Software de gestión de almacenes: Mantener una visión general del inventario

A menudo no es tan fácil determinar qué hay en stock y dónde. Al fin y al cabo, es necesario rastrear históricamente quién se ha llevado algo y planificar para el futuro para qué debe utilizarse. Al mismo tiempo, los clientes de hoy en día suelen ser más exigentes y quieren recibir las entregas más rápidamente o que los pedidos se cumplan con poca antelación. Los procesos de almacén tradicionales a menudo ya no satisfacen estas demandas.

Muchas empresas se dan cuenta de que están creando problemas a largo plazo con listas de Excel mal mantenidas o retiradas de mercancías bajo demanda que no están documentadas. Buscan, con razón, un software de gestión de almacenes con el que puedan observarse los niveles críticos de llenado y también puedan consultarse fácilmente todos los niveles de existencias de forma móvil.

El deseo de disponer de un software intuitivo de gestión de almacenes afecta a empresas y directivos de sectores muy diversos, como el comercio & la industria, las constructoras, las empresas manufactureras y los proveedores de servicios logísticos.

Como en cualquier reestructuración, los empleados tardarán algún tiempo en acostumbrarse a un nuevo software de almacén. Un proveedor de software profesional, como Timly, ayuda en este proceso con formación y una línea telefónica de asistencia para preguntas posteriores.

Poco después de la instalación, un moderno software de inventario puede contribuir a un flujo de trabajo fluido en la empresa. Como puedes controlar todos los niveles de existencias en cualquier momento con Timly, hay más transparencia, para todos los empleados a los que des la autorización técnica. Los niveles críticos de llenado se detectan antes y los datos se pueden ver o modificar directamente en el almacén a través del teléfono móvil o la tableta en tiempo real.

La pregunta de qué cantidad de qué hay en cada almacén puede responderse rápidamente y desde prácticamente cualquier lugar gracias a un software de almacén basado en la nube. Para los planificadores y compradores, los pasos del trabajo se simplifican y, si es necesario, pueden realizarse en parte sin un ordenador de oficina.

Con un software como Timly, se puede hacer un seguimiento del consumo de material muy fácilmente. El programa puede enviarte notificaciones en cuanto las existencias caigan por debajo de un nivel mínimo predefinido. Por tanto, la respuesta a la frecuente pregunta “¿Cuándo tengo que comprar más? “Cuando el programa te envíe un mensaje”.

Si se trata de una cantidad muy pequeña de mercancías y de una empresa con pocos empleados, la gestión del stock mediante una tabla, posiblemente accesible a varias personas en una nube, puede funcionar. Pero si el número de artículos del inventario ya supera la longitud de una página de pantalla, se vuelve confuso.

Además, si quieres hacer un cambio en la tabla sin estar en un PC, la versión de Excel llega a sus límites. Utilizar una gran hoja de cálculo Excel en un smartphone en el almacén, por ejemplo, es muy poco práctico. En su lugar, es aconsejable confiar en un software de gestión de almacenes que cumpla todos tus requisitos. Ten en cuenta que gestionar las existencias con Excel o incluso con listas en papel es ineficaz y, por tanto, frena el éxito de la empresa.

Sin un proceso de gestión de almacenes elaborado, no podrás ver quién registró la entrada o salida de material y cuándo. Por tanto, cualquier error que pueda haberse producido será difícil de rectificar. Especialmente si tienes que gestionar artículos a granel, como desinfectantes, gafas protectoras o guantes de trabajo, no debes ahorrar dinero a costa de la claridad. Asimismo, el esfuerzo aumenta si hay que gestionar las existencias en varias sedes de la empresa.

Además, una simple tabla no puede proporcionar información adicional: La integración de imágenes o PDF es difícil. Sobre todo, los documentos de Excel son unidades autónomas y no partes vinculadas de una gran base de datos de inventario rastreado que puede utilizar interfaces con otro software empresarial.

