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Timly, une solution flexible au service de FlexOffice

Avez-vous déjà ressenti la délicieuse sensation d’être exactement au bon endroit, au bon moment ? FlexOffice propose des espaces de travail qui ont été pensés exactement pour que vous ressentiez cela.

Photo de l'un des espaces de travail de FlexOffice

Comme son nom l’indique, cette entreprise suisse propose une solution flexible aux entreprises : 11 emplacements dans 4 villes différentes, divers espaces selon les besoins (d’un seul bureau à une salle complète), et in fine… 23 703 m2 dans lesquels tout s’aligne pour pouvoir parfaitement travailler. Et, surtout, des millions de bonnes raisons de venir travailler chez FlexOffice, qui propose une solution idéale aux entreprises : une flexibilité et une expérience qu’on ne peut trouver que chez eux. Chaque m2 chez FlexOffice est infusé d’une aura particulière : le design léché, le service aux petits soins, la localisation idéale et les énergies productives créent cette recette unique.

FlexOffice est créatrice d’une nouvelle ère, une nouvelle façon de travailler. Ce cas pratique raconte comment Timly accompagne au quotidien cette structure novatrice.

FlexOffice

Date de fondation

2018

Emplacements

11 (en Suisse)

Secteur

Hospitalité

Actifs

5 000 objets

Le challenge : gérer le matériel de plusieurs lieux

FlexOffice s’est retrouvée face à un défi qui a du bon : la grandeur de ses rêves. FlexOffice s’est lancée en voyant les choses en grand en termes de volumes de ses espaces, mais aussi d’avenir. L’ambition : multiplier les emplacements au fil des années. Il s’agissait de trouver une solution logicielle qui puisse soutenir FlexOffice d’un point de vue logistique, dans sa gestion des équipements et du mobilier ; et qui soit en mesure de grandir et de se moduler au rythme de la croissance de la start-up suisse.

“Les fichiers Excel avec des listes n’étaient pas envisageables. Nous avions besoin d’un outil pour tout coordonner.”

Thorsten Münchow (Responsable de la gestion des emplacements, FlexOffice)

Thorsten Münchow, responsable de la gestion des sites chez FlexOffice

Thorsten Münchow, employé chez FlexOffice, utilise Timly pour gérer le matériel des différents emplacements

Dès ses débuts, donc, FlexOffice s’est attelée a trouver une solution de gestion d’inventaire. Après un pitch et une phase de test, le choix s’est porté sur Timly. Thorsten Münchow l’affirme aujourd’hui :

“Si vous choisissez Timly, faites-le dès le commencement (de votre entreprise).  C’est un succès.”

La mission de Timly était de fournir une solution afin de gérer le parc matériel (du mobilier aux cabines insonorisées en passant par les tableaux magnétiques) des locations existantes et de celles à venir. L’objectif pour FlexOffice était de pouvoir gérer les divers actifs matériels répartis sur les différents sites, et de mettre en place des processus logistiques pérennes.  

“On dirait que Timly a toujours été là. En fait, mon équipe ne se souvient même pas d’un fichier Excel.”

La solution : mettre en place une gestion du matériel pérenne et connectée

L’apport de Timly dans le quotidien de FlexOffice se concrétise en ressources économisées : du matériel, de l’argent mais aussi et surtout du temps. FlexOffice a grandi avec le système Timly et a mis en place des processus pérennes : dès qu’un nouveau meuble arrive, un QR code Timly lui est apposé, est scanné depuis mobile et enregistré dans le logiciel de gestion d’inventaire. Les informations importantes le concernant (prix, dimensions, commentaires…) sont ajoutées.

Utiliser Timly prend tout son sens dans les actions du quotidien (enregistrer un nouvel objet, en assigner un autre à un client qui le souhaite dans l’espace qu’il loue…). Mais Timly est aussi particulièrement apprécié par FlexOffice lors des rapports bi-mensuels pour le service de comptabilité. Cette étape consiste par exemple à vérifier que les meubles récemment achetés sont bien en stock, et où. Il leur suffit d’ouvrir Timly pour le vérifier en quelques clics.

“Du point de vue de la charge de travail, Timly facilite la vie de FlexOffice. C’est accessible pour tout le monde.”

Thorsten Münchow (Responsable de la gestion des emplacements, FlexOffice)

QR code Timly apposé sous une table chez FlexOffice

Le mobilier FlexOffice est équipé de QR codes Timly

Fonctionnalités les plus utilisées :

Scanner de code-barres intégré

FlexOffice utilise les QR codes Timly au quotidien. Ceux-ci sont apposés sur les actifs (mobilier, matériel…). Ils sont une porte d’accès vers les actifs : le scan d’un QR code conduit directement au dossier numérique de l’actif

Disponible partout depuis mobile

Dans un environnement de travail qui exige de se déplacer fréquemment, FlexOffice apprécie particulièrement de pouvoir utiliser de manière totalement mobile. Au delà du confort pratique que cela représente, c’est un vrai gain de temps. 

De manière générale, FlexOffice apprécie particulièrement que Timly soit disponible en version mobile. L’équipe a accès à toutes les informations importantes depuis n’importe où. Si, par exemple, un employé a besoin d’un sofa particulier pour le mettre dans une salle, il lui suffit d’ouvrir Timly pour savoir où le chercher. La documentation de la data en temps réel est au cœur des processus. FlexOffice s’est constitué une base de données riche, qu’elle peut consulter par exemple pour voir lesquels de ses canapés ont été les plus appréciés par ses clients. Les reportings sont en mesure de fournir ce genre d’informations, permettant à FlexOffice d’adaper encore plus finement son offre.  

“Timly nous permet d’être plus rapides, plus efficaces, très transparents.”

Salle d'un espace de travail FlexOffice

Aperçu de l’une des salles de Dino, la nouvelle location fraîchement ouverte par FlexOffice à Zürich

Le résultat : du temps économisé et un parc matériel bien géré

Avec Timly, FlexOffice est aussi flexible dans sa gestion du matériel que dans son modèle d’espaces de travail novateur. Les flows liés aux équipements mobiliers sont parfaitement gérés. D’une pièce, d’une location et d’une ville à l’autre, FlexOffice suit et gère son inventaire. Timly est fier d’accompagner FlexOffice dans cette mission, leur permettant de se concentrer sur ce qu’ils font de mieux : leur travail. Comme les entreprises qu’ils accueillent au quotidien et auxquelles ils permettent d’avoir une seule chose à penser : leur travail, dans un endroit qui a été spécialement pensé pour cela.

“La plus grande réussite grâce à Timly, c’est le temps. Nous économisons tellement de temps.” 

Thorsten Münchow (Responsable de la gestion des emplacements, FlexOffice)

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