Application pour inventaire : gardez le contrôle depuis mobile !

Le 21ème siècle a du bon, et il apporte notamment des solutions pour simplifier le quotidien, et notamment la gestion des stocks. Une application pour inventaire, par exemple, permet de simplifier cette tâche en rendant les informations accessibles, actualisées et centralisées via des appareils mobiles.

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employée montrant une application pour inventaire sur un ordinateur

Célie BacconnierExperte en gestion d'inventaire Min

Principaux enseignements :

Une application pour inventaire facilite le suivi des actifs en offrant un accès direct aux données depuis un smartphone ou une tablette.
Le stockage cloud sécurisé garantit la conformité RGPD et protège les informations critiques.
Des outils comme les calendriers intégrés ou les alertes automatiques assurent un suivi précis des maintenances et inspections des actifs.
Les solutions gratuites ou open source présentent des limites en termes de sécurité des données et de continuité du service.

Dans cet article :

Qu'est-ce qu'une application pour inventaire ?
Comment fonctionne une application pour inventaire ?
Application pour inventaire gratuite : est-ce une bonne solution ?
Les risques d’une gestion des stocks gratuite ou open source
Retour aux sources : un logiciel en français, c'est la base
Gestion d'inventaire : les 6 arguments imbattables de Timly
Bonus : c’est une solution pour optimiser votre gestion des stocks
Comment choisir le bon logiciel de gestion ?
FAQ sur l'application pour inventaire

Qu’est-ce qu’une application pour inventaire ?

Une application pour inventaire est une solution conçue pour aider les structures à gérer et suivre efficement leurs actifs et leurs stocks. Disponible sur mobile sous forme d’application, et sur mobile, tablette et ordinateur sous forme de web app, l’application pour inventaire a pour vocation de centraliser les informations essentielles liées au parc matériel ainsi qu’aux stocks, permettant ainsi une planification précise des opérations. C’est une solution de plus en plus adoptée par les établissements publics (mairies, écoles), les associations ainsi que les entreprises de toutes tailles. Ces apps sont en effet devenues incontournable au quotidien pour maintenir un contrôle optimal sur les inventaires.

À quoi est-ce qu’elle sert ?

L’application pour inventaire, à l’image d’un couteau-suisse, offre de nombreuses possibilités. Elle vous permet notamment de :

Gérer les stocks et les actifs

Le propre d’une bonne application pour inventaire est d’offrir des fonctionnalités permettant de gérer et suivre les actifs. La gestion des stocks doit également être intégrée, afin de pouvoir anticiper les entrées et sorties des stocks, et prévenir les ruptures de stock en un clic.

Gérer la maintenance

L’application pour inventaire idéale permet de gérer toute une palette d’actifs, et notamment des équipements et machines. Dans ce contexte, le choix d’une app qui intègre une solution de GMAO (gestion de la maintenance) est essentielle afin d’assurer la gestion des échéances ainsi que les opérations de maintenance.

Fournir des données sur le parc matériel et les stocks

Toutes les informations du bout des doigts : c’est la promesse de l’application pour inventaire. Cette dernière permet de fournir des informations détaillées sur le parc matériel, depuis n’importe où grâce à son accès mobile.

deux employés dans un entrepôt consultent leur application pour inventaire sur une tablette

Comment fonctionne une application pour inventaire ?

La base pour gérer les actifs d’une entreprise entière avec une seule application pour inventaire … C’est Timly ! C’est la plateforme de gestion d’inventaire sur laquelle les informations se rejoignent, bien protégées par des précautions de sécurité conformes au RGPD et un système d’autorisations granulaire. L’avantage : un simple appareil connecté à Internet est nécessaire pour y accéder.

Chaque actif est accompagné d’un code-barres ou d’un QR code Timly. Le scan de ceux-ci permet d’accéder au profil numérique des actifs scannés. Un smartphone ou une tablette avec une caméra intégrée suffit. Aucun matériel supplémentaire n’est nécessaire.

