Timly, eine flexible Lösung für FlexOffice
Haben Sie schon einmal das Gefühl gehabt, genau zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu sein? FlexOffice bietet Arbeitsplätze an, an denen Sie genau dieses Gefühl erleben können.
FlexOffice ist ein Schöpfer einer neuen Ära, einer neuen Art des Arbeitens. In dieser Fallstudie wird beschrieben, wie Timly diese innovative Struktur in der täglichen Arbeit unterstützt.
FlexOffice
Gründungsjahr
2018
Standorte in der Schweiz
11
Branche
Gastgewerbe
Inventarisierung
~5.000 Objekte
Die Herausforderung: Verwaltung des Inventars an verschiedenen Standorten
FlexOffice stand vor einer großen Herausforderung: die Größe der Träume. FlexOffice begann groß zu denken, was das Volumen der Räume und die zukünftigen Ambitionen anging. Das Ziel war es, die Standorte im Laufe der Jahre zu vervielfachen. Die Aufgabe bestand darin, eine Softwarelösung zu finden, die FlexOffice bei der logistischen Verwaltung von Möbeln und dem Gerätemanagement unterstützt und sich an das Wachstumstempo des Schweizer Start-ups anpassen kann.
„Excel-Dateien mit Listen kamen für uns nicht in Frage. Wir brauchten ein Tool, um alles zu koordinieren.“
Thorsten Münchow (Head of Location Management, FlexOffice)
Thorsten Münchow, Head of Location Management bei FlexOffice, nutzt Timly, um das Equipment für die verschiedenen Vermietungen zu verwalten.
Schon in der Anfangsphase machte sich FlexOffice auf die Suche nach einer Lösung für die Bestandsverwaltung. Nach einem Pitch und einer Testphase fiel die Wahl auf Timly. Thorsten Münchow, Head of Location Management bei FlexOffice, sagt heute:
„Wenn Sie sich für Timly entscheiden, tun Sie es von Anfang an. Es ist ein Erfolg!“
Die Aufgabe von Timly bestand darin, eine Lösung für die Verwaltung des Ausstattungsinventars (von Möbeln über schalldichte Kabinen bis hin zu Magnettafeln) bestehender und zukünftiger Standorte bereitzustellen. Das Ziel von FlexOffice war es, die verschiedenen Objekte, die über verschiedene Standorte verteilt sind, zu verwalten und nachhaltige logistische Prozesse zu etablieren.
„Es ist, als wäre Timly schon immer da gewesen. Tatsächlich kann sich mein Team nicht einmal an eine Excel-Datei erinnern.“
Die Lösung: Implementierung eines nachhaltigen und vernetzten Gerätemanagements
FlexOffice wuchs mit dem Timly-System und etablierte nachhaltige Prozesse: Wann immer neue Möbel eintreffen, wird ein Timly-QR-Code angebracht, mit dem Handy gescannt und in der Inventarsoftware erfasst. Wichtige Informationen dazu (Preis, Maße, Kommentare, etc.) werden digital hinzugefügt.
Die Verwendung von Timly ist bei alltäglichen Vorgängen sehr sinnvoll (Registrierung eines neuen Artikels, Zuweisung eines Artikels an einen Kunden, der ihn in einem von ihm gemieteten Raum haben möchte…). Aber auch bei den zweimonatlichen Berichten für die Buchhaltung wird Timly von FlexOffice besonders geschätzt. Dieser Schritt besteht zum Beispiel darin, zu überprüfen, ob die kürzlich gekauften Möbel auf Lager sind und wo sie sich befinden. Die Mitarbeiter brauchen nur Timly zu öffnen, um dies mit ein paar Klicks zu überprüfen.
„Von der Arbeitsbelastung her gesehen, macht Timly das Leben von FlexOffice einfacher. Es ist für jeden zugänglich.“
Thorsten Münchow (Head of Location Management, FlexOffice)
FlexOffice-Möbel sind mit Timly-QR-Codes ausgestattet
Vorwiegend genutzt:
Integrierter Barcode-Scanner
FlexOffice verwendet täglich Timly QR-Codes. Diese werden an Objekte (Möbel, Geräte, etc.) angebracht. Sie dienen als Verbindung zu den Assets: Das Scannen eines QR-Codes führt direkt zur digitalen Akte.
Mobil überall verfügbar
In einem Arbeitsumfeld, das häufige Mobilität erfordert, schätzt man an FlexOffice besonders die Möglichkeit, Timly vollständig mobil nutzen zu können. Abgesehen von der praktischen Bequemlichkeit ist dies eine echte Zeitersparnis.
Generell schätzt FlexOffice besonders, dass es Timly auch in einer mobilen Version gibt. Das Team hat von überall aus Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise ein bestimmtes Sofa, um es in einem Arbeitsbereich aufzustellen, braucht er nur Timly zu öffnen, um zu wissen, wo er es finden kann. Die Datendokumentation in Echtzeit ist das Herzstück der Prozesse. FlexOffice hat eine reichhaltige Datenbank aufgebaut, in der sie zum Beispiel nachsehen können, welche ihrer Sofas von ihren Kunden am meisten genutzt wurden. Durch diese Informationen kann FlexOffice sein Angebot weiter verfeinern.
„Mit Timly können wir schneller, effizienter und transparenter arbeiten.“
Thorsten Münchow (Head of Location Management, FlexOffice)
Zimmer mit Aussicht: Zurich Dino ist FlexOffice’s neuester Standort
Das Ergebnis: Zeitersparnis und ein gut verwalteter Bestand
Der Beitrag von Timly im täglichen Leben von FlexOffice zeigt sich in eingesparten Ressourcen: Ausrüstung, Geld und vor allem Zeit. Mit Timly ist FlexOffice in seiner Bestandsverwaltung ebenso flexibel wie in seinem Arbeitsplatzmodell. Die Veränderungen der Möbelausstattung werden perfekt verwaltet. Von einem Raum, einem Standort und einer Stadt zur anderen überwacht und verwaltet FlexOffice sein Inventar. Timly ist stolz darauf, FlexOffice bei dieser Aufgabe zu begleiten und ihnen zu ermöglichen, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: ihre Arbeit. So wie die Unternehmen, die sie jeden Tag empfangen und denen sie erlauben, nur an eines zu denken: ihre Arbeit, an einem Ort, der speziell dafür konzipiert wurde.
„Der größte Gewinn dank Timly ist die Zeit. Wir sparen so viel Zeit.“
Thorsten Münchow (Head of Location Management, FlexOffice)