Les missions d’un agent de sécurité désormais soutenues par un logiciel

Dans cet article :

• L’impact d’un logiciel de sécurité au travail
• Qui peut devenir agent de sécurité ?
• Les missions d’un agent de sécurité
• Peut-on donner des instructions en tant qu’agent de sécurité ?
• Missions d’un agent de sécurité et organisation
• Une formation facile à justifier
• Missions d’un agent de sécurité : édition des PDF de suivi depuis un appareil mobile
• Coup de projecteur sur le domaine de la santé
• Missions d’un agent de sécurité : les secteurs de la santé optimisés avec Timly

L’impact d’un logiciel de sécurité au travail

Parmi les missions d’un agent de sécurité les plus importantes, on retrouve la responsabilité d’agir en tant que personne de contact experte pour toutes les questions relatives à la sécurité dans l’entreprise. L’agent de sécurité agit en tant que multiplicateur pour les autres employés et est également la personne de contact de l’entreprise pour la mise en œuvre des mesures nécessaires en matière de santé et de sécurité.

Afin d’accomplir efficacement les missions d’un agent de sécurité, la personne nommée à ce poste doit idéalement avoir une vue d’ensemble complète de toutes les questions relatives à la sécurité dans l’entreprise. Avec un logiciel de gestion d’inventaire global tel que Timly, il est possible de connecter les actifs de l’inventaire ainsi que les compétences du personnel au monde numérique, pour mieux les gérer et optimiser. Cela constitue une base idéale pour l’agent de sécurité qui peut ainsi vérifier les processus de travail et effectuer des évaluations pertinentes en matière de sécurité sans perdre beaucoup de temps.

Afin de détailler les missions d’un agent de sécurité, cet article se concentre sur les lois et les exigences allemandes.

Qui peut devenir agent de sécurité ?

L’obligation de nommer un responsable de la sécurité est stipulée dans les réglementations de la Sécurité sociale allemande (DGUV). Selon l’article 20 du Règlement 1 de la DGUV, cela est obligatoire dans les entreprises de plus de 20 employés. Le nombre d’employés à sélectionner dépend des circonstances spécifiques.

Les critères sont les suivants :

• la présence de risques d’accidents et de santé dans l’entreprise
• la proximité du représentant de la sécurité avec les employés en termes d’espace et de temps
• une proximité technique avec le domaine d’emploi
• le nombre total d’employés

Cela signifie qu’uniquement un employé de son propre domaine d’expertise qui est régulièrement sur place peut être considéré pour remplir les missions d’un agent de sécurité.

Les missions d’un agent de sécurité

Contrairement aux activités des médecins du travail et des spécialistes de la sécurité au travail, les missions d’un agent de sécurité sont volontaires. La personne issue du personnel de l’entreprise veille au respect des réglementations nécessaires pendant l’exécution des activités normales et sensibilise aux risques éventuels d’accidents et de santé. Par exemple, l’une des tâches d’un représentant de la sécurité est de veiller à ce que les dispositifs de protection prescrits et les équipements de protection individuelle soient mis à la disposition du personnel.

Il fait également partie des missions d’un agent de sécurité de défendre les intérêts des employés en matière de sécurité au travail, mais aussi de travailler à la mise en œuvre de réglementations appropriées pour prévenir les risques pour la santé liés au travail. Le représentant de la sécurité doit également recevoir la formation nécessaire pour accomplir les tâches qui lui sont confiées.

Peut-on donner des instructions en tant qu’agent de sécurité ?

Le représentant de la sécurité n’est fondamentalement pas destiné à être un organe de contrôle, mais un conseiller. Il doit avoir une vision globale des mesures de prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles dans l’entreprise et signaler les lacunes liées à la sécurité.

C’est là que le logiciel et l’application de gestion d’inventaire de Timly interviennent. En fin de compte, tous les équipements de travail peuvent y être enregistrés. Des informations importantes sont stockées directement dans le profil d’un actif, telles que des instructions relatives à la sécurité pour la manipulation des machines. Le lien avec le dossier numérique du personnel dans Timly, dans lequel sont stockées des informations sur les employés et leurs qualifications, permet à l’officier de sécurité d’avoir une vue d’ensemble complète.

