Explorando los Casos de Uso de la Gestión de Activos: Estrategias y perspectivas

Objetivos clave

• La gestión de activos es un proceso increíblemente útil para todas las empresas e industrias, ya que garantiza que los activos se utilicen de la forma más eficaz.
• La gestión de activos abarca tanto los activos materiales -como los equipos- como los inmateriales -como los contratos o las licencias de software-.
• Empresas de muy diversos sectores, desde la educación a la construcción, se benefician enormemente de sistemas de gestión de activos como Timly para optimizar su utilización.
• Aunque la gestión de activos tiene muchas ventajas, intentar seguir y gestionar manualmente los recursos de tu empresa puede convertirse rápidamente en un reto, por lo que elegir un software de gestión de activos es una sabia elección.

En este artículo

Explorando Casos de Uso Específicos de la Gestión de Activos

Gestión de activos es un término general que se utiliza para describir cómo una empresa desarrolla, explota, mantiene y vende activos de la forma más eficaz posible. Es un aspecto importante de las operaciones de todo tipo de empresas, independientemente de su sector o tamaño. Llevar a cabo una buena gestión de activos suele requerir reunir varias estrategias y prácticas diferentes que tienen como objetivo maximizar el valor que puedes obtener de los activos físicos, como los equipos, y de los activos no tangibles, como la propiedad intelectual, todo tipo de contratos, licencias, registros de mantenimiento y mucho más.

Como ya se ha dicho, los mejores casos de uso de la gestión de activos pueden segmentarse en dos áreas distintas: activos materiales y activos inmateriales. Así pues, vamos a analizar estas dos áreas un poco más en profundidad:

Gestión de activos materiales

La gestión de activos materiales se centra en activos físicos como equipos del lugar de trabajo, infraestructura informática, herramientas o maquinaria con o sin motor. Dado que la gestión de activos abarca el ciclo de vida completo de estos activos, aspectos como el mantenimiento se incorporan al flujo de trabajo de gestión. También estudiará las mejores formas de utilizar los activos tangibles para que duren el mayor tiempo posible y, al mismo tiempo, ofrezcan el máximo rendimiento. También debe incorporar el cumplimiento en algún aspecto, como asegurarse de que los equipos cumplen las normas reglamentarias más recientes. Al hacer todo esto, las empresas pueden disfrutar de un mayor ahorro de costes y un impulso a la productividad.

Gestión de activos inmateriales

La otra forma de gestión de activos consiste en utilizar activos intangibles. Estos incluyen activos como patentes, marcas, contratos y licencias, cosas que no son físicas. Aunque no intervienen físicamente en la creación de valor, son importantes porque pueden ayudar a proporcionar una ventaja competitiva en el mercado. Para maximizar su valor, merece la pena desplegar una gestión estratégica de estos activos. A su vez, la empresa evitará problemas con licencias, derechos de propiedad intelectual sólidos y mejorará la reputación de la marca.

El software de gestión de activos ha revolucionado por completo la forma en que las empresas pueden gestionar los activos de que disponen. Permite un enfoque altamente optimizado de la gestión de activos, garantizando que todos los activos se utilicen al máximo. Esta innovadora tecnología ofrece una enorme funcionalidad, como informes de datos en tiempo real y la capacidad de integrarse con otras aplicaciones como:

• Sistemas de gestión de contenidos
• Software de contabilidad
• Sistemas de Recursos Humanos (RRHH) y soluciones de nóminas
• Sistemas informáticos como herramientas de gestión de licencias de software
• Aplicaciones de gestión de la cadena de suministro

Seguimiento mejorado

Una de las principales funciones del software de gestión de activos es proporcionar un seguimiento mejorado de todos los activos, así como una funcionalidad de informes. Esto permite a las empresas controlar los activos en tiempo real, evaluar su rendimiento y trazar programas de mantenimiento a medida para que todo funcione sin problemas. Esto es especialmente útil para activos físicos como maquinaria o equipos utilizados en el lugar de trabajo, ya que reduce al mínimo el tiempo de inactividad.

Toma de decisiones

El software de gestión de activos es una herramienta fantástica para proporcionar percepciones y análisis sobre los activos, lo que ayuda a tomar decisiones en toda la empresa. Este software te permite hacer cosas como analizar los patrones de uso o evaluar los datos de rendimiento, lo que te permite obtener información sobre qué áreas necesitan mantenimiento o ajustes. Puede ayudar a orientar las decisiones de compra de activos y, en general, a reducir cualquier gasto innecesario para la empresa.

Gestión de riesgos

Todas las empresas están expuestas a diversos niveles de riesgo, pero el software de gestión de activos puede ayudar a mitigar parte de éste. Esta solución garantiza que todos los activos del sistema cumplen plenamente la normativa, están al día con las licencias y se ajustan a las últimas normativas del sector. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de sanciones o problemas legales derivados de estas cuestiones. Hay varios ejemplos de software que pueden ayudarte con esto.