En termes de possibilités de contenu, il n’y a pratiquement aucune limite en raison des champs et catégories personnalisables dans Timly. En plus des informations générales telles que le nom et les données techniques, il y a de la place dans le profil pour les affectations aux personnes ou aux lieux ainsi que les consignes d’utilisation et les informations de maintenance. De plus, il y a un calendrier pour chaque actif, dans lequel les dates des inspections à venir et de la maintenance sont renseignées.

Les employés ont la possibilité de signaler directementles défauts des actifs directement dans l’application pour inventaire Timly. Les processus de réparation y sont également documentés, grâce à l’ajout de commentaires, d’instructions, de fichiers PDF et de photos. Tout est stocké de manière centralisée.

Simple, mais pas basique : la solution numérique

Soyons honnêtes, et positifs : une application pour inventaire transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs stocks et leurs actifs. C’est simple : chaque actif (qu’il s’agisse d’une machine, d’une voiture, d’un meuble, d’un consommable…) est enregistré dans une base de données centralisée, accessible depuis n’importe quel appareil connecté. Ce système repose souvent sur l’utilisation de QR codes ou de codes-barres, scannables directement depuis un smartphone ou une tablette.

Une gestion des actifs simplifiée grâce à la centralisation

Prenons l’exemple de Timly. Une fois qu’un actif est scanné, l’application affiche instantanément son profil complet : localisation, état actuel, historique des réparations, prochaine date d’inspection, ou encore consignes d’utilisation. L’ensemble de ces informations est stocké de manière sécurisée dans un cloud, garantissant une accessibilité rapide et une protection des données conforme au RGPD.

La clé pour exceller dans sa gestion du matériel

En pratique, cela signifie que les équipes peuvent suivre et gérer les équipements en temps réel, signaler des défauts ou des anomalies directement depuis l’application, et recevoir des alertes automatiques pour les tâches critiques comme la maintenance ou les réapprovisionnements. Avec ce type d’outil, fini les erreurs liées aux fichiers Excel ou les pertes de temps à chercher son matériel. Tout est organisé, automatisé et accessible en quelques clics, ce qui facilite considérablement le quotidien des équipes.

Plus de 600 entreprises, écoles et villes font confiance à Timly

Découvrez Timly en action

(Carte de crédit non requise)

Application pour inventaire gratuite : est-ce une bonne solution ?

Non. Ou plutôt, non dans la majorité des cas. En réalité, tout dépend de votre usage et de vos exigences. Dans les boutiques d’applications (Apple Store, Google Play Store…), on retrouve pléthore d’apps gratuites destinées à divers usages. L’intention des développeurs est souvent de convaincre les clients de la qualité de leur produit et de les fidéliser. Lorsque ces projets ne sont pas amateurs, ils sont généralement financés par la publicité ou les achats intégrés.

Mettre en place l’infrastructure nécessaire pour pouvoir gérer l’inventaire d’une entreprise entière avec une application est chronophage et requiert beaucoup de savoir-faire de la part des développeurs. De plus, les responsables ont besoin de sécurité de planification lorsqu’ils s’appuient sur une solution logicielle pour un domaine aussi important que la gestion des stocks.

Timly est un fournisseur reconnu qui compte de nombreux clients satisfaits : des entreprises de secteurs et d’envergures différentes, avec un ressenti commun : Timly est la solution complète de gestion d’inventaire numéro 1. En choisissant l’application pour inventaire Timly, vous optez pour une solution mature et éprouvée, sans mauvaises surprises.

Les risques d’une gestion des stocks gratuite ou open source

Une application pour inventaire avec stockage sur le cloud est un choix judicieux. Avec des applications provenant de développeurs inconnus, il est souvent impossible de savoir où les données sont réellement stockées. Cela constitue non seulement un critère d’exclusion selon les exigences de conformité au RGPD dès lors que des données personnelles sont incluses, mais vous vous exposez également à des risques conséquents si vous confiez des données nécessaires aux processus opérationnels à un fournisseur sans accords contractuels appropriés. Il existe aussi le risque que le service d’hébergement soit un jour clôturé.

