Ejemplos de Sistemas de Gestión de Activos Digitales: Tipos y software

Objetivos clave

• Los sistemas de Gestión de Activos Digitales (DAM) son aplicaciones diseñadas para mejorar la gestión de activos.
• Estas aplicaciones son de varios tipos, como los sistemas locales, los basados en la nube y los híbridos.
• Son increíblemente útiles en una amplia gama de sectores, y ayudan a optimizar la gestión de activos de las empresas.
• Existen muchas soluciones diferentes de gestión de activos digitales, entre ellas Timly, que pretende ofrecer una solución de gestión de activos sólida y flexible.

En este artículo

What Are Examples of a Digital Asset Management System?

Los sistemas de Gestión de Activos Digitales (DAM) son plataformas de software especialmente diseñadas que permiten a las empresas almacenar, gestionar, categorizar y distribuir una amplia variedad de activos digitales, como documentos e imágenes. Estos sistemas han demostrado ser una parte importante del funcionamiento de las empresas de éxito, ya que les permiten gestionar grandes volúmenes de contenido digital desde un único lugar. Hay varias formas de utilizar este tipo de sistema, como estos ejemplos:

• Gestión de Documentos: Herramientas como Timly pueden utilizarse para organizar y realizar el seguimiento de documentos empresariales importantes, como contratos, políticas e informes. Garantiza que estos documentos sean fácilmente accesibles y se almacenen de forma segura, agilizando el proceso de recuperación y gestión de documentos.
• Seguimiento de licencias y certificaciones: Las empresas pueden utilizar Timly para gestionar registros digitales de licencias, certificaciones y otros documentos importantes. Esta función ayuda a controlar las fechas de caducidad, los requisitos de renovación y el estado de cumplimiento.
• Gestión de Inventarios Digitales: Sistemas como Timly agilizan la gestión de amplios inventarios digitales de productos o servicios para las empresas. Facilita la organización eficiente, el seguimiento y la accesibilidad de estos activos digitales, mejorando su utilización eficaz en las operaciones empresariales.
• Mantenimiento de Registros para Manuales de Formación Digitales: Los sistemas DAM pueden utilizarse para gestionar y organizar materiales y recursos de formación digitales. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los materiales que se están utilizando, su eficacia, y puede mantenerlos actualizados.
• Programas de mantenimiento y actualización de herramientas digitales: Para las empresas que dependen de herramientas y software digitales, las soluciones DAM como Timly pueden ayudar a programar y realizar un seguimiento del mantenimiento y las actualizaciones, garantizando que todas las herramientas digitales se mantengan actualizadas y funcionen de forma óptima.
• Asignación y Utilización de Activos Digitales: Gestiona y realiza un seguimiento de la asignación y utilización de activos digitales como el software.

Elegir la herramienta de gestión de activos digitales más adecuada para tu empresa garantizará que funcione como necesitas. Así que, si buscas una solución que lo haga todo y no sea demasiado difícil de configurar, considera Timly.

Aplicaciones en el mundo real

Debido a la amplia utilidad de los sistemas de gestión de activos digitales, puede resultar difícil visualizar exactamente cómo pueden aplicarse eficazmente a las empresas, sobre todo si nunca antes has utilizado este tipo de sistemas. Así que, para ayudarte a comprender mejor lo flexible que puede ser esta solución, vamos a repasar algunas aplicaciones en el mundo real de los sistemas de gestión de activos digitales. Puedes aprender qué hace un software de gestión de activos digitales en el enlace.

Logística

Las empresas que trabajan en logística pueden obtener varios beneficios al utilizar soluciones DAM como Timly. Desde mejorar la coordinación entre proveedores, distribuidores y clientes hasta optimizar el seguimiento y la recuperación de activos, estos sistemas permiten a las organizaciones de logística operar con la máxima eficiencia. Esto, a su vez, ayuda a reducir los plazos de entrega e incluso puede ayudar a orientar la toma de decisiones estratégicas de arriba abajo.

