Cómo gestionar el inventario de activos informáticos: Flujo del proceso paso a paso

Objetivos clave

• El inventario de activos informáticos es un proceso que permite a las organizaciones utilizar eficazmente los activos informáticos existentes, como el hardware y el software.
• Este proceso examina todo el ciclo de vida de los activos informáticos, desde su adquisición hasta su eliminación, garantizando su funcionamiento óptimo en todo momento.
• Un sistema eficaz de gestión del inventario de activos informáticos, como Timly, puede ayudar a las empresas a hacer más con sus activos informáticos y también a obtener información que ayude a orientar el negocio.

En este artículo

Cómo gestionar el inventario de activos informáticos

Para aprender cómo gestionar el inventario de activos informáticos, conviene saber qué es. El inventario de activos informáticos es el proceso de seguimiento, mantenimiento y gestión de los recursos relacionados con la tecnología de una empresa. Tiene un amplio alcance, que abarca desde hardware, como servidores informáticos, hasta software, compras y licencias. A medida que la tecnología sigue haciendo avanzar nuestra forma de trabajar, el inventario de activos informáticos se ha vuelto más complejo -e importante- que nunca. Saber de qué activos informáticos dispones, y sus funcionalidades, te ayuda a hacer más con la tecnología que tienes.

La gestión del inventario de activos informáticos va más allá de la gestión y el mantenimiento de las operaciones de la empresa. También es una parte importante de la planificación estratégica y la toma de decisiones. Con este tipo de gestión puedes tomar decisiones más informadas sobre dónde invertir en tecnología, lo que te permite alcanzar tus objetivos empresariales de forma más optimizada.

El alcance de la gestión de activos informáticos

• Gestión del hardware: ITAM ayuda a realizar un seguimiento de los activos físicos de TI, como el hardware, por ejemplo servidores o componentes informáticos. Supervisa cómo se utilizan estos activos y gestiona cada uno de ellos a lo largo de su vida útil. Al hacerlo, ITAM puede incluso ayudar a planificar actualizaciones y sustituciones.
• Gestión del software: ITAM también puede encargarse de la gestión del software para garantizar que todas las aplicaciones están actualizadas y tienen licencia. También puede obtener información sobre cómo se utiliza el software para ayudar a optimizarlo.
• Recursos adicionales: En algunos casos, ITAM puede cubrir recursos adicionales que van más allá del hardware y el software. Por ejemplo, puede gestionar también servicios en la nube o dispositivos móviles.

La importancia de un inventario de activos informáticos eficaz

La gestión del inventario de activos informáticos sólo es útil cuando funciona eficazmente. Configurarlo correctamente garantizará que ofrezca una gestión precisa del inventario de activos informáticos, lo que a su vez desbloqueará ventajas como:

• Ahorro de costes: Un inventario preciso de los activos informáticos ayuda a evitar compras excesivas o innecesarias. Esto esencialmente racionaliza los presupuestos, lo que puede mantener los costes operativos lo más bajos posible.
• Cumplimiento: Al mantener registros de inventario precisos, tu empresa cumplirá con las licencias de software o los cambios normativos. Esto mantendrá a tu empresa a salvo de posibles problemas legales o sanciones asociadas al incumplimiento.
• Eficiencia: Al establecer una gestión precisa de los activos informáticos, las operaciones de tu empresa serán más eficientes. Los problemas se identificarán mucho antes, garantizando un tiempo de inactividad mínimo. También puede ayudar en aspectos como la asignación de recursos y la optimización del uso de lo que tienes actualmente.
• Seguridad: Un inventario preciso de los activos informáticos también mantendrá tu empresa más segura y a salvo de las vulnerabilidades de seguridad detectadas en software o hardware obsoletos.

