¿Qué es el sistema de software de gestión de activos digitales? Definición, coste y usos

¿Qué es el software de gestión de activos digitales? Importancia y usos

¿Qué es un software de gestión digital? El software de gestión digital es una tecnología que te permite almacenar, organizar, gestionar y compartir activos digitales, como archivos o imágenes, de una forma más eficaz. Este software actúa como una plataforma centralizada en la que los usuarios pueden acceder a todo tipo de activos desde un único espacio digital. Adoptando soluciones DAM en tu empresa, puedes facilitar el acceso a estos activos a todas las personas de una organización.

Gestionar eficazmente los activos digitales es cada vez más importante porque las empresas crecen constantemente y añaden contenido digital al que ya tienen. A medida que crece el volumen de contenido digital, se hace más difícil categorizarlo, recopilarlo y navegar por él con eficacia, por lo que el software de gestión de activos digitales se ha hecho necesario para muchas organizaciones. El DAM no sólo facilita la gestión de los activos digitales, sino que puede desbloquear ventajas como la mejora del flujo de trabajo y la reducción del tiempo y los costes asociados a la búsqueda de contenidos digitales.

¿Qué hace el software de gestión de activos digitales? Capacidades

Ahora, vayamos más allá de la definición de un sistema de gestión de activos digitales y veamos sus características. Los componentes principales de un sistema de gestión digital incluyen funciones diseñadas con la utilidad en mente, lo que lo convierte en una herramienta increíblemente versátil y eficaz para la gestión de datos. La mayoría de las soluciones DAM vienen con una amplia variedad de funciones básicas destinadas a facilitar y hacer más eficaz el manejo de los activos digitales. Algunas de estas funciones son:

• Almacenamiento y Organización de Activos: Estos sistemas crean una solución de almacenamiento unificada que te permite categorizar y etiquetar los activos para facilitar su organización.
• Búsqueda mejorada: Al aprovechar las palabras clave, las etiquetas y los metadatos, los sistemas de gestión de activos digitales facilitan la búsqueda y localización de activos concretos.
• Gestión de accesos: Las soluciones DAM también facilitan la configuración de accesos y permisos, lo que garantiza que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los activos o modificarlos.
• Integración: Las soluciones DAM pueden integrarse en las infraestructuras y herramientas digitales existentes, como los sistemas de gestión de contenidos. Esto garantiza que todos los sistemas funcionen en armonía, facilitando el aprovechamiento de los activos digitales en distintas plataformas.

¿A quién beneficia el software de gestión de activos digitales? Comprender a sus usuarios

• Grandes empresas: Las grandes empresas suelen conservar muchos activos digitales a lo largo de sus operaciones, por lo que son algunos de los usuarios más habituales del software DAM. Desde garantizar la coherencia de la marca hasta ayudar a gestionar los recursos de marketing, las grandes empresas confían en el software de gestión de activos digitales para mantener sus datos organizados y fácilmente disponibles.
• Retailers: Los minoristas, sobre todo los de comercio electrónico, también sacan mucho partido de este software. Desde organizar las imágenes de los productos hasta garantizar la cohesión de la marca en todos los canales de venta, los minoristas sacan mucho partido de esta herramienta digital.
• Creativos: Las personas que trabajan en un sector creativo, como la fotografía o la edición de vídeo, utilizan soluciones DAM para organizar sus contenidos. Esto puede ayudarles a crear portafolios, trabajar con clientes o incluso agilizar su proceso creativo.

¿Existe un software de gestión de activos digitales para empresas?

Las empresas podrían beneficiarse mucho de las funciones del software de gestión de activos digitales. Afortunadamente, existen muchas soluciones diseñadas pensando en las empresas, como Timly. Estas plataformas están diseñadas para satisfacer las complejas necesidades de las grandes organizaciones, ayudando a gestionar grandes bibliotecas de activos digitales con facilidad. Con Timly, las organizaciones empresariales también pueden incorporar funciones de seguridad avanzadas para mantener a salvo los datos confidenciales e implementar herramientas de colaboración para trabajar entre departamentos.

¿Existe un software de gestión de activos digitales para pequeñas empresas?