Le risque de compromission augmente également s’il n’y a pas d’équipe permanente de développeurs pour faire évoluer une application et réagir aux vulnérabilités de sécurité connues dans les bibliothèques utilisées. Timly dispose de développeurs compétents et expérimentés qui travaillent chaque jour à améliorer le logiciel. Les corrections de bugs et les correctifs de sécurité sont appliqués en continu. Gérer ses actifs avec l’application pour inventaire Timly signifie sécurité et continuité.

Sans être des solutions empoisonnées, ce sont des alternatives à éviter

Les solutions open source ou gratuites peuvent sembler attractives, mais elles présentent des risques considérables pour les opérations des entreprises. Des données mal protégées ou un service qui disparaît soudainement peuvent entraîner des ruptures de stock imprévues, compromettant la sortie des consommables et d’autres processus critiques.

une employée consulte son application pour inventaire Timly sur tablette afin de vérifier ses stocks

Retour aux sources : un logiciel en français, c’est la base

L’utilisation de l’anglais dans l’environnement professionnel est devenue une évidence compte tenu de l’internationalisation des équipes . En même temps, il arrive parfois qu’on oublie que les employés plus âgés en particulier, qui ont rarement besoin de l’anglais dans leur vie quotidienne, rencontrent des problèmes de compréhension inutiles si un logiciel n’a qu’une interface utilisateur en anglais. Cela entraîne des retards évitables en raison de demandes de clarification et, dans le pire des cas, des erreurs de fonctionnement.

Le nec plus ultra : une plateforme disponible dans plusieurs langues

Les logiciels gratuits qui n’ont pas été développés en France n’ont souvent pas de guides d’utilisation en français ou sont “au mieux” mal traduits. Timly est une solution internationale et vous propose une application pour inventaire en français (également disponible dans d’autres langues, dont l’anglais). Les employés peuvent choisir la langue qui leur convient, sans que cela impacte les autres utilisateurs. C’est une solution idéale pour les équipes internationales.

Logiciel de gestion d’inventaire utilisé par nos clients

Actifs informatiques & Mobilier

Suivi du matériel

Gestion de la maintenance

Gestion de stocks

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Gestion d’inventaire : les 6 arguments imbattables de Timly

Nous avons listé 6 arguments imbattables de la solution de gestion d’inventaire Timly :

Adieu les (interminables) recherches :L’application pour inventaire Timly permet de savoir en temps réel où se trouvent les ressources de travail nécessaires. Par exemple, vous ne perdrez plus jamais de temps à rechercher une scie circulaire.
Plus besoin de saisie en double : La base de données de Timly est utilisée pour toutes les tâches nécessaires. En plus de la gestion des actifs et des stocks, cela inclut, par exemple, la gestion de la maintenance, la localisation, la signature numérique et bien plus encore.
L’attribution numérique nominative favorise une manipulation soigneuse : Lorsqu’un outil est attribué de façon nominative à une personne responsable dans Timly (ce qui est signifié dans le dossier personnel numérique dudit actif), il a été constaté que cette personne en prend davantage soin en raison de la responsabilité personnelle.
Accès aux documents importants sur place : Les employés ont un accès permanent aux instructions nécessaires, mais aussi aux protocoles de test, par exemple dans le cadre des inspections.
Élimination des processus de travail fastidieux : Plus une tâche est intuitive et permet de gagner du temps, plus il est probable qu’elle soit effectuée rapidement.
Pas besoin d’ouvrir son propre réseau avec Timly : Chaque service en ligne hébergé depuis son propre réseau augmente le risque d’une attaque par des cybercriminels. À l’inverse, Timly propose un hébergement sécurisé et conforme au RGPD.

