¿Por qué es importante la gestión de activos? Ventajas e importancia para tu empresa

Objetivos clave

En este artículo

• ¿Por qué es importante la gestión de activos? Exploring Its Vital Role
  
• Why Is Asset Management Important?
  
• Importance of Asset Management for Organizational Success?
  
• What Are the Goals and Benefits of Asset Management?
  
• What Constitutes Bad Asset Management?
  
• How Does Asset Management Drive Cost Savings and Profitability?
  

¿Por qué es importante la gestión de activos? Explorando su papel vital

La gestión de activos es clave para racionalizar y optimizar la forma en que se gestionan los activos de una empresa, lo que conduce a una mayor eficacia operativa, una producción más rápida y mayores márgenes de beneficio. Al permitir el seguimiento meticuloso y la gestión de un amplio espectro de activos -desde elementos tangibles como equipos y herramientas hasta activos intangibles como la propiedad intelectual y las habilidades de los empleados-, las empresas pueden maximizar su rendimiento y minimizar el despilfarro, las pérdidas y los riesgos.

El principal objetivo de la gestión de activos es garantizar que el ciclo de vida de estos activos se utilice de la forma más eficiente y eficaz para la empresa. Al desplegar eficazmente la gestión de activos, tu empresa puede cosechar muchos beneficios que van desde la mejora del rendimiento financiero hasta el cumplimiento de los objetivos de sostenibilidad.

El proceso de gestión de activos ha evolucionado significativamente desde la gestión de inventarios básica a una forma estratégica de operaciones para una empresa. Lo que antes era una forma de mantener bajos los costes y conservar los activos físicos, se ha convertido en un proceso que utiliza la última tecnología, el análisis de datos y la planificación estratégica para mejorar las operaciones empresariales en su conjunto. Desde observar las tendencias del mercado hasta garantizar que la empresa es lo bastante ágil para hacer frente a los cambios normativos, la gestión de activos es más poderosa -y esencial- que nunca.

La importancia de la gestión de activos es evidente en muchas esferas de una empresa, pero la gestión de riesgos es un área en la que es especialmente relevante. Existe menos riesgo operativo en una empresa cuando los activos se mantienen y utilizan adecuadamente, y esto puede ser crucial incluso para los requisitos normativos.

La gestión de activos también es beneficiosa para ampliar la utilidad y vida útil de los activos, lo que ayuda a mantener bajos los costes de mantenimiento y mejora la productividad en el lugar de trabajo. Todo ello contribuye a una empresa más optimizada, que inevitablemente producirá mayores beneficios.

¿Es la gestión de activos crítica para el funcionamiento de una empresa?

No hay empresa que no se beneficie de la gestión de activos, ya que ésta ayuda a que un negocio funcione de forma óptima, independientemente del sector o la escala. Sin un proceso eficiente de gestión de activos, las empresas no funcionan con la misma eficacia, lo que cuesta dinero. Sin una gestión de activos adecuada, la productividad disminuirá, aumentarán los riesgos y muchas áreas se verán afectadas negativamente.

¿Por qué es importante el software o herramienta de gestión de activos?

El software y las herramientas de gestión de activos son cada vez más indispensables para las empresas modernas. Estas soluciones digitales crean una plataforma centralizada para que las empresas realicen un seguimiento y una gestión de activos más eficaces, de modo que los directivos y el personal sepan siempre dónde está un artículo, quién lo tiene, cómo se está utilizando y qué fechas y plazos importantes se aproximan. Las soluciones de seguimiento de activos incluyen muchas funciones útiles, como análisis de datos en tiempo real e elaboración de informes para ayudar a las empresas a tomar decisiones mejor informadas con mayor rapidez.

Con el software de gestión de activos, las empresas pueden agilizar sus operaciones automatizando los procesos manuales. Esto incluye la creación de cuadros de mando para los próximos programas de mantenimiento y el envío de notificaciones al personal responsable cuando se acerquen los plazos o se comuniquen problemas. Esto no sólo libera tiempo de los empleados, sino que aumenta la precisión de los resultados. Las empresas también pueden obtener información importante, como sobre el rendimiento de los activos y las necesidades de mantenimiento, que es esencial para la presupuestación, la previsión y la planificación. En esencia, el software de gestión de activos permite a las empresas gestionar no sólo los activos, sino toda la empresa con mayor eficacia.

La importancia de la gestión de activos para el éxito de la organización

• Optimización de Activos: Al racionalizar la utilización de activos con el uso de herramientas de gestión de activos, las empresas sacarán el máximo partido a sus activos. Esto incluye ampliar la vida útil de los activos y reducir los gastos.
• Gestión de costes: Las empresas tienen una mayor transparencia sobre lo que gastan en activos, incluidos sus costes operativos y de mantenimiento. Al conocer mejor estas áreas, las empresas pueden controlar mejor los costes y los presupuestos.
• Ingresos: Al gestionar eficazmente los activos, las empresas disfrutan de una mayor productividad, lo que se traduce en más ingresos generados. Las soluciones de gestión de activos pueden utilizarse para identificar nuevas fuentes de ingresos encontrando activos infrautilizados y reutilizándolos.
• Riesgo: El riesgo para la empresa es considerablemente menor cuando se utiliza un software de gestión de activos. Con estas herramientas se pueden mitigar problemas que van desde el fallo de los activos hasta el cumplimiento de la normativa.

