Tipos de activos digitales y software: Ejemplos de sistemas de gestión de activos

Los sistemas de Gestión de Activos Digitales (DAM) son aplicaciones diseñadas para almacenar y categorizar diversas variedades de activos digitales. Las empresas puede utilizar estos software para gestionar datos de empleados, imágenes o documentos.

Estos sistemas de gestión, como Timly, ya son un elemento clave en la operación de varias empresas, pues facilitan el manejo de varios tipos de activos digitales. Además, estas soluciones son ideales para gestionar grandes volúmenes de contenido, desde un solo sitio.

Hay varias formas de utilizar este tipo de sistemas:

Gestión de documentos

Herramientas como Timly pueden organizar y monitorear el tráfico de documentos como contratos, políticas e informes. Un software de gestión agiliza el proceso de recuperación y gestión de activos, garantizando que estos sean fácilmente accesibles y se almacenen de forma segura.

Seguimiento de licencias y certificaciones

Timly es ideal para gestionar diversas clases de activos digitales, como registros de licencias, certificaciones. Esta función ayuda a controlar las fechas de caducidad, los requisitos de renovación y el estado de cumplimiento.

Gestión de inventarios

Sistemas como Timly agilizan la gestión de amplios inventarios digitales de productos o servicios para las empresas. Facilita la organización eficiente, el seguimiento y la accesibilidad de estos activos digitales, mejorando su utilización eficaz en las operaciones empresariales.

Mantenimiento de registros para manuales de formación

Los sistemas DAM pueden utilizarse para gestionar materiales y recursos de formación digitales. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los recursos que se están utilizando, su eficacia y estado de actualización.

Mantenimiento y actualización de recursos

Soluciones DAM como Timly pueden ayudar a programar y realizar un seguimiento del mantenimiento y las actualizaciones de recursos. De esta forma, se garantiza que todas las herramientas digitales se mantengan al día.

Asignación y uso de activos

Gestiona y realiza un seguimiento de la asignación y utilización de activos digitales como el software.

Soluciones como Timly ofrecen una solución de gestión de activos digitales sólida y flexible.

Usos prácticos

Los sistemas de gestión de activos digitales tienen una gran utilidad para las empresas. Sin embargo, a veces puede ser complicado visualizar exactamente cómo pueden aplicarse en el día a día.

Para ayudarte a comprender mejor su flexibilidad, repasamos el uso práctico de soluciones de gestión como Timly.

Logística

Las empresas de logística pueden obtener varios beneficios al utilizar soluciones DAM, como mejorar la coordinación entre proveedores, distribuidores y clientes, u optimizar el seguimiento y la recuperación de activos. Esto, a su vez, ayuda a reducir los plazos de entrega, y hasta orienta la toma de decisiones estratégicas. 

Construcción

El sector de la construcción depende de una gestión eficaz para garantizar el éxito de los proyectos. Timly puede ayudar a impulsar la eficiencia creando un almacén de activos como planos, planes de proyecto y contratos.   

Un software de gestión de activos también pueden ayudar con cuestiones normativas y de cumplimiento, proporcionando acceso controlado a documentos confidenciales y manteniendo registros de auditoría. 

Sanidad

Las instituciones sanitarias pueden usar sistemas DAM para gestionar su creciente colección de activos digitales, como materiales educativos para pacientes y documentos de investigación.  

Timly puede ayudarte a categorizar y acceder a estos datos. Esto garantiza que la información esté actualizada y disponible. 

Las soluciones de gestión de activos digitales están disponibles en tres modalidades clave. Cada una pretende abordar necesidades y usos específicos.

In situ

Los sistemas DAM locales se encuentran en la ubicación física de la empresa; es decir, cuentan con un centro de servidores dedicado a las necesidades de la empresa.

Esta modalidad ofrece mayor control sobre la gestión de datos, por lo que es útil para organizaciones con necesidades de alta seguridad. Sin embargo, requiere de mucha infraestructura y hardware.

Basado en la nube

También existen sistemas de gestión en la nube, proporcionados por agentes externos. Éstos se alojan en servidores que requieren una conexión a Internet.

Esta opción es escalable; puedes incrementar tu almacenamiento si tus necesidades operativas lo requieren. Además, no requiere una gran inversión en infraestructura.

Sistema híbrido

Otra opción popular son los sistemas híbridos, que combinan soluciones in situ y basadas en la nube. Es una buena opción si buscas flexibilidad en términos de almacenamiento y acceso, al tiempo que disfrutas de mayor seguridad y control.