Bonus : c’est une solution pour optimiser votre gestion des stocks

Améliore la visibilité sur vos inventaires

Une bonne gestion des stocks commence par une visibilité en temps réel. Une application pour inventaire comme Timly permet de localiser et de suivre vos actifs de manière intuitive et efficace.

Facilite la réduction des ruptures de stock

Les ruptures de stock peuvent avoir un impact significatif sur les opérations. En intégrant une application pour inventaire, les entreprises peuvent anticiper les besoins et garantir la disponibilité des ressources.

Réduit les pertes de matériel

Une gestion des stocks dans la web app Timly permet de réduire significativement les pertes, car elle offre un aperçu détaillé du parc matériel, ainsi qu’un système d’attribution numérique des actifs et des stocks aux employés.

Un employé consulte l'application pour inventaire Timly sur sa tablette

Comment choisir le bon logiciel de gestion ?

Il doit être adapté à vos besoins spécifiques

Chaque entreprise a des besoins uniques en matière de gestion. Une application pour inventaire doit être en capacité de s’adapter à votre structure, et ne surtout pas être figée dans ses possibilités. Par exemple, Timly se module totalement aux besoins des entreprises qui la choisissent, offrant une solution logicielle de gestion des stocks vraiment sur mesure.

Il doit améliorer la collaboration au sein des équipes

Un logiciel de gestion efficace doit faciliter la collaboration entre les différents départements. Par exemple, son accessibilité est un point majeur à prendre en compte. Souhaitez-vous que vos employés puissent accéder au logiciel depuis ordinateur ? Ou depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur) via une web app ? Aussi, aimeriez-vous que tous vos employés aient accès au logiciel, mais avec des types d’accès différents ?

Il doit garantir la sécurité de vos données

Que vous choisissiez un logiciel de bureau ou bien une web app, le but reste le même : garantir la sécurité de vos données. Vérifiez que la solution de votre choix soit conforme aux règlementations en vigueur à ce sujet (voir le règlement RGPD), et soit en capacité stocker et protéger vos données. Avec une solution comme Timly, vos données sont sécurisées et conformes aux réglementations en vigueur, garantissant ainsi une gestion sereine et fiable de vos actifs.

FAQ sur l’application pour inventaire

Pourquoi gérer ses stocks avec une applicartion pour inventaire ?

Une application pour inventaire simplifie le suivi des stocks en temps réel, réduit les erreurs humaines et optimise la gestion des ressources. Avec une solution comme Timly, vous pouvez accéder facilement à vos données sur mobile, tablette et ordinateur, vous permettant de gérer et suivre vos stocks depuis n’importe où.

Quels sont les avantages d'une application pour inventaire ?

Une application pour inventaire offre de nombreux avantages. Elle permet notamment une gestion des stocks en temps réel, évitant ainsi ruptures et surstockage. Elle centralise les informations, permettant une collaboration fluide entre les équipes. En intégrant des données telles que les dates d’expiration ou les numéros de série, elle améliore le contrôle qualité et réduit les pertes. De plus, elle offre des analyses détaillées pour anticiper les besoins futurs, favorisant ainsi une gestion proactive des ressources.

Comment choisir la bonne solution ?

Pour choisir la bonne application pour inventaire, privilégiez une solution intuitive et facile à utiliser, offrant un suivi en temps réel et des fonctionnalités personnalisables. Assurez-vous qu’elle est fiable, régulièrement mise à jour et évolutive pour accompagner la croissance de votre entreprise.

Quelle différence entre application pour inventaire et logiciel de gestion des stocks ?

Une application pour inventaire est axée sur la mobilité et le suivi en temps réel, idéale pour les tâches simples et rapides via smartphone. Un logiciel de gestion des stocks, plus complet, intègre des fonctionnalités avancées comme la gestion des commandes et des rapports détaillés. Le choix dépend entièrement de vos besoins !