Asset management software has helped countless businesses do more with their existing assets. For example, manufacturing giant Philips Austria uses lean tracking principles to keep inventory costs down without compromising quality. This has been a huge part of Philips’s prolonged success in the industry, as it’s allowed the company to stay profitable and efficient.

¿Qué puede ocurrir si una empresa que podría beneficiarse de la Gestión de Activos no la utiliza?

• Financiero: Las cosas cuestan más cuando descuidas la gestión adecuada de los activos de tu empresa. Esto incluye mayores gastos operativos debido al tiempo perdido buscando objetos extraviados, despliegue ineficaz de los recursos, acortamiento de la vida útil de los activos y mala planificación financiera y presupuestaria debido a la falta de visión general de los recursos que ya posees y de lo que realmente se necesita.
• Operativo: Sin la gestión de activos, una empresa puede enfrentarse a muchos retos operativos e ineficiencias, como tiempos de inactividad evitables y menor productividad debido a activos viejos o mal mantenidos, y mayores riesgos relacionados con el cumplimiento y la seguridad.
• Estratégico: No implantar un sistema adecuado de gestión de activos también puede acarrear inconvenientes estratégicos. Sin él, las empresas encontrarán a largo plazo dificultades para adaptarse o escalar según las necesidades, y su capacidad para competir puede resentirse en consecuencia, con su producción rezagada. Además, la gestión de riesgos se ve comprometida, lo que provoca un aumento de las vulnerabilidades dentro de la empresa.

Beneficios y retos de la gestión de activos

Cuando se aplica eficazmente, la gestión de activos ofrece mejoras en diversas áreas operativas. Algunos de los principales beneficios asociados a la adopción de procesos de gestión de activos son:

• Utilización mejorada de los recursos: Tu empresa podrá utilizar los activos de forma más eficiente y eficaz, reduciendo los residuos y maximizando el rendimiento en el proceso.
• Mejor gestión financiera: Con la gestión de activos conocerás mejor la salud financiera de tu empresa, ya que puedes utilizar los informes para analizar aspectos como los costes de mantenimiento o la depreciación de los activos.
• Eficiencia Operativa: Gestionando tus activos, mejorarás tus flujos de trabajo operativos, reduciendo las paradas evitables y consiguiendo más eficiencia.
• Gestión del Riesgo: Los problemas asociados al fallo de los activos, los problemas de cumplimiento o la obsolescencia se abordan con una gestión adecuada de los activos.
• Toma de Decisiones: La gestión de activos arroja datos increíblemente útiles, y utilizando un software de gestión de activos puedes realizar análisis de estos datos para fundamentar las decisiones estratégicas.
• Vida útil de los activos: La vida útil de los activos mejora, ya que la gestión de activos fomenta el mantenimiento y las actualizaciones periódicas.
• Sostenibilidad: La gestión de activos también puede ayudar a alcanzar objetivos de sostenibilidad optimizando aspectos como el consumo de energía.

Aunque la gestión de activos proporciona numerosos beneficios a las empresas, existen algunos retos que hay que tener en cuenta para implantarla eficazmente. Algunos de los retos habituales a los que puede enfrentarse tu empresa son

• Coste: Implantar soluciones de gestión de activos puede ser caro al principio, pero centrarse en el rendimiento de la inversión puede ayudar a justificar la inversión inicial.
• Integración: A veces, integrar un software de gestión de activos en un sistema existente puede resultar todo un reto. Así que asegúrate de elegir una solución que pueda integrarse con tu infraestructura actual.
• Gestión del cambio: Introducir cambios en cualquier empresa puede causar trastornos. Así que invierte en la formación del personal para animarlo e instruirlo sobre las soluciones de gestión de activos.

• Maximizar los Activos: Sacar el máximo partido de lo que ya tienes es un elemento central de la gestión de activos. Utilizando los activos al máximo de su potencial, la gestión de activos puede aumentar el rendimiento de la inversión.
• Minimización de los costes operativos: Con la gestión de activos, las empresas funcionan de forma más eficiente, ya que reducen prácticamente a cero el tiempo dedicado a buscar equipos y disminuyen los tiempos de inactividad al garantizar que los equipos funcionan siempre correctamente.
• Vida útil de los activos: El mantenimiento y las actualizaciones oportunas mediante la gestión de activos prolongan la vida útil de los activos, ahorrando dinero a la empresa al reducir la necesidad de costosas sustituciones, prevenir los tiempos de inactividad y evitar incumplimientos.
• Agilidad: Las empresas que emplean la gestión de activos son más ágiles. Tienen una visión clara y en tiempo real de su inventario de activos y de cómo se utilizan, lo que significa que pueden adaptarse rápidamente a los cambios reasignando recursos y ajustando los procesos en respuesta a la evolución de las demandas.