Las pequeñas empresas tienen problemas únicos que difieren significativamente de las grandes empresas. Dicho esto, incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse de herramientas de software de gestión de activos digitales como Timly. Es una solución escalable que puede crecer junto con tu empresa, dándote la libertad de añadir nuevas funciones o capacidades de almacenamiento para reflejar tu crecimiento. También puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo, maximizar la productividad y permitirte aprovechar mejor tus recursos, todas ellas grandes ventajas de las que pueden beneficiarse las pequeñas empresas.

¿Existe un Software de Gestión de Activos Digitales para Centros Educativos y Escuelas?

La industria de la educación es otro ámbito que realmente se beneficia del software de gestión de activos digitales. Con las herramientas adecuadas, las instituciones educativas pueden compilar recursos educativos de forma inteligente, conservar documentos administrativos y mucho más. Desde compartir activos con alumnos y profesores hasta agilizar la forma en que la organización gestiona los contenidos digitales, las soluciones DAM son la plataforma perfecta para ayudar a las escuelas y centros educativos a gestionar mejor los activos digitales.

Optar por una solución como Timly ofrece una serie de ventajas, como un mayor control de acceso a los activos y facilidad de uso para educadores y alumnos. Incluso tiene funciones de colaboración para ayudar a profesores y alumnos a trabajar y aprender juntos.

¿Cuáles son las características principales de los sistemas DAM?

Los sistemas de gestión de activos digitales vienen equipados con un número de funciones diseñadas para facilitar la organización de los activos digitales. Pero va más allá, ya que el sistema también debe satisfacer las diversas necesidades de su base de usuarios, que pueden ser muy variadas. Así pues, algunas de las funciones básicas que cabe esperar encontrar en un sistema DAM son:

• Repositorio centralizado: El repositorio centralizado de un sistema DAM es donde se almacenan todos los activos digitales. Al tenerlo todo en un espacio unificado, resulta mucho más fácil localizar y gestionar los contenidos.
• Búsqueda avanzada: Los sistemas DAM también ofrecen funciones de búsqueda avanzada, como la posibilidad de etiquetar los activos con metadatos. Esto facilita a los usuarios la búsqueda de activos concretos mediante palabras clave, tipos de archivo o fechas.
• Control de acceso: Cuando se trata de manejar activos digitales -especialmente activos que contienen datos sensibles-, el control de acceso es primordial. Esta función garantiza que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a determinados activos.
• Integración: Otra característica fundamental de las soluciones DAM es su capacidad para integrarse con otros programas. Esto incluye herramientas como sistemas de gestión de contenidos, software creativo o herramientas de marketing.
• Seguridad: Las soluciones DAM también vienen con medidas de seguridad avanzadas diseñadas para proteger los activos digitales de accesos no autorizados. También ayudan a mantener el cumplimiento normativo de los estándares legales e industriales, manteniendo el negocio legalmente seguro. Profundizamos en más de estas funciones y casos de uso en el enlace.

¿Cómo funciona el software de gestión de activos digitales?

El software de gestión de activos digitales funciona creando una plataforma unificada que te permite almacenar, organizar, compartir y recuperar activos digitales con facilidad. Para ello, el sistema incorpora una serie de procesos clave en su funcionalidad. Estos procesos incluyen:

• Carga de Activos: La primera etapa en el uso de una solución DAM es cargar tus activos digitales en ella. Pueden ser imágenes, documentos, vídeos u otras formas de contenido digital. Durante la fase de carga, normalmente puedes cargar varios archivos a la vez, lo que acelera el proceso.
• Etiquetado y Categorización: A continuación, se categorizan todos los activos y se les proporcionan metadatos. Esto facilita la búsqueda y localización de activos específicos mediante el software DAM.
• Almacenamiento: Los activos digitales se clasifican y almacenan en un depósito centralizado. Esto se hace in situ o mediante soluciones de almacenamiento en la nube.
• Búsqueda: Cuando tengas listo un conjunto de activos, puedes utilizar tu solución DAM para buscar activos concretos. Puedes utilizar metadatos, etiquetas u otras consultas de búsqueda para encontrar el activo exacto que necesitas en un instante.
• Control de acceso: Para utilizar el software DAM, necesitarás tener un acceso adecuado. El administrador proporcionará acceso a los usuarios autorizados, asegurándose de que sólo las personas adecuadas puedan ver o modificar los activos.
• Integración: El software DAM también puede integrar otras soluciones para mejorar aspectos como la colaboración. Los sistemas de gestión de contenidos son un gran ejemplo de software que puede integrarse en las soluciones de gestión de activos digitales.
• Análisis: Otro aspecto importante del software DAM es su capacidad para proporcionar análisis e informes sobre los activos. Esto te permite saber quién utiliza activos concretos, cómo se utilizan y mucho más.