Escalabilidad

Una de las características distintivas del software de gestión de activos es su escalabilidad. Esto lo convierte en una solución viable que puede acompañarte a medida que crece tu negocio. Así que, tanto si gestionas un pequeño lote de activos como una amplia cartera, este software es el compañero perfecto.

La industria logística se beneficia enormemente de la gestión de activos para utilizar una plétora de activos que van desde los almacenes a los vehículos de flota. Las soluciones digitales en la gestión de activos, como programas informáticos como Timly, han demostrado ser increíblemente eficaces para racionalizar y optimizar el funcionamiento de la industria logística. Empresas como Sea Shepherd y Fiege han adoptado con éxito software de gestión de activos para ayudarles a optimizar las operaciones logísticas.

He aquí cómo puede ayudar esta solución:

• Seguimiento en tiempo real: El seguimiento de las flotas de vehículos es un aspecto vital de la gestión de activos en logística. El uso de software para ello permite el seguimiento en tiempo real, lo que puede ayudar a optimizar las rutas y mejorar los plazos de entrega.
• Gestión de inventarios: La gestión de inventarios es otra área en la que este software resulta útil. Esta solución realiza un seguimiento de los niveles de inventario y los movimientos de existencias para optimizar el espacio del almacén y mejorar la precisión de los informes de existencias.
• Visibilidad de la cadena de suministro: Al utilizar soluciones de gestión de activos digitales, aumenta la visibilidad de toda la cadena de suministro logístico. Esto puede ayudar a identificar posibles cuellos de botella y a mitigar los riesgos.

Casos de uso de la gestión de activos en la educación y las escuelas

El sector educativo es otro ámbito que se ha beneficiado enormemente del software de gestión de activos. Los colegios e institutos disponen de muchos recursos que deben utilizarse eficazmente para funcionar bien. De este modo, los estudiantes obtienen mayores resultados de aprendizaje y los centros educativos disfrutan de una mayor eficacia operativa.

• Optimización de los recursos educativos: Gestionando eficazmente los recursos y equipos educativos, los centros pueden ofrecer una educación por debajo del presupuesto. Desde mantener los recursos didácticos en buen estado hasta garantizar el mantenimiento de los equipos de laboratorio, el software de gestión de activos puede sacar el máximo partido de lo que hay disponible.
• Gestión de Activos Digitales: A medida que la educación se desplaza hacia una plataforma más digital, cada vez es más importante poder gestionar los equipos informáticos y las licencias de software.
• Seguridad: La seguridad y el cumplimiento de las normas reglamentarias son una prioridad absoluta. El software de gestión de activos puede garantizar que todos los equipos e instalaciones cumplen estos criterios, asegurando que la escuela cumple plenamente la normativa.

Casos de uso de la gestión de activos en la construcción

La industria de la construcción se asocia desde hace tiempo con plazos ajustados y operaciones ágiles. Empresas como ARGE han sacado partido de las soluciones de gestión de activos para optimizar múltiples áreas de su trabajo, desde la gestión de equipos hasta la utilización de la mano de obra. Al hacerlo, las empresas constructoras disfrutan de plazos de entrega más rápidos para los proyectos, reducciones de costes y mayor seguridad.

• Seguimiento de equipos: La construcción depende de maquinaria pesada y equipos especializados, y la gestión de activos garantiza que estos activos estén disponibles y en buen estado de funcionamiento. Esto ayuda a reducir el tiempo de inactividad y mantiene el proyecto en marcha.
• Gestión del inventario y la mano de obra: Además del equipo necesario para la construcción, los sistemas de gestión de activos pueden optimizar la gestión del inventario y la mano de obra. Esto ayuda a mantener bajos los costes de mano de obra y evita el gasto excesivo en materiales.
• Gestión del Ciclo de Vida de los Activos: Una de las principales ventajas de utilizar una solución de gestión de activos es que realiza un seguimiento de los activos a lo largo de su ciclo de vida. De este modo, las empresas saben cuándo es el momento de realizar el mantenimiento o comprar repuestos, lo que ayuda a mantener el tiempo de inactividad al mínimo absoluto.

El comercio electrónico es una industria increíblemente rápida que aprovecha las ventajas de la gestión de activos. Es una industria que se centra en la gestión de una amplia gama de activos que incorporan plataformas digitales, inventario, datos de clientes e incluso redes logísticas. Por ello, las soluciones de gestión de activos pueden ayudar a optimizar y utilizar todas estas áreas con gran éxito.

