Gestion de stocks Excel : quelle alternative pour être plus efficace ?

Dans cet article :

• Profitez des avantages d’un logiciel professionnel
• La gestion de stocks Excel, est-ce vraiment professionnel ?
• La gestion d’inventaire avec scanner de code-barres
• Gestion de stocks Excel rime avec plus de travail manuel 
• Timly : pour une gestion dynamique des stocks, avec documentation
• Gestion de stocks : Excel au placard, détrôné par un logiciel spécialisé 

Profitez des avantages d’un logiciel professionnel 

L’utilisation d’Excel pour la gestion d’entrepôt semble évidente. Le package Microsoft Office est disponible dans presque toutes les entreprises. Il n’y a donc pas de coûts supplémentaires pour son utilisation. De plus, presque tous les employés peuvent utiliser le programme de manière rudimentaire. Cependant, il est intéressant de remettre en question l’efficacité de l’approche consistant à réaliser la gestion de stocks Excel.

Le logiciel – malgré toutes les mises à jour et les améliorations – est désormais sur le marché depuis près de quarante ans. L’approche généraliste faisait probablement partie du modèle de réussite – tout peut être résolu d’une certaine manière avec une liste Excel. Mais le monde du travail a changé, il est devenu plus dynamique. Il est donc intéressant de se tourner vers un logiciel spécialisé de gestion d’entrepôt avec des fonctionnalités telles que la connexion cloud, un scanner de codes-barres et la fourniture d’une application spécialisée pour smartphones et tablettes.

Timly s’est spécialisé dans le domaine de l’inventaire et de la gestion d’entrepôt. Cela se traduit par une facilité d’utilisation et une intégration dans vos flux de travail. Les nombreux retours d’expérience démontrent qu’il existe un potentiel d’augmentation de l’efficacité et d’économie de temps de travail.

La gestion de stocks Excel, est-ce vraiment professionnel ?

Bien sûr, les versions actuelles d’Excel n’ont que peu de points communs avec le programme des années 1980. Les macros élaborées et les formules sophistiquées transforment souvent un modèle de feuille de calcul sur Excel en un masque d’entrée et de sortie impressionnant de complexité. Cependant, c’est également le danger si Excel est utilisé pour la gestion d’entrepôt.

Plus le modèle de liste est complexe, plus la probabilité d’une utilisation incorrecte est élevée, ce qui rend difficile la gestion de stocks Excel. Les champs de saisie doivent généralement être sélectionnés manuellement et mis au premier plan. Les erreurs, comme glisser dans la colonne, peuvent avoir des conséquences désagréables et sont difficiles à localiser par la suite.

D’autres problèmes incluent la capacité multi-utilisateur et l’accès depuis des appareils mobiles. Pour permettre l’utilisation depuis le réseau, les administrateurs doivent mettre en place une infrastructure correspondante ou l’installer sous forme de Microsoft Office 365, pour lequel des frais sont facturés. L’utilisation d’Excel en déplacement via un smartphone, comme c’est possible avec un logiciel de gestion d’entrepôt, reste plus une option théorique.

En revanche, Timly fonctionne avec une base de données performante conçue pour la multi-utilisation. Toutes les informations concevables peuvent y être stockées. Néanmoins, l’utilisateur ne voit que les enregistrements de données actuellement requis. La connexion cloud permet aux employés d’accéder à la base de données de gestion d’entrepôt avec n’importe quel appareil compatible Internet.

L’application, spécialement conçue pour les appareils mobiles, garantit que l’exploitation reste possible même par faible luminosité ou mauvaises conditions météorologiques, par exemple dans les halls de production ou sur les chantiers. En revanche, si vous choisissez la gestion de stocks Excel, il est généralement inévitable de maintenir les sorties de marchandises une fois qu’elles ont été consommées par le client.

La gestion d’inventaire avec scanner de code-barres

Une solution possible pour simplifier l’inventaire est l’utilisation de scanners de codes-barres. En principe, cela peut déjà être mis en œuvre si vous utilisez un modèle de gestion de stocks Excel. Cependant, sans coûts supplémentaires, cela n’est possible que de manière très rudimentaire via la fonction de recherche intégrée.

Bien que cela simplifie le processus de recherche, dans la plupart des cas, cela ne conduit pas l’employé vers le champ de saisie requis, dont le contenu n’est généralement pas le terme recherché. Surtout lorsque des tableaux doivent être traités et ne peuvent pas être entièrement affichés sur un écran, une telle solution de contournement est laborieuse et coûte un temps de travail précieux.

En revanche, si vous achetez un modèle de gestion externe sur Excel, il existe un risque d’incompatibilités après les mises à jour. Surtout dans le domaine de la production, cela constitue un grand obstacle si différents développeurs sont les interlocuteurs en cas d’erreurs. Dans le logiciel de gestion de stocks, Timly, le scan du QR code ou du code-barres d’un article redirige directement vers son profil numérique avec toutes les informations importantes (planification, maintenance, géolocalisation…). En cas de questions ou de problèmes, une équipe de support professionnel est disponible.

L’un des grands atouts de Timly est que même après l’introduction de la solution de gestion d’entrepôt et d’inventaire, il y a un échange entre les clients et les développeurs. De cette manière, plusieurs solutions sur mesure ont déjà été développées en collaboration et font maintenant partie intégrante du logiciel.

Un exemple impressionnant en est la fonction astucieuse d’auto-inventaire que Timly a développée en collaboration avec son client SodaStream. Cela vous permet de suivre votre inventaire et votre équipement de travail même en télétravail. Pour en savoir plus sur cette passionnante histoire avec SodaStream, cliquez ici.

Gestion de stocks Excel rime avec plus de travail manuel 

La gestion des stocks consiste à maintenir les stocks à jour. Si vous optz pour la gestion de stocks Excel, un travail manuel est souvent nécessaire. Avec le logiciel de gestion des stocks de Timly, vous pouvez gérer activement votre inventaire et vos stocks. Après avoir scanné leQR  code, les entrées et les sorties peuvent être effectuées d’un simple scan puis clic. L’historique des retraits reste visible en permanence. Le contrôle des niveaux de remplissage est également intégré. Si le niveau de stock descend en dessous d’une valeur spécifiée, le système notifie automatiquement les employés responsables ou les prestataires de services externes.

Timly : pour une gestion dynamique des stocks, avec documentation

Un modèle de gestion de stocks Excel apporte rarement une valeur ajoutée pratique. Les colonnes deviennent soit inutilement grandes, rendant la feuille de calcul de gestion de stocks Excel confuse, soit l’image est à peine visible.

Dans Timly, il est possible de stocker des documents de toutes sortes pour un article. Il est également possible d’ajouter des photos, ce qui est très pratique pour la fonctionnalité de documentation des défauuts et dommages. Une photo de profil peut être attribué à un article dans l’inventaire Timly, ce qui signifie que lorsqu’un profil est consulté pour un article, une image s’affiche immédiatement. Cela contribue grandement à l’utilisabilité intuitive.