Construcción

El sector de la construcción depende de una gestión eficaz para garantizar el éxito de los proyectos. Las soluciones DAM como Timly pueden ayudar a impulsar la eficiencia creando un repositorio centralizado para activos como planos, planes de proyecto y contratos. Al tenerlos en un solo lugar, la colaboración se hace más alcanzable y optimizada. Estas herramientas también pueden ayudar con cuestiones normativas y de cumplimiento, proporcionando acceso controlado a documentos confidenciales y manteniendo registros de auditoría.

Sanidad

Las instituciones sanitarias, como los hospitales, se benefician enormemente de la potencia de los sistemas DAM para gestionar su creciente colección de activos digitales. Desde materiales educativos para pacientes hasta documentación de investigación, los sistemas de gestión de activos digitales pueden ayudar a categorizar estos datos y hacerlos fácilmente accesibles. Esto no sólo garantiza que la información esté actualizada y disponible, sino que también agiliza la colaboración.

¿Qué tipos de sistemas de gestión de activos digitales existen?

Los sistemas de gestión de activos digitales están disponibles en algunos tipos diferentes, y cada uno de ellos pretende abordar necesidades y usos específicos. Dedicar tiempo a conocer estos distintos tipos de sistemas de gestión de activos digitales puede ayudarte a encontrar el mejor para tus propósitos. Así pues, veamos a continuación algunos de los tipos más comunes de soluciones de gestión de activos digitales:

• Basado en la nube: Los sistemas DAM basados en la nube se alojan en un servidor en la nube, que requiere una conexión a Internet para acceder. Esta opción es útil si no quieres invertir en infraestructura informática y permite la escalabilidad.
• On-Premises: Las soluciones de gestión de activos digitales in situ se encuentran en la ubicación física de la empresa, por lo que necesitas tu infraestructura y hardware para esta opción. Te da mucho más control sobre la seguridad y la gestión de datos, por lo que es útil para organizaciones con necesidades de alta seguridad.
• Híbrido: Un sistema DAM híbrido reúne soluciones basadas en la nube y locales, ofreciendo una mezcla de almacenamiento local y en la nube. Es una buena opción si buscas flexibilidad en términos de almacenamiento y acceso, al tiempo que disfrutas de mayor seguridad y control.

Existen otras soluciones de gestión de activos digitales para usos especializados, como los sistemas de gestión de activos de marca para cosas como logotipos, fuentes corporativas y guías de estilo. O sistemas de gestión de activos de producto, diseñados para ayudar a gestionar los activos digitales en todas las fases de producción.

• Timly: Timly es una versátil solución de gestión de activos digitales basada en la nube, adecuada para una amplia variedad de sectores, desde activos informáticos hasta herramientas y maquinaria. Esta utilidad lo convierte en un gran todoterreno, ya que proporciona muchas funciones desde una plataforma intuitiva.
• Adobe Experience Manager: Adobe Experience Manager forma parte de Adobe Marketing Cloud y ofrece una sólida gestión de activos digitales. Es especialmente adecuado para empresas que ya utilizan la suite de Adobe, ya que se integra bien con esta plataforma.
• Canto: Canto es un sistema DAM muy adecuado para pequeñas empresas, pero limitado en cuanto a escalabilidad. Es una plataforma sencilla y fácil de usar, pero limitada en cuanto a funcionalidad.
• Daminion: Daminion es una solución DAM especializada orientada a fotógrafos y equipos pequeños. Es una buena opción para gestionar fototecas digitales, pero tiene problemas con los archivos grandes.
• Pimcore: Pimcore es una solución de gestión de activos digitales de código abierto bastante avanzada, pero que requiere mucha personalización para ser útil. No es aconsejable utilizar esta plataforma si eres nuevo en los sistemas DAM.

What Types of Digital Asset Management Software Are There?

Como ya hemos dicho, hoy en día existen muchos sistemas diferentes de gestión de activos digitales. La elección que hagas dependerá en gran medida de tus necesidades y de tu infraestructura actual. Los tipos más comunes de software de gestión digital son:

• Soluciones DAM locales
• Sistemas DAM en la nube
• Software DAM híbrido

Para la mayoría de las empresas, elegir un sistema basado en la nube como Timly es una gran opción, ya que te permite aumentar o reducir la escala sin invertir en infraestructura informática. Además, un sistema como Timly puede adaptarse sin problemas a tus operaciones actuales e integrarse con tus sistemas existentes mediante una API, mejorando así la gestión de activos con facilidad.