El valor de la gestión de activos va más allá de los objetivos mencionados, ya que puede mejorar el funcionamiento de la empresa de muchas formas distintas. Algunas de las principales áreas en las que la gestión de activos puede aportar valor son:

• Rendimiento financiero
• Eficacia operativa
• Toma de decisiones
• Reducción del riesgo
• Mayor sostenibilidad
• Una ventaja competitiva
• Mejora de la satisfacción y la reputación de los clientes

¿Para qué sirve un sistema de gestión de activos?

• Seguimiento de inventario: Con un sistema de gestión de activos puedes llevar un registro detallado de todos los activos, incluida su ubicación, estado e historial de uso.
• Programación del mantenimiento: También puedes automatizar la programación del mantenimiento y las reparaciones periódicas, garantizando que los activos estén siempre en óptimas condiciones.
• Monitorización del Rendimiento: Estos sistemas realizan un seguimiento del rendimiento de los activos, ayudando a identificar tendencias y patrones que podrían indicar la necesidad de atención o sustitución.
• Gestión del Ciclo de Vida: Pueden gestionar todo el ciclo de vida de los activos, desde su adquisición hasta su eliminación, optimizando su uso y valor en todo momento.
• Gestión del Cumplimiento: Estos sistemas también ayudan a garantizar que los activos cumplen los reglamentos y normas pertinentes del sector, reduciendo el riesgo de incumplimiento.
• Informes y análisis: Los datos que utilizan estos sistemas pueden proporcionar informes y análisis detallados, que ofrecen información sobre la utilización, el rendimiento y los costes de los activos.

These features provide a number of advantages to an organization, such as cost efficiencies, better decision-making, risk mitigation and increased productivity. So, implementing an asset management system has the potential to completely revolutionize how a business operates.

Traducción realizada con la versión gratuita del traductor DeepL.com

• Inventario de activos obsoleto o inexacto
• Activos mal mantenidos
• Mala utilización de los activos
• No hay una estrategia clara para la gestión de activos
• Incapacidad para adaptarse al cambio tecnológico o a la innovación
• Políticas de gestión de riesgos deficientes
• Escasa o nula supervisión del rendimiento

If left unchecked, these issues can have serious consequences for the business. The impact that poor asset management has spans a number of areas, such as:

• Incremento de costes: Una mala gestión de los activos suele conllevar mayores costes operativos y de mantenimiento, así como gastos innecesarios en la sustitución prematura de los activos.
• Productividad reducida: El uso ineficaz y las frecuentes averías de los activos pueden obstaculizar significativamente la productividad e interrumpir las operaciones empresariales.
• Pérdidas financieras: Los activos mal gestionados pueden provocar pérdidas financieras sustanciales, ya sea por costes directos o por pérdida de ingresos debida a ineficiencias operativas.
• Cuestiones de cumplimiento: Descuidar el mantenimiento y la gestión de los activos puede provocar el incumplimiento de las normas reguladoras, lo que puede acarrear sanciones legales y daños a la reputación.
• Disminución de la vida útil de los activos: Sin un mantenimiento y una gestión adecuados, la vida útil de los activos se reduce significativamente, necesitando sustituciones más frecuentes.
• Interrupciones operativas: Una gestión inadecuada de los activos puede causar fallos inesperados en los equipos, lo que provoca retrasos e interrupciones operativas.
• Mala toma de decisiones: La falta de datos precisos y puntuales sobre los activos puede conducir a una mala toma de decisiones estratégicas y operativas.
• Daños a la reputación: Los efectos dominó de una mala gestión de los activos, como la reducción de la calidad del servicio o los fallos de los productos, pueden dañar la reputación de una empresa y la confianza de los clientes.

¿Cómo impulsa la gestión de activos el ahorro de costes y la rentabilidad?

• Optimizar los programas de mantenimiento y reparación ayuda a prolongar la vida útil de los activos.
• Encontrar las formas más eficaces de utilizar los activos en todo momento, incluidos elementos como el equipo, el espacio y los empleados.
• Reducir gastos innecesarios conociendo los niveles y condiciones de los activos y evitando la infrautilización.
• Reducción del consumo de energía y recursos gracias a una gestión de activos eficiente y con un mantenimiento adecuado.

All of these aspects go together to help with profitability as a whole. So in essence, asset management enhances productivity and efficiency while also helping the company stay as agile as possible. This can help with other areas of the business too, such as market responsiveness or improving the quality of output – which in turn improves brand reputation.