelamiento, ya sea por obsolescencia o redundancia. El objetivo de esta fase es eliminar los activos informáticos antiguos de forma segura.

Una buena regla general para desmantelar activos informáticos es hacer copias de seguridad de todos los datos. Para lograrlo, puedes utilizar un proceso estandarizado de borrado de datos y desmantelamiento para que no se pierda nada importante.

Eliminación

La etapa final implica retirar el activo informático fuera de servicio, de la forma más adecuada. Esto suele conseguirse cumpliendo la normativa legal o medioambiental.

Te recomendamos verificar las últimas normas de cumplimiento y medioambientales, antes de llevar a cabo la fase de eliminación. También, lleva un registro detallado de todos los activos eliminados, por si se producen auditorías.

Aunque la gestión de activos y la gestión de inventarios suenan similares, tienen propósitos distintos.

La gestión de inventarios supervisa los niveles de existencias, la ubicación y el estado de los productos. Esto puede incluir piezas específicas de hardware o licencias de software. Es un proceso que se centra en el corto-medio plazo, y se usa para comprobar que la empresa dispone de recursos suficientes.

La Gestión de Activos Informáticos regula el ciclo de vida completo de los recursos del negocio. Es un enfoque a largo plazo que busca obtener el máximo valor de los activos. La gestión de activos incorporará hardware como servidores, licencias de software, y hasta la infraestructura asociada a los activos informáticos.

Hay varios casos de uso ejemplos de programas informáticos y digitales que pueden ayudar con esto.

En términos de implicaciones prácticas, la gestión de activos busca utilizar un enfoque estratégico para la planeación, el uso, la inversión y el retiro de activos a largo plazo. También se enfoca en la toma de decisiones operativas.

Monitoreo de activos informáticos | Inversión inteligente

Para empezar, te aseguras de que todos los recursos se utilizan de forma óptima. Esto reduce el tiempo de inactividad y optimiza la productividad. También podrás identificar y eliminar activos redundantes, así como prevenir compras innecesarias.

También puedes anticipar y planear la inversión en nueva tecnología, o encontrar formas para reutilizar los activos existentes. En última instancia, el control de activos informáticos garantizan que todo funcione al máximo, generando así el mejor rendimiento de tus inversiones.