What Are Examples of a Digital Asset Management Library?

Una biblioteca de gestión de activos digitales es un repositorio centralizado para almacenar activos digitales. Encontrarás una biblioteca DAM en la mayoría de los paquetes de software de gestión de activos digitales, ya que es la forma principal de almacenar y categorizar los activos digitales. La estructura que proporcionan estas bibliotecas es fundamental para el funcionamiento de un sistema DAM, ya que garantiza que los usuarios dispongan de una plataforma unificada para acceder, compartir y categorizar los distintos activos digitales. Algunos ejemplos de bibliotecas de gestión de activos digitales son:

• Timly: Este sistema DAM basado en la nube utiliza una biblioteca de gestión de activos digitales para almacenar, clasificar y compartir una amplia gama de activos físicos y digitales y sus archivos de apoyo en cualquier formato que elijas.
• Cloudinary: Este sistema DAM tiene una biblioteca especializada en gestión de activos digitales que se ocupa de la gestión de medios. Los activos digitales, como videoclips y archivos de audio, son fáciles de gestionar en esta biblioteca.
• Daminion: Daminion cuenta con una biblioteca diseñada pensando en los fotógrafos, por lo que es muy adecuada para fotografías y archivos de editores de imágenes.

What Types of Digital Asset Management Libraries Are There?

Existe una gran variedad de bibliotecas de gestión de activos digitales que abarcan todo tipo de activos digitales. Algunas opciones, como Timly, están diseñadas para gestionar todo tipo de activos digitales, mientras que otras se centran en determinadas áreas. Estas áreas incluyen:

• Bibliotecas de contratos: Una colección de todo tipo de contratos, incluidos acuerdos de servicios, acuerdos de asociación y contratos de empleados.
• Registros de Formación del Personal: Repositorios digitales de materiales de formación, certificaciones y planes presupuestarios de los empleados.
• Base de Datos de Clientes: Bases de datos seguras que contienen información sobre los clientes, historiales de interacción y detalles de los proyectos.
• Manuales de Políticas y Procedimientos: Políticas, directrices y procedimientos operativos estándar de la empresa almacenados digitalmente.
• Materiales de marketing: Colecciones de activos de marketing digital como anuncios, campañas de correo electrónico y contenido de redes sociales.
• Documentos legales: Repositorios de archivos legales, documentos de propiedad intelectual y registros de cumplimiento.
• Registros de Activos Informáticos: Registros digitales de equipos informáticos, licencias de software y programas de mantenimiento.
• Archivos de Gestión de Proyectos: Archivos digitales de planes de proyectos, informes de progreso y correspondencia relacionada.
• Registros de Comunicación Corporativa: Bibliotecas de comunicaciones internas, actas de reuniones y anuncios corporativos.

Cada tipo de biblioteca DAM especializada se diseña teniendo en cuenta las necesidades específicas de industrias y sectores. Aunque tienen un enfoque claro, optar por una solución más polivalente como Timly también puede funcionar muy bien.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Activos Digitales?

Un sistema de gestión de activos digitales comprende una plataforma digital centralizada para gestionar contenidos digitales como imágenes, documentos u otros archivos multimedia. A diferencia de un sistema de gestión de activos no digital, las soluciones DAM funcionan únicamente en el ámbito digital, lo que facilita la localización y distribución de activos. Los sistemas digitales también ofrecen funcionalidad mejorada en forma de búsqueda avanzada, mayor seguridad y la capacidad de integrarse con otras aplicaciones, como los sistemas de gestión de contenidos.

¿Cuáles son las diferencias entre un sistema de gestión de activos digitales y uno no digital?