Comparar software de presas: CMS Vs. DAM

Un sistema de gestión de contenidos (CMS) está diseñado principalmente para ayudar a crear, gestionar y publicar contenidos, sobre todo en línea. Es una herramienta útil para poblar sitios web, blogs y páginas de comercio electrónico. Estos sistemas suelen trabajar con texto, pero también pueden manejar imágenes y vídeos. Algunas de las herramientas integradas en las plataformas CMS tienden a centrarse en la edición de contenidos para facilitar la publicación de resultados de alta calidad.

Un sistema DAM es bastante diferente de un CMS, ya que se centra más en almacenamiento, organización y recuperación de activos. Funciona con todo tipo de activos digitales, como imágenes, vídeo, audio y texto. Son muy buenas para manejar archivos grandes, como el vídeo, e incluyen cosas como el etiquetado de metadatos para encontrar el contenido más fácilmente. Las soluciones DAM también suelen proporcionar un mayor control de acceso, garantizando que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a los activos.

¿Cuánto suele costar el software de gestión de activos digitales?

El coste del software de gestión de activos digitales variará en función de algunos factores importantes. Entre ellos:

• Costes periódicos: La mayoría de las soluciones DAM ofrecen un servicio de suscripción que se factura anual o mensualmente. El coste depende del número de usuarios, la cantidad de almacenamiento y el nivel de funcionalidad.
• Localización del almacenamiento: Optar por el almacenamiento in situ es más caro, ya que tienes que invertir en hardware, por lo que el almacenamiento basado en la nube, por el que pagas cuotas mensuales, suele ser la mejor opción.
• Capacidad de almacenamiento: Los costes aumentarán si necesitas más almacenamiento para los activos digitales.
• Capacidad de usuarios: Los costes también aumentarán si necesitas muchos usuarios o licencias para el software.

Comprender si las soluciones DAM son adecuadas para ti se reduce en gran medida a los beneficios que pueden proporcionar. Así que analiza aspectos como el impacto positivo en los flujos de trabajo para calcular el potencial retorno de la inversión que ofrece. Hacer esto te permitirá saber si los sistemas DAM pueden ofrecer una solución rentable para tu organización. Hay muchos ejemplos de gestión de activos digitales entre los que puedes elegir.

Tipos de Activos Digitales y su Gestión en Sistemas DAM

El software de gestión de activos digitales es increíblemente versátil y puede trabajar con una amplia variedad de activos digitales. Algunos de los activos más utilizados son:

• Imágenes
• Vídeos
• Contratos
• Documentos
• Certificaciones de los empleados
• Registros de mantenimiento de equipos

Para gestionar eficazmente todos estos tipos de activos, el software DAM aprovecha el poder de la categorización, el etiquetado e incluso el reconocimiento de imágenes para garantizar que los activos estén fácilmente disponibles.

Cómo implantar un software de gestión de activos digitales en tu organización

Implantar un software de gestión digital en tu organización es una forma estupenda de mejorar la forma en que gestionas los activos digitales. Para ayudarte a comprender cómo implantar esta herramienta, vamos a repasar algunos consejos para asegurarnos de que estás haciendo las cosas bien:

• Realiza una evaluación de necesidades para comprender qué tipo de activos digitales gestionas, los retos a los que te enfrentas actualmente y cómo podría ayudarte un sistema DAM.
• Selecciona el software DAM adecuado, como Timly, que te proporciona toda la funcionalidad que necesitas.
• Desarrolla un plan para implantar el software DAM y ten en cuenta el presupuesto y el calendario en todo momento.
• Migra los activos digitales existentes al nuevo sistema.
• Integra tu nuevo sistema DAM con otras herramientas, como tu CMS.
• Asegúrate de ofrecer recursos de formación y asistencia a los usuarios para que puedan utilizar eficazmente la solución DAM.

Preguntas frecuentes sobre “¿Qué es el software de gestión de activos digitales?”