Cela s’applique non seulement à l’état adéquat des outils, mais également, par exemple, à la formation requise et à la preuve de l’utilisation des outils.

Missions d’un agent de sécurité et organisation

La mise en œuvre concrète des missions d’un agent de sécurité avec Timly peut être bien illustrée par les exigences très complexes dans le secteur des soins. Timly met en œuvre sa solution d’inventaire selon le concept de logiciel en tant que service (SaaS) et est basé sur le cloud.

Il va de soi qu’elle est sécurisée selon les dernières normes techniques. Le fournisseur garantit le traitement des données conforme au RGPD. En conséquence, le réseau très sensible d’une pratique ou d’une clinique n’a pas besoin d’être ouvert vers l’extérieur. Néanmoins, les employés autorisés tels que le responsable de la sécurité peuvent accéder aux données de n’importe où. Ils ont simplement besoin d’un appareil terminal avec accès Internet.

Les profils des actifs à enregistrer sont flexibles et peuvent être remplis avec les informations requises dans chaque cas particulier. Les documents tels que les certificats de test du Contrôle technique de sécurité (STK) ou du Contrôle technique médical (MTK) peuvent être stockés directement dans le profil d’un élément d’inventaire. Ils sont ainsi disponibles pour inspection à tout moment.

Pour un accès facile aux informations, Timly propose une application d’inventaire optimisée pour les smartphones et les tablettes. Chaque article inventorié dans Timly dispose d’un calendrier de maintenance qui notifie les personnes responsables et, si désiré, le responsable de la sécurité des rendez-vous à venir.

Il y a une transparence totale pour tous les employés concernant l’équipement de travail utilisé. La possibilité simple de vérifier l’état de maintenance d’un dispositif médical est la condition idéale pour remplir les tâches d’un responsable de la sécurité.

Une formation facile à justifier

La prise en compte de la sécurité opérationnelle inclut toujours des informations personnelles sur le personnel. Les certificats de qualification requis sont-ils disponibles ? Des renouvellements de de formations doivent-ils être effectués ? Afin de pouvoir répondre à de telles questions lors d’enquêtes sur les accidents et les maladies professionnelles, une documentation structurée des faits pertinents est importante.

Timly propose un logiciel de gestion de formation spéciale pour la tenue d’un dossier personnel numérique. Cela permet de vérifier à tout moment les qualifications et les certificats nécessaires. La fonction calendrier est utilisée pour gérer les rendez-vous personnels. Avant d’attribuer des tâches spécifiques aux employés, les responsables peuvent vérifier si les exigences personnelles nécessaires ont été satisfaites.

Missions d’un agent de sécurité : édition des PDF de suivi depuis un appareil mobile

En règle générale, la mise en œuvre de mesures de sécurité et de santé au travail doit être documentée. Dans ce cas, l’enregistrement et le traitement numériques des formulaires ainsi que des listes de contrôle sont utiles. L’inspection des machines pour détecter les déficiences liées à la sécurité et d’autres mesures visant à garantir la santé et la sécurité au travail peuvent être enregistrées directement dans Timly à l’aide de l’appareil utilisé.

Les formulaires PDF importés et remplissables sont adaptés à cet effet. De cette manière, un historique permanent des inspections effectuées est créé.

Coup de projecteur sur le domaine de la santé

Les associations d’assurance responsabilité civile des employeurs dans divers domaines spécialisés publient souvent des directives et des formulaires traitant, par exemple, de l’évaluation des risques dans des domaines de travail spécifiques, relatifs par exemple au secteur de la santé. On y fait une distinction entre les risques dans le contexte des soins ambulatoires ou des soins hospitaliers, mais également dans d’autres domaines spécialisés tels que la médecine vétérinaire.

En raison de son universalité, Timly convient à la fourniture d’informations transversales. De cette manière, les personnes responsables peuvent soutenir leurs propres employés qui assument les missions d’un agent de sécurité.