El flujo de procesos de gestión del inventario de activos informáticos proporciona una visión global de los ciclos de vida de los activos, desde las compras iniciales hasta las desinversiones finales. Al adoptar este tipo de proceso, tu empresa puede aprender cómo utilizar, mantener y retirar los activos informáticos de la forma más optimizada posible. Esto, a su vez, garantiza el cumplimiento constante de los objetivos de tu organización. Repasemos a continuación las etapas de este proceso:

• Adquisición: Es la primera fase de la gestión del inventario de activos y te ayuda en la adquisición de activos informáticos. Te ayudará a identificar tus necesidades básicas, a investigar las mejores opciones disponibles y a tomar una decisión de compra. Esta etapa también te dará una buena idea de cómo vas a integrar los nuevos activos con la infraestructura existente.
• Despliegue: Tras la fase de adquisición, querrás desplegar tu nuevo activo informático. Esta etapa te ayudará a poner el nuevo activo en un entorno de trabajo y debe incorporar pruebas, configuración y evaluación de la operatividad del nuevo activo.
• Operación y Mantenimiento: Se trata de una fase continua del proceso que pretende supervisar continuamente los activos informáticos para asegurarse de que funcionan según lo previsto. Si no es así, esta fase es importante porque puede señalar posibles problemas.
• Desmantelamiento: Todos los activos informáticos acaban llegando al punto de desmantelamiento, ya sea porque se han quedado obsoletos o porque son redundantes. El objetivo de esta fase es desmantelar de forma segura los activos informáticos antiguos, por ejemplo borrando los datos confidenciales de los discos duros o reciclándolos de acuerdo con la normativa.
• Eliminación: La etapa final es la eliminación, que trata de retirar el activo informático fuera de servicio de la forma más adecuada. Esto suele conseguirse cumpliendo la normativa legal o medioambiental.

5 buenas prácticas para gestionar el inventario informático

• Adquisición: En la fase de adquisición, asegúrate de que realizas un análisis exhaustivo de las necesidades y un presupuesto para tus activos informáticos. Así te asegurarás de no gastar más de la cuenta ni hacer malas inversiones. También querrás trabajar con proveedores y elegir productos que se ajusten a tus necesidades organizativas, al tiempo que cumplen las normas más recientes del sector. Por último, asegúrate de que mantienes la documentación adecuada para tus nuevos activos desde el momento en que los adquieres, ya que esto te proporcionará un historial claro de cada activo.
• Despliegue: Para asegurarte de que la fase de despliegue se realiza sin contratiempos, pon en marcha un proceso estandarizado de instalación y configuración. De este modo, el despliegue será fluido y sin complicaciones. También puedes documentar el proceso junto con los ajustes de configuración para futuras consultas.
• Operación y Mantenimiento: Una buena práctica a seguir durante la fase de funcionamiento y mantenimiento es mantener tus registros actualizados con regularidad. Esto te ayudará a mantenerte informado en todo momento y a garantizar un tiempo de inactividad mínimo. También puedes introducir un programa de mantenimiento proactivo y un sistema de supervisión para detectar los problemas lo antes posible.
• Desmantelamiento: Una buena regla general para desmantelar activos informáticos antiguos es hacer copias de seguridad de todos los datos. Para asegurarte de que se cumple, piensa en utilizar un proceso estandarizado de borrado de datos y desmantelamiento para que no se pierda nada importante.
• Eliminación: Comprueba siempre cuáles son las últimas normas de cumplimiento y medioambientales antes de llevar a cabo la fase de eliminación. También debes llevar un registro detallado de todos los activos eliminados por si se producen auditorías.

¿Qué es la gestión del inventario de activos informáticos?

En esencia, la gestión del inventario de activos informáticos es un marco para gestionar y optimizar los activos informáticos de una empresa. Abarca tanto el hardware como el software, así como cualquier recurso adyacente que sea necesario para las operaciones de TI. Este marco pretende ayudar no sólo en las operaciones cotidianas y la funcionalidad de TI, sino también proporcionar a las empresas más información para mejorar la planificación estratégica. Algunos de los principales objetivos de la gestión del inventario de activos informáticos son:

• Seguimiento de activos: Mantener una visión global de todos los activos informáticos de la empresa, incluyendo especificaciones, ubicaciones, uso y ciclo de vida.
• Utilización de Activos: Asegurarse de que todos los activos informáticos en uso se utilizan de la forma más eficaz posible, reduciendo el tiempo de inactividad y el despilfarro en el proceso.
• Gestión del Ciclo de Vida: Cubre todo el ciclo de vida de los activos informáticos, desde su adquisición hasta su eliminación.
• Cumplimiento: Garantizar que los activos informáticos cumplen la legislación y disponen de todas las licencias, ayuda a mitigar los riesgos asociados a la gestión de activos.
• Gestión de costes: Supervisar y optimizar los gastos asociados a los activos informáticos, como compras y reparaciones.
  Planificación estratégica: Ofreciendo información útil para ayudar en futuras inversiones en activos informáticos y orientar la estrategia basándose en el uso y el rendimiento actual de los activos.

