Plan de maintenance : sécurisez votre matériel avec un logiciel

Dans cet article :

• Un logiciel de gestion d’inventaire pour améliorer l’efficacité et la durée de vie des équipements
• Le modèle de plan de maintenance conçu avec Excel n’est plus adapté
• Plan de maintenance : Word et les formulaires imprimés ne sont pas à la hauteur de l’objectif
• Un plan de maintenance géré depuis une app
• Solution pour suivre correctement la documentation de la maintenance
• Plan de maintenance numérique : dépôt de fichiers PDF et autres documents
• Modèle de plan de maintenance : intégration gratuite avec Timly
• Plan de maintenance numérique pour gérer les machines : le nouvel outil des entreprises

Un logiciel de gestion d’inventaire pour améliorer l’efficacité et la durée de vie des équipements

Le modèle de plan de maintenance conçu avec Excel n’est plus adapté

Les listes provenant de programmes de tableur tels qu’Excel ne sont généralement disponibles qu’au bureau de manière centralisée et sont difficiles à traiter sur place, sur les chantiers de construction ou dans les ateliers. Cela n’est plus conforme à l’évolution actuelle, car les informations circulent toujours à travers plusieurs endroits et, dans la plupart des cas, au moins une double saisie doit être effectuée. Timly propose un concept fondamentalement différent. Toutes les informations se retrouvent dans une base de données centrale basée sur le cloud. L’accès est possible avec un appareil final connecté à Internet.

Le logiciel de gestion d’inventaire Timly ne montre à l’utilisateur que les données dont il a besoin à un moment donné. Les ajouts et mises à jour sont possibles depuis n’importe quel endroit grâce à des champs de saisie optimisés. Les informations sont toujours disponibles là où elles doivent être traitées. Tous les départements impliqués ont accès au même état mis à jour quotidiennement. Vous n’avez pas besoin de créer un plan de maintenance séparé avec Timly. Une fois que toutes les dates pertinentes ont été saisies pour la première fois, notre logiciel prend en charge cette tâche et crée un plan de maintenance intuitif.

Plan de maintenance : Word et les formulaires imprimés ne sont pas à la hauteur de l’objectif

Le terme “maintenance” est défini de manière plus détaillée dans la norme NF ISO 31051. On y fait une distinction entre :

• Inspection
• Maintenance
• Amélioration

Dans la plupart des cas, cette séparation stricte ne devrait pas jouer un rôle pratique lorsque les machines doivent être entretenues selon un plan de maintenance. Il sera plutôt courant dans de nombreuses entreprises de réaliser toutes les inspections nécessaires, la maintenance et les réparations d’une machine lors d’une seule date si possible. Avec Timly, vous pouvez vous passer de documents Word imprimés et de consignes de maintenance du fabricant.

En utilisant des modèles numériques, le plan de maintenance peut être utilisé pour vérifier et réparer les machines exactement selon les spécifications souhaitées. Une gestion uniforme peut être assurée sans avoir à distribuer des listes et des formulaires révisés aux employés en temps opportun. La mise à jour dans la mémoire centrale est tout à fait suffisante. Ensuite, toute personne autorisée y a accès en temps réel.

Un plan de maintenance géré depuis une app

L’application de gestion d’inventaire Timly garantit une utilisation pratique et intuitive. Contrairement à Excel, elle est optimisée pour les smartphones et les tablettes. L’accès aux profils des machines et des installations est possible en scannant simplement le code-barre de l’équipement ou bien son QR code Timly. Cela facilite le travail sur site avec le plan de maintenance en utilisant des instructions étape par étape, même dans des conditions météorologiques et d’éclairage difficiles.

De plus, l’application permet un échange d’informations fluide. Les défauts peuvent être signalés directement et le processus de réparation ultérieur reste transparent grâce au suivi intégré. Cela permet d’éviter les demandes, les chaînes de reporting fastidieuses par conséquent les dépenses inutiles. Timly poursuit bien plus d’objectifs que la simple gestion optimale du matériel via un plan de maintenance, l’application sert également à d’autres fins. Cela inclut l’assignement et la planification flexibles des actifs à des employés et à des lieux.

Cela garantit également que les équipements n’ont pas besoin d’être recherchés lorsque des travaux de maintenance sont nécessaires, ils sont localisables rapidement via Timly.

Solution pour suivre correctement la documentation de la maintenance

Pour que les machines soient entretenues conformément au plan de maintenance, une documentation minutieuse est importante. Des détails tels que les pièces de rechange ou les lubrifiants utilisés ainsi que les quantités utilisées doivent être enregistrés. À l’ère numérique, les documents PDF modifiables sont idéaux à cette fin. Au fil du temps, cela crée un historique complet de tous les travaux de maintenance, de réparation et d’inspection effectués. Cela apporte toute une série d’avantages. Chaque employé peut vérifier que sa machine est en bon état avant de commencer à travailler.

En cas d’inspections par l’autorité de surveillance du commerce, tous les relevés d’inspection nécessaires sont disponibles sans délai et d’une qualité optimale. Les formulaires remplis à la main ne sont parfois pas facilement lisibles en raison des conditions souvent difficiles sur site avec la saleté et les influences climatiques. De plus, un transfert dans un ou plusieurs systèmes numériques doit avoir lieu. Cela est inefficace et sujet aux erreurs.

En cas de réclamation de garantie, Timly vous permet de prouver facilement au fabricant que vous avez effectué l’entretien des machines selon le plan de maintenance. La documentation précise des travaux de maintenance permet également de mieux calculer les coûts réels d’exploitation d’un équipement pendant sa durée de service prévue. Même les machines et les systèmes très sujets aux réparations sont rapidement repérés de cette manière. Cela garantit davantage de professionnalisme et d’économies de coûts dans la gestion de la maintenance.

Plan de maintenance numérique : dépôt de fichiers PDF et autres documents

Timly centralise les informations importantes aux processus de travail dans l’entreprise. Par conséquent, la possibilité de conserver des dossiers numériques du personnel a également été mise en place. Le planificateur de maintenance intégré est utilisé pour entretenir les machines selon un plan de maintenance précis. Cependant, il est souvent nécessaire que le personnel opérationnel dispose de certifications ou d’autres preuves lors de l’exécution de leurs activités.

Cela s’applique en particulier aux personnes chargées de travaux d’inspection et de maintenance dans des domaines liés à la sécurité, tels que les électriciens. D’une part, la gestion des rendez-vous garantit que les formations de recyclage ou les renouvellements de tests ne sont pas oubliés dans la routine quotidienne stressante. D’autre part, les employés chargés des tâches de contrôle disposent toujours de tous les certificats nécessaires. Ces derniers sont à toujours à jour dans l’application Timly.

Modèle de plan de maintenance : intégration gratuite avec Timly

Partout où des données doivent être traitées, la question de la compatibilité des formats de fichier se pose régulièrement. Si un fabricant utilise un format propriétaire non divulgué, cela peut entraîner des problèmes lorsqu’il s’agit d’importer des données externes ou d’exporter des données importées. Timly utilise des formats compatibles pour l’échange de fichiers.

Si votre modèle de plan de maintenance doit répondre à certaines exigences, vous pouvez simplement intégrer le document nécessaire dans Timly. De cette façon, vous ne serez pas confronté à des obstacles inutiles si vous souhaitez utiliser un plan de maintenance numérique pour entretenir des machines à l’avenir.