• Gestión del inventario: La gestión de los niveles de inventario es un componente esencial del comercio electrónico. Los sistemas de gestión de activos digitales pueden proporcionar un seguimiento en tiempo real, lo que ayuda a evitar el exceso de existencias o los problemas de desabastecimiento.
• Gestión de Activos Digitales: El comercio electrónico utiliza mucho contenido digital, como imágenes de archivo y plataformas web, para funcionar. Utilizar la gestión de activos aquí puede ayudar a mejorar la experiencia del cliente al proporcionar coherencia en todo el proceso.
• Datos de los clientes: Como el comercio electrónico utiliza los datos de los clientes para las transacciones, estos detalles deben mantenerse a salvo. Las soluciones de gestión de activos garantizan que se almacenen de forma segura, con la ventaja añadida de que proporcionan información útil sobre el comportamiento de los clientes.

Cómo implantar la gestión de activos en tu empresa

Implantar la gestión de activos en tu empresa es una forma segura de mejorar las operaciones en general. Al utilizar un software de gestión de activos como Timly, tienes un mayor control sobre todos tus activos, y puedes encontrar las mejores -y posiblemente nuevas formas de aprovecharlos de forma óptima. Además, tienes la oportunidad de obtener percepciones útiles sobre aspectos como el uso de los activos, los niveles de mantenimiento y mucho más. Veamos, pues, cómo puedes implantar este tipo de gestión de activos en tus prácticas de trabajo:

Realiza una auditoría

Querrás empezar por auditar tus activos y conocer cuál es su estado actual. Esto implica identificarlos y catalogarlos, y determinar su condición y valor. Esto debería darte una buena idea de lo que tienes a tu disposición y en qué mejoras podrías querer invertir.

Establecimiento de objetivos

A continuación, intenta definir qué quieres conseguir con tu configuración de gestión de activos. ¿Es una forma de reducir costes, agilizar procesos o ayudarte a cumplir la normativa? Establecer estos objetivos con antelación te ayudará a orientar tu estrategia general, así que piensa detenidamente en los resultados deseados.

Desarrolla un plan

Debes tener un plan claro que muestre cómo pretendes gestionar y mantener tus activos. Debe entrar en detalles como procesos de adquisición, niveles de uso, programas de mantenimiento y cómo deshacerte de los activos dados de baja.

Vigilancia

Una vez que tengas en marcha tu gestión de activos, asegúrate de controlar el rendimiento de los activos de forma coherente. Un software de gestión de activos como Timly puede ayudarte a disponer de datos y análisis para orientar tus decisiones.

Todo esto puede hacerse mucho más fácil implementando un software de gestión de activos, que puede encargarse de todo esto y mucho más. Integrando tu gestión de activos con una solución como Timly, puedes aprender más sobre tus activos – y encontrar las mejores formas de utilizarlos. Disponer de un software que te ayude con la supervisión es crítico.

Aunque la gestión de activos tiene el potencial de desbloquear incontables beneficios para una enorme variedad de empresas e industrias, conlleva algunos problemas si lo haces manualmente. Estos problemas pueden ir desde problemas de escalabilidad hasta problemas de inexactitud de los datos. Afortunadamente, hay muchas formas de superar estos obstáculos y obtener el máximo valor de la gestión de activos.

Afrontar los retos de la gestión manual de activos

La gestión manual de activos requiere mucho papeleo manual que reúne hojas de cálculo y sistemas de archivo en papel. Como es de esperar, se trata de un proceso que consume mucho tiempo y es propenso a errores.

Algunos de los mayores retos a los que se enfrenta la gestión manual de activos son la imprecisión de los datos, las dificultades a la hora de realizar un seguimiento del uso de los activos y del rendimiento, y la deficiente programación del mantenimiento. Cualquiera de estos problemas puede tener consecuencias negativas, como el aumento de los costes, la reducción de la vida útil de los activos y la disminución de la eficacia operativa.

Beneficios del IoT en la gestión de activos

Al integrar la Internet de las Cosas (IoT) en la gestión de activos, todos los problemas enumerados anteriormente desaparecen al instante. El uso de esta tecnología cambia por completo la forma en que se realiza el seguimiento y supervisión de los activos, lo que genera una serie de eficiencias. Al incorporar dispositivos como sensores y rastreadores GPS, el software de gestión de activos puede obtener percepciones útiles en tiempo real para ayudar a utilizar los activos. Esto puede contribuir a crear un proceso de gestión de activos más preciso y eficaz. También ofrece otras ventajas, como:

• Mantenimiento Predictivo: Al analizar los datos de los activos, el IoT en la gestión de activos permite el mantenimiento predictivo. Esto ayuda a prevenir averías en los equipos y a reducir los tiempos de inactividad no planificados.
• Utilización de Activos: Los activos pueden utilizarse de la forma más optimizada posible aprendiendo cómo se utilizan y cómo rinden en determinadas condiciones.
• Seguridad: los dispositivos IoT pueden adaptarse para controlar las métricas relacionadas con el cumplimiento, garantizando que todos los activos permanezcan seguros y conformes durante su funcionamiento.
• Gestión de la cadena de suministro: los dispositivos IoT también pueden seguir el movimiento de las mercancías en tiempo real, ayudando a mantener actualizados los niveles de inventario.