Inventur Software mit Barcode: Bestandsaufnahme effizient digitalisieren
Es müssen keine Listen geführt werden, Ergebnisse werden in Echtzeit im System gespeichert. Eine Barcode Scanner Inventur sorgt für intuitives Vorgehen. Dadurch sinkt die Fehlerquote, Nacharbeiten sind nicht erforderlich. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme lassen sich nahtlos aus Timly in die Buchhaltung überführen – dank umfangreicher Exportmöglichkeiten und vorbereiteter Schnittstellen.
Wesentliche Erkenntnisse:
- Eine spezialisierte Inventur Software mit Barcode Scanner unterstützt alle gängigen Inventurarten. Sie bietet dafür verschiedene optimierte Funktionen.
- Die Handhabung eines Barcode Scanners ist intuitiv und zeitsparend. Zudem sinkt die Fehleranfälligkeit, da Ergebnisse nicht manuell weiterverarbeitet werden müssen.
- Die Nutzung von Barcode Scanner Software für Inventarisierung und Bestandsaufnahme bietet zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden. In der Regel werden dadurch zudem Kosten eingespart, da weniger Arbeitszeit aufgewendet werden muss.
Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:
- Was ist eine Inventur Software mit Barcode-Funktion?
- Vorteile der Inventur mit integrierter Barcode-Scanner-Lösung
- Barcode Scanner Inventur: Arten der Erfassung und Einsatzmöglichkeiten
- Inventur mit Barcode Scanner Software in der Praxis
- Praxisbeispiele: Inventur Software mit Barcode Scanner im Einsatz
- Alternativen und Grenzen: Excel, kostenlose Tools & Co.
- So finden Sie die passende Inventur Software mit Barcode Scanner
- Häufig gestellte Fragen zu Inventur Software mit Barcode
Dank der innovativen Inventur-Software mit Barcode-Scanner haben Sie von überall aus einen Überblick über Ihr Inventar
Was ist eine Inventur Software mit Barcode-Funktion?
Eine Inventur Software mit Barcode profitiert von der Möglichkeit, Daten platzsparend in einem QR-Code einzubetten. Darin können beliebige Informationen wie Individualnummern und Shortcuts zum Öffnen von Anwendungen hinterlegt werden. Die Inhalte werden durch die integrierte digitale Erfassungslösung automatisch interpretiert. Auf diese Weise entfallen manuelle Eingaben nahezu vollständig.
In der Praxis bedeutet dies, dass bei einer Inventarverwaltung wie Timly lediglich der QR-Code in der App eingescannt werden muss. Ist der Inventurmodus aktiviert, sind keine weiteren Schritte notwendig.
Der Scanvorgang wird im System registriert und der verknüpfte Artikel ist bestätigt. Durch die hohe Fehlertoleranz der QR-Codes ist die Erfassung auch bei schlechten Sicht- und Wetterverhältnissen problemlos möglich.
Vorteile der Inventur mit integrierter Barcode-Scanner-Lösung
- Zeitersparnis: Die Handhabung einer Barcode Scanner Software ist bedeutend einfacher als ein manuelles Zählen von Artikeln und Übertragen in Listen. Bei Maschinen und Werkzeugen entfallen auch die Suche nach Typschildern und der zeitaufwändige Abgleich von Artikelnummern. Das spart wertvolle Arbeitszeit.
- Fehlerreduktion: Das Zählen von Massenartikeln führt leicht zu Fehlern. Auch mit jeder Übertragung von Zetteln in digitale Listen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Ungenauigkeiten kommt. Durch den Einsatz des digitalen Lesegerätes sind keine Zählprozesse notwendig.
- Echtzeit-Transparenz: Jede Erfassung eines Artikels wird umgehend in der zentralen Datenbank abgespeichert. Dadurch ist der Fortschritt der Erfassung stets nachvollziehbar. Gerade auch bei der permanenten Inventur steigert dies die Übersichtlichkeit des Prozesses.
- Mobile Nutzung: Die Inventurfunktion ist essenzieller Bestandteil der Inventarverwaltung. Daher kann die Bestandsaufnahme jederzeit mit der mobilen App durchgeführt werden. Dabei ist es egal, ob Mitarbeiter sich am Firmensitz, vor Ort beim Kunden oder im Homeoffice befinden. Dank der cloudbasierten Anbindung besteht für Berechtigte von überall Zugriff auf den zentralen Datenbestand.
- Integration ins Tagesgeschäft: Bei der permanenten Inventur wird die Bestandsaufnahme irgendwann im laufenden Jahr vorgenommen. Durch die Inventur App mit Barcode-Funktion kann dies etwa im Rahmen von Wartungen erfolgen. Es sind dazu keine Vorbereitungen notwendig. Die Mitarbeiter benötigen dafür nur ihr Smartphone und die entsprechenden Berechtigungen im System.
Die Timly Software in der Anwendung
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(Keine Kreditkarte notwendig)
Barcode Scanner Inventur: Arten der Erfassung und Einsatzmöglichkeiten
Vom Gesetzgeber sind verschiedene Möglichkeiten vorgesehen worden, die körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen. Verantwortliche haben die Wahl, die für ihre individuellen Voraussetzungen am besten geeignete Variante einer Inventarverwaltung zu nutzen.