Otras opciones

Existen otras soluciones para usos especializados, como los siguientes;

• Sistemas de gestión de activos de marca para logotipos, fuentes corporativas y guías de estilo.
• Sistemas de gestión de activos de producto para gestionar los activos digitales en todas las fases de producción.

Existen varias soluciones de software de gestión de activos digitales, cada una con sus propias características y casos de uso adecuados. Dedicar tiempo a conocer estos tipos de activos puede ayudarte a encontrar la mejor solución para tus necesidades.

Veamos algunos ejemplos que te ayudarán a encontrar la opción adecuada para ti:

Timly

Solución adecuada para gestionar activos informáticos, herramientas y maquinaria. Su versatilidad convierte en un gran todoterreno, ya que proporciona muchas funciones desde una plataforma intuitiva.

Adobe Experience Manager

Este programa ofrece una gestión de activos digitales sólida. Es especialmente adecuado para empresas que ya utilizan la suite de Adobe, ya que se integra bien con esta plataforma.

Canto es ideal adecuado para pequeñas empresas. Es una plataforma sencilla y fácil de usar, pero su funcionalidad y escalabilidad son limitadas.

Daminion

Esta es una opción especializada para fotógrafos y equipos pequeños. Es ideal para gestionar fototecas digitales, pero tiene problemas con archivos grandes.

Pimcore

Solución open source bastante avanzada, pero que requiere mucha personalización para ser útil. No es aconsejable si eres nuevo en los sistemas DAM.

Cloudinary

Tiene una biblioteca especializada en gestión de activos digitales que se encarga de la gestión de medios como videoclips y archivos de audio.

Un sistema basado en la nube como Timly es una gran opción, ya que te permite aumentar o reducir la escala sin invertir en infraestructura.

Timly puede adaptarse a tus operaciones actuales, e integrarse con tus sistemas existentes mediante una API, mejorando así la gestión de activos con facilidad.

Tipos de software de gestión de activos digitales

Como mencionamos anteriormente, existen muchos tipos de sistemas de gestión de activos digitales disponibles hoy en día. La elección dependerá en gran medida de tus necesidades y de tu infraestructura actual. Los tipos más comunes de software de gestión de activos digitales incluyen:

• Soluciones DAM locales
• Sistemas DAM en la nube
• Software DAM híbrido

Para la mayoría de las empresas, elegir un sistema basado en la nube como Timly es una excelente opción, ya que permite escalar hacia arriba o hacia abajo sin necesidad de invertir en infraestructura de TI. Además, un sistema como Timly puede integrarse sin problemas en tus operaciones actuales y conectarse con tus sistemas existentes mediante una API, mejorando así la gestión de activos con facilidad.

La estructura de estas bibliotecas es clave para el funcionamiento de un sistema DAM, ya que garantiza que los usuarios dispongan de una plataforma unificada para acceder, compartir y categorizar los distintos tipos de activos digitales.

Algunos ejemplos de bibliotecas de gestión de activos digitales incluyen:

• Timly: Este sistema DAM basado en la nube utiliza una biblioteca de gestión de activos digitales para almacenar, categorizar y compartir una amplia gama de activos físicos y digitales junto con sus archivos de soporte en cualquier formato que elijas.
• Cloudinary: Este sistema DAM cuenta con una biblioteca especializada en la gestión de medios. Activos digitales como videoclips y archivos de audio son fáciles de gestionar en esta biblioteca.
• Daminion: Daminion presenta una biblioteca diseñada especialmente para fotógrafos, lo que lo hace ideal para fotografías y archivos de edición de imágenes.

¿Qué tipos de bibliotecas de gestión de activos digitales existen?