¿Por qué es importante tener un proceso claro al gestionar los activos del inventario informático?

Disponer de un proceso claro a la hora de gestionar los activos del inventario informático es importante porque ccontribuye a la eficacia, la seguridad y el éxito generales de la empresa. Al incorporar un proceso estructurado a la gestión de activos informáticos, todos los recursos se utilizan de forma óptima. Esto reduce el tiempo de inactividad y mantiene la productividad. También identifica los activos redundantes y mitiga el riesgo de hacer compras innecesarias.

También puedes obtener algunas percepciones realmente increíbles adoptando un enfoque estructurado de la gestión de activos informáticos. Puedes saber cuándo es el momento adecuado para invertir en nueva tecnología, o encontrar formas de reutilizar los activos existentes para generar más ingresos. En última instancia, se trata de optimizar los recursos para el negocio, garantizando que todo funcione al máximo y proporcione el mayor rendimiento posible de la inversión.

Aunque gestión de activos y gestión de inventarios puedan sonar similares, tienen propósitos significativamente diferentes. La gestión de inventarios pretende supervisar los niveles de existencias, la ubicación y el estado de los productos que se encuentran en una organización. Esto puede incluir piezas específicas de hardware o licencias de software. Es un proceso que se centra en el corto-medio plazo, esencialmente comprobando que la empresa dispone de recursos suficientes.

La Gestión de Activos Informáticos pretende gestionar el ciclo de vida completo de los activos informáticos de una empresa. Se trata de un enfoque a largo plazo que garantiza que las empresas obtengan el máximo valor de sus activos a lo largo de su vida útil. La gestión de activos incorporará hardware como servidores, licencias de software e incluso la infraestructura asociada a los activos informáticos. Hay varios casos de uso ejemplos de programas informáticos y digitales que pueden ayudar con esto.

En términos de implicaciones prácticas, la gestión de activos busca utilizar un enfoque estratégico para la planificación, utilización, inversión y retirada de activos a largo plazo. La gestión de inventarios se centra más en la toma de decisiones operativas para la empresa, como cuántos activos conservar para su almacenamiento.

¿Cómo gestionas tus activos e inventarios?

• Software de Gestión de Activos: Un software de gestión de activos como Timly puede simplificar mucho el proceso de gestión de activos informáticos. Puedes hacer un seguimiento de cada activo a lo largo de su ciclo de vida, programar las tareas de mantenimiento, actualizar las licencias de software y ayudar en la toma de decisiones.
• Auditorías de Inventario: Realiza auditorías programadas de los activos para asegurarte de que funcionan según lo previsto y están en buen estado.
• Formar a tu equipo: Asegúrate de que tus empleados están bien formados en el uso de herramientas como Timly para la gestión de activos, ya que facilitará una adopción más fluida y eficaz del software.

¿Cuáles son los riesgos de no mantener un inventario de activos?

No mantener el inventario de activos no es más que una mala noticia para tu empresa. Hay una serie de problemas que pueden surgir si decides no mantener tu inventario de activos, como:

• Mala Asignación Presupuestaria: La falta de visibilidad de los activos existentes puede llevar a una mala asignación de los presupuestos, ya sea gastando de más en algunas áreas o infrafinanciando otras.
• Compras erróneas: Sin un inventario claro, existe el riesgo de comprar activos que la organización ya posee pero desconoce, lo que lleva a un gasto inútil.
• Incremento del tiempo de inactividad: Si no realizas un seguimiento de los activos, es probable que tengas que hacer frente a un incremento del tiempo de inactividad, ya que no los reparas o sustituyes cuando es necesario.
• Licencias de software: Si el software que utilizas tiene una licencia y ésta caduca, podrías acabar en problemas legales.
• Recursos malgastados: Los activos mal gestionados pueden causar ineficiencias en todas tus operaciones, desde utilizar demasiada energía hasta ralentizar la producción.
• Problemas de ampliación: Te costará ampliar tu empresa si no sabes lo que pueden soportar tus operaciones.