Wir haben eine kurze Übersicht der unterschiedlichen Inventurarten zusammengestellt. Darauf basierend gehen wir auf die Anforderungen an die verwendete Inventur Software mit Barcode Scanner ein.
Timly unterstützt alle drei Arten durch die integrierten Funktionen. Dabei können Sie wählen zwischen den unterschiedlichen Softwarepaketen Inventur Light, Inventur Pro und dem Add-on Delegierte Inventur.
So lassen sich alle Anforderungen maßgeschneidert abdecken:
- Digitales Lagerbuch: Durch die einfache Zuweisung und Rückgabe von Artikeln per Barcode Scanner und die Dokumentation von Materialverbrauch erfüllt Timly die Anforderungen an das digitale Lagerbuch. Der aktuelle Bestand lässt sich jederzeit in der Inventarverwaltung feststellen.
- Erhöhter Hardwarebedarf: Die App von Timly ist als cloudbasierter Dienst umgesetzt. Zudem kommt sie als Web-App zum Einsatz, die im Browser eines beliebigen Mobilgerätes aufgerufen werden kann. Dadurch können Aushilfskräfte auch private Smartphones nutzen. Es muss darauf nichts installiert werden, die Daten werden dort nur temporär abgelegt.
- Benutzerverwaltung: Die feingranulare Berechtigungsverwaltung ermöglicht es, Aushilfen nur die für die Bestandsaufnahme benötigten Rechte einzuräumen.
- Inventurmodus: Es kann für alle Organisationseinheiten, angelegte Container oder auch Mitarbeitern zugeteiltes Inventar eine Bestandskontrolle angefordert werden. Auf Wunsch lässt sich hier auch die delegierte Erfassung wählen.
Inventur mit Barcode Scanner Software in der Praxis
Bei der Erfassung wird jeder Inventargegenstand in der Inventarverwaltung seinem Standort und bei Bedarf einem Container zugewiesen.
Entsprechend kann eine Bestandserhebung für jeden Verbund durchgeführt werden. Bei einer Stichtagsinventur ist dies etwa die gesamte Niederlassung, bei einer permanenten Inventur beispielsweise nur ein einzelner Container wie ein Kundendienstfahrzeug. Ebenso ist es möglich, einen Mitarbeiter zum Bestätigen der zugewiesenen persönlichen Ausstattung aufzufordern.
Der Fristenplaner erinnert Verantwortliche zeitgerecht an die fällige Bestandsaufnahme. Diese ist dann in wenigen Schritten erledigt:
- Aufruf der Inventur in der Timly App
- Aktivierung über den Start-Button
- Einscannen der zugeordneten Gegenstände
- Abschließen der Erfassung mittels digitaler Unterschrift
- Optionales Erstellen eines PDF-Belegs über die erfolgreiche Durchführung
Integration von Barcode-Scannern, Software-Lösungen und Mobilgeräten
Möglich sind daher folgende Konstellationen:
- Integrierte Kamera des Smartphones oder Tablets
- Externer USB-Barcode-Scanner am PC oder Laptop
- Externe oder integrierte Kamera am PC oder Laptop
Cloud-Lösung & Datensicherheit bei Barcode Scanner Software
Dafür setzt Timly auf das Konzept von Software-as-a-Service (SaaS). Die eigentliche Anwendung läuft auf einem Cloudserver. Anwender melden sich über eine schlanke Web-App im Browser an und haben dort den vollen Funktionsumfang.
Gerade für die Inventarisierung bringt dies viele Vorteile. Es sind keine lokalen Installationen und Konfigurationen nötig. Überall, wo eine Internetverbindung besteht, ist die Software einsatzbereit. Dafür muss das Firmennetzwerk nicht geöffnet werden. Die Inventarverwaltung läuft autark auf einem abgesicherten Cloudserver mit separater Benutzer- und Rechteverwaltung.
Die Administration des Servers gehört zum Service des Anbieters. Dieser garantiert auch die DSGVO-Konformität, die etwa durch verschlüsselte Datenübertragung und sichere Authentifizierungsmechanismen gewährleistet wird.
Über 600 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly
Praxisbeispiele: Inventur Software mit Barcode Scanner im Einsatz
Die digitale Inventarverwaltung wird in immer mehr Unternehmen zum Standard. Hierzu zählt etwa SodaStream, einer der weltweit größten Hersteller für Wassersprudelgeräte. Dort wird Timly für IT-Asset-Inventarisierung eingesetzt.
Eine Besonderheit ist dabei die Funktion der Selbstinventur. Diese wurde in Zusammenarbeit mit SodaStream entwickelt und ermöglicht es, die Bestandsaufnahme remote durchzuführen.
Mit der Timly-App kann SodaStream auch das IT-Equipment der Mitarbeiter im Home Office erfassen
Auch die Pädagogische Hochschule Bern steht jedes Jahr vor Herausforderungen, wenn die Inventur ansteht. Dort dauerte alleine die Bestandsaufnahme der ausgegebenen Schlüssel zwei Wochen. Für die Erhebung des Mobiliars wurden drei Wochen benötigt.