Existe una gran variedad de bibliotecas de gestión de activos digitales que abarcan todo tipo de activos digitales. Algunas opciones, como Timly, están diseñadas para gestionar todo tipo de activos digitales, mientras que otras se centran en determinadas áreas. Estas áreas incluyen:

• Bibliotecas de contratos: Una colección de todo tipo de contratos, incluidos acuerdos de servicios, acuerdos de asociación y contratos de empleados.
• Registros de Formación del Personal: Repositorios digitales de materiales de formación, certificaciones y planes presupuestarios de los empleados.
• Base de Datos de Clientes: Bases de datos seguras que contienen información sobre los clientes, historiales de interacción y detalles de los proyectos.
• Manuales de Políticas y Procedimientos: Políticas, directrices y procedimientos operativos estándar de la empresa almacenados digitalmente.
• Materiales de marketing: Colecciones de activos de marketing digital como anuncios, campañas de correo electrónico y contenido de redes sociales.
• Documentos legales: Repositorios de archivos legales, documentos de propiedad intelectual y registros de cumplimiento.
• Registros de Activos Informáticos: Registros digitales de equipos informáticos, licencias de software y programas de mantenimiento.
• Archivos de Gestión de Proyectos: Archivos digitales de planes de proyectos, informes de progreso y correspondencia relacionada.
• Registros de Comunicación Corporativa: Bibliotecas de comunicaciones internas, actas de reuniones y anuncios corporativos.

Cada tipo de biblioteca DAM especializada se diseña teniendo en cuenta las necesidades específicas de industrias y sectores. Aunque tienen un enfoque claro, optar por una solución más polivalente como Timly también puede funcionar muy bien.

A diferencia de un sistema de gestión de activos análogo, las soluciones DAM funcionan únicamente en el ámbito digital, lo que facilita la localización y distribución de activos.

Algunas de las principales diferencias entre un sistema de gestión de activos digitales y uno no digital son:

• Almacenamiento centralizado. Los sistemas digitales utilizan una plataforma única para almacenar todos los activos digitales, haciéndolos accesibles desde cualquier lugar. Las variantes no digitales dependen del almacenamiento físico y la catalogación manual, que es propensa a errores y desorden.
• Búsqueda avanzada. Las soluciones digitales como Timly ofrecen funciones de búsqueda como etiquetado y metadatos para encontrar rápidamente el activo digital adecuado. Hacer esto en un sistema no digital requiere una búsqueda manual, que lleva tiempo.
• Control de acceso: Los sistemas digitales optimizan la seguridad, estableciendo permisos que solo brindan acceso a usuarios aprobados. La seguridad en un sistema no digital depende de salvaguardas físicas, que pueden ser costosas.
• Integración. Los sistemas de gestión digitales pueden integrarse con otras plataformas digitales, como los sistemas de gestión de contenidos. Esto no es posible en un sistema análogo.

Ejemplos de sistemas de gestión de activos no digitales

Una gran parte de los sistemas de gestión de activos análogos están siendo sustituidos por sus homólogos digitales. Aún así, todavía existen algunos sistemas no digitales. Éstos no dependen del software para funcionar, pero carecen de flexibilidad, y no escalables ni funcionales.  

Algunos ejemplos de estos sistemas son:

• Sistemas de archivo en papel
• Gestión del inventario físico
• Salas de archivo y almacenes
• Mediatecas analógicas
• Registros manuales de mantenimiento
• Tablones de anuncios y calendarios
• Tarjeteros

Dropbox es un servicio de almacenamiento y compartición de archivos basado en la nube, pero tiene potencial para funcionar como un sistema muy básico de gestión de activos digitales. Puede proporcionar una ubicación centralizada para el almacenamiento; cuenta con capacidades para compartir archivos; y funciones básicas de búsqueda.

Más allá de eso, Dropbox es increíblemente limitado como sistema de gestión de activos digitales.

• Cualquier forma de funcionalidad de búsqueda avanzada o metadatos.
• No hay herramientas de flujo de trabajo ni de gestión de proyectos.
• No hay forma de personalizar o integrar la plataforma con otros sistemas.
• Falta de informes o herramientas analíticas.

SAP ofrece una amplia gama de soluciones digitales, conocida como Planificación de Recursos Empresariales (ERP, en inglés). Estos sistemas se centran principalmente en los activos físicos, por lo que no es una forma viable de gestión de activos digitales.

Optar por SAP puede ofrecerte muchas herramientas que no necesitarás, pero sin tener una forma unificada de gestionar todos tus activos.

He aquí algunas razones por las que necesitas esta solución:

Eficiencia operativa

Un sistema de gestión puede fomentar una mayor colaboración, al poner los activos digitales a disposición de distintos grupos. Todo esto conduce a optimizar las operaciones de trabajo.

Seguridad de los activos y conformidad

También ofrecen controles de acceso que sólo permiten privilegios a los usuarios autorizados. Además, las copias de seguridad periódicas y el cifrado incorporado ayudan a garantizar que los activos digitales estén seguros y disponibles en todo momento.