Los programas gratuitos de gestión de almacenes suelen ser productos que sólo ofrecen funciones básicas, a menos que pagues algo. Otros programas se han creado en la comunidad de código abierto porque un desarrollador necesitaba una solución específica para su propio negocio. Utilizar este tipo de software conlleva cierta ineficacia. En muchos casos, las opciones de uso que ofrece no son suficientes.

Para evitar costes de oportunidad, es mejor optar por una solución de pago. Las empresas de software profesionales discuten con sus clientes cómo se pueden digitalizar los activos de sus almacenes. Determinan de antemano las necesidades exactas y pueden ofrecer así una variante de software a medida.

En la fase inicial, sin embargo, puede tener sentido empezar con programas gratuitos si primero quieres averiguar en una prueba cotidiana qué requisitos concretos tienes para un software de gestión de almacenes. En la mayoría de los casos, te darás cuenta de la limitada gama de funciones que ofrecen los programas gratuitos.

En este caso, toma nota de las extensiones que te gustaría tener, para que puedas informar al equipo de Timly sobre ellas más adelante. Una función concebible que puede añadirse a Timly es la observación de las fechas de caducidad. Para determinados productos cuyo material y fiabilidad se deterioran con el tiempo, puede aparecer automáticamente una nota después de la fecha de caducidad, animándote a dejar de utilizarlos.

Incluso para las empresas que sólo tienen un pequeño almacén, es importante tener siempre una visión general de las existencias y los suministros de material para una planificación eficaz de los recursos empresariales. Las ventajas de un software de existencias eficaz también se hacen patentes con pocos empleados. Gracias a la estructura modular de Timly, sólo se implementan los campos de entrada de datos y las funciones que se necesitan en la rutina diaria de la empresa correspondiente.

Esto significa que no necesitas entender e ignorar interfaces o paneles de control en tu rutina diaria que sólo son relevantes para las grandes empresas. Con la preparación de pedidos basada en papel, las empresas no son lo suficientemente flexibles para los tiempos de rápido movimiento actuales. Muchos clientes y pedidos tienen una agenda muy apretada, por lo que hay que evitar perder tiempo debido a una gestión ineficiente del material.

Sin embargo, incluso en las pequeñas empresas, los empleados ya no tienen que cotejar manualmente los textos de los envases de los productos con los datos de los pedidos, porque con un buen software de gestión de almacenes, todo lo que se necesita es un rápido escaneo con el smartphone de la empresa. El inventario de la empresa y los niveles de existencias están vinculados a la base de datos en la nube mediante códigos QR en un software como Timly.

Puedes utilizar Timly como una solución totalmente automatizada como software de gestión de almacenes. Un momento típico en el que las empresas optan por un software de almacén especializado es cuando las funciones de almacén del sistema ERP ya no son suficientes para las necesidades actuales. En este caso, es aconsejable adquirir un software modular para actualizar gradualmente las funciones.

Por ejemplo, el principio “primero en entrar, primero en salir” puede aplicarse mejor con los wms (sistemas de gestión de almacenes) basados en la nube en el área de entrada y salida de mercancías, porque todas las piezas del almacén son más fáciles de identificar. El éxito de la gestión de existencias también incluye la tarea de no mezclar existencias antiguas y nuevas en caso de cambios de material o diseño.

Además, con unos buenos sistemas de gestión de almacenes (SGA) ya no tendrás que deshacerte de las existencias antiguas que no se hayan utilizado a tiempo. Las cadenas de producción y suministro pueden seguirse concretamente mediante la gestión de lotes. Esto ayuda, por ejemplo, en caso de defectos de fabricación o de material. Es fácil obtener un software de gestión de existencias rico en funciones y con módulos personalizables.

Puedes ponerte en contacto fácilmente con el equipo de Timly y discutir las necesidades de tu empresa con especialistas. Como resultado, se te proporcionará un software de almacén cuyos módulos se adapten a tu rutina diaria de trabajo. De este modo, tus empleados y tú ahorraréis tiempo en el futuro a la hora de buscar objetos concretos, pero también evitaréis que los inventarios no se utilicen correctamente.