Durch den Einsatz von Timly erfolgt nunmehr ein Tracking in Echtzeit. Der Bestandsabgleich kann damit deutlich effizienter gestaltet werden.
Die Verantwortlichen des IT-Service-Dienstleisters Cobus Systems setzen ebenfalls auf Timly. Dabei nutzen sie insbesondere die Barcode Scanner Software, um einen vollständigen Überblick aller Assets im Unternehmen zu behalten. Der Ansatz hierbei ist es, alle relevanten Artikel mit QR-Code-Etiketten zu versehen und so dauerhaft in der Inventarverwaltung verfolgen zu können.
Alternativen und Grenzen: Excel, kostenlose Tools & Co.
Unternehmen benötigen heutzutage meist eine große Anzahl kostenpflichtiger Software. Um die laufenden Kosten zu begrenzen, stellt sich immer die Frage, ob die Funktionen der Inventarverwaltung auch mit einer vorhandenen Lösung wie Excel oder einer kostenfreien Alternative abgedeckt werden kann.
Dabei müssen einige Stärken und Schwächen betrachtet werden, die wir nachfolgend aufgeführt haben.
Tabellenkalkulationsprogramm
- Ausgereiftes Produkt mit gutem Support
- Lizenz zumeist bereits vorhanden
- Freie Vorlagen oft verfügbar
- Handhabung ist Mitarbeitern in der Regel vertraut
Nachteile
- Schwierigkeiten bei gleichzeitigem Zugriff über das Netzwerk
- Bedienung oft nur auf großem Bildschirm sinnvoll möglich
- Universalität geht häufig zulasten der Benutzerfreundlichkeit
Freeware/Open-Source
- Anschaffungskosten entfallen
- Lizenzrechtliche Freiheit
- Anpassungen bei freiem Quellcode möglich
Nachteile
- Kein Support, oft verzögerte Updates und Fehlerbehebungen
- Erhebliche Kosten durch erhöhten Aufwand bei Installation und Konfiguration, insbesondere Einrichtung des Netzwerkes
- Fehlende Planungssicherheit, da kein Nutzungsvertrag existiert
Wo Inventur Software mit Barcode Scanner überlegen ist
Ist die initiale Erfassung und Kennzeichnung der Assets in der Inventarverwaltung einmalig erfolgt, kann die Bestandsaufnahme in kürzester Zeit intuitiv und ohne Fehlerpotenzial durchgeführt werden.
Nicht korrekt erfasste Gegenstände werden weiterhin im System als „offen“ angezeigt, bis sie abgearbeitet wurden. Die logische Gliederung nach Standorten und Containerobjekten minimiert den Organisationsaufwand.
Da Arbeitszeit und gleichzeitiger Produktionsausfall üblicherweise die höchsten Kosten im Rahmen einer Bestandsaufnahme verursachen, rechnet sich die Bestandsaufnahme mit der digitalen Lösung durch die bessere Effizienz bei nahezu allen Unternehmen und Organisationen.
Hier noch einmal eine Gegenüberstellung der wichtigsten Faktoren:
So finden Sie die passende Inventur Software mit Barcode Scanner
Die Auswahl der richtigen Softwarelösung hängt maßgeblich von den Anforderungen vor Ort ab. Prüfen Sie Ihre Erfordernisse an die Inventarverwaltung am besten gleich anhand unserer Checkliste.
Einen perfekten ersten Eindruck von Timly bietet Ihnen unsere unverbindliche Demo. Zudem haben Sie die Möglichkeit, eine kostenlose zehntägige Testversion freizuschalten, um die Inventur Software mit Barcode bei Ihnen vor Ort in Ruhe zu testen.
Häufig gestellte Fragen zu Inventur Software mit Barcode
Erfüllt die Inventur Software mit Barcode die rechtlichen Voraussetzungen an eine Bestandsaufnahme?
Lässt sich die Barcode-Scanner-Software mit vorhandenen Anwendungen verknüpfen?
Timly bietet zahlreiche Schnittstellen (APIs) zu Standardsoftware aus dem Bereich von Buchhaltung und Warehouse Management, etwa SAP oder Abacus. Eine dokumentierte REST-API ermöglicht zudem eigene Integrationen.
Lohnt sich der Einsatz einer speziellen Inventur Software mit Barcode Scanner auch für kleine Unternehmen?
Das hängt vom Arbeitsaufwand ab, den Sie üblicherweise für Inventarverwaltung und Bestandsaufnahme benötigen. Da keine Inventarlisten mehr erstellt werden müssen und die Erfassung per Barcode-Scanner schnell und intuitiv ist, wird üblicherweise erheblich Arbeitszeit eingespart. Die dadurch erzielte Ersparnis übersteigt die laufenden Kosten für die digitale Lagerverwaltung meist um ein Vielfaches.
In unserem ROI-Rechner können Sie die Kosten für Ihre Inventarverwaltung ganz einfach berechnen.
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