Algunas de las principales diferencias entre un sistema de gestión de activos digitales y uno no digital son:

• Almacenamiento centralizado: Los sistemas digitales utilizan una única plataforma unificada para almacenar todos los activos digitales, haciéndolos accesibles desde cualquier lugar. Las variantes no digitales dependen del almacenamiento físico y la catalogación manual, que es propensa a errores y desorden.
• Búsqueda avanzada: Las soluciones de gestión de activos digitales te ofrecen funciones de búsqueda avanzada, como etiquetado y metadatos para encontrar rápidamente el activo digital adecuado al instante. Hacer esto en un sistema no digital requiere una búsqueda manual, que lleva tiempo.
• Control de Acceso: Los sistemas digitales permiten mejorar la seguridad estableciendo permisos de usuario que sólo dan acceso a los usuarios aprobados. La seguridad en un sistema no digital depende de salvaguardas físicas, lo que resulta caro.
• Integración: Los sistemas de gestión de activos digitales permiten la integración con otras plataformas digitales, como los sistemas de gestión de contenidos. Esto no es posible en un sistema no digital.

Ejemplos de sistemas de gestión de activos no digitales

• Sistemas de archivo en papel
• Gestión del inventario físico
• Salas de archivo y almacenes
• Mediatecas analógicas
• Registros manuales de mantenimiento
• Tablones de anuncios y calendarios
• Tarjeteros

¿Es Dropbox un sistema de gestión de activos digitales?

Dropbox se vende como un servicio de almacenamiento y compartición de archivos basado en la nube, pero tiene potencial para funcionar como un sistema muy básico de gestión de activos digitales. Puede proporcionar una ubicación centralizada para el almacenamiento, capacidades para compartir archivos y funciones básicas de búsqueda. Más allá de eso, sin embargo, es increíblemente limitado como sistema de gestión de activos digitales. Carece de:

• Cualquier forma de funcionalidad de búsqueda avanzada o metadatos.
• No hay herramientas de flujo de trabajo ni de gestión de proyectos.
• No hay forma de personalizar o integrar la plataforma con otros sistemas.
• Falta de informes o herramientas analíticas.

Así que, aunque puede utilizarse como un sistema DAM rudimentario, realmente no es adecuado cuando se trata de aprovechar las ventajas que ofrece una verdadera solución DAM.

¿Es SAP un sistema de gestión de activos?

SAP es un conglomerado que ofrece una amplia gama de soluciones digitales, pero se engloban en una categoría más amplia conocida como Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Además, estos sistemas se centran principalmente en los activos físicos, por lo que no es una forma viable de gestión de activos digitales. Por tanto, optar por SAP probablemente te proporcionará muchas herramientas que no necesitarás, sin ofrecerte realmente una forma unificada de gestionar todos tus activos. En su lugar, busca una solución de gestión de activos especializada, como Timly, ya que cubrirá todas tus necesidades.

La gestión de activos digitales se está convirtiendo en una necesidad cada vez mayor debido a nuestro consumo de contenido digital. Las empresas de todos los sectores dependen de los activos digitales para funcionar, y la función de un sistema de gestión de activos digitales es contribuir a ello. He aquí algunas razones por las que necesitas esta solución en los tiempos modernos:

Eficiencia operativa

Las soluciones DAM crean una plataforma centralizada para todos los activos digitales, lo que ayuda a reducir el tiempo necesario para encontrar los activos adecuados. También agiliza muchos de los procesos implicados, como la carga por lotes o el etiquetado automático, liberando aún más recursos. También puede fomentar una mayor colaboración al poner los activos digitales a disposición de distintos grupos. Todo esto conduce a reducir la redundancia en las operaciones del lugar de trabajo y ahorra mucho tiempo a quienes trabajan en él.

Seguridad de los activos y conformidad

Los sistemas DAM son una forma fantástica de aumentar la seguridad de los activos digitales, ya que ofrecen sólidos controles de acceso que sólo permiten privilegios a los usuarios autorizados. Además, las copias de seguridad periódicas y el cifrado incorporado ayudan a garantizar que los activos digitales estén seguros y disponibles en todo momento. En términos de cumplimiento, estas soluciones garantizan que los activos se utilizan correctamente y de acuerdo con la normativa legal más reciente. Esto incluye incluso aspectos como las licencias de software, para que las empresas tengan menos probabilidades de actuar de forma contraria a la normativa.