Was ist eine Inventarnummer?

Einige Bauunternehmen verwenden bereits klassische Etiketten mit einer Inventarnummer auf dem Werkzeug. Diese Nummer muss sich bei der Verwaltung am Magnetbrett oder in Exceltabellen wiederfinden. Gerade lange Inventarnummern in großen Betrieben können aber mühselig mit dem Auge zu erfassen sein. Es kann zu Zahlendrehern beim Ablesen und Vergleichen in der digitalen Tabelle oder an der magnetischen Pinnwand im Lager kommen. Schnell schiebt man den Magneten in die falsche Spalte oder erwischt die Zeile mit einer ähnlichen, aber falschen Nummer.

Damit der Trennschleifer oder die Leiter nicht aus Versehen im Wagen eines anderen Mitarbeiters vermutet wird, kann eine elektronische Erfassung der Inventarnummer helfen. Ist die Nummer beispielsweise im QR-Code integriert, brauchen Sie diese nur mit dem Smartphone oder Tablet zu scannen, wenn Sie ein Werkzeug ausleihen oder zurückbringen.

Bei einer guten Inventarverwaltungssoftware bietet die Inventarnummer Zugang zum kompletten Lifecycle-Tracking des Gerätes oder Fahrzeugs. Nach dem Kauf werden eine eindeutige Objektnummer vergeben sowie Leistungsdaten erfasst und eventuell Betriebsanleitungen und Wartungstermine hinterlegt. Künftig kann jeder Mitarbeiter die Inventarnummer scannen und auf diese Daten zugreifen.

So lässt sich auch auf der Baustelle einfach nachschauen, ob Zubehör zum verwendeten Werkzeug im Unternehmen vorhanden ist. Auch Fragen zu technischen Daten des Geräts oder seinem Alter können nun von unterwegs aus geklärt werden.

Wenn es darum geht, Möbel, Fahrzeuge, Lizenzen, Geräte oder Werkzeuge zu inventarisieren, setzen auch Unternehmen anderer Branchen gern noch auf analoge Hilfsmittel oder digitale Listen, die nur auf bestimmten Desktop-PCs verfügbar sind. Somit müssen alle Mitarbeiter für die Bestandsverwaltung immer erst in einen speziellen Raum gehen. Ist aber das Inventar (Bestandsverzeichnis) so schlecht zu erreichen, steigt die Verlockung dazu, Änderungen erst später einzutragen.

Leiht sich eine Mitarbeiterin „mal kurz“ ein Gerät der Kollegin aus und möchte deswegen nicht zum Beispiel drei Etagen tiefer in den Raum mit der Inventarliste gehen, steigt die Chance, dass sie es am Ende ganz vergisst oder noch weiter verleiht. Möchte nun eine andere Kollegin dasselbe Gerät nutzen, schaut sie zwar in der Inventarliste nach, findet aber nur den veralteten Standort. So befindet sich zwar eine Inventarnummer am Gerät, doch um diese zu entdecken, müsste man sich erst im Betrieb nach dem tatsächlichen Standort durchfragen.

Mit einer mobilen Software für die Inventarverwaltung hingegen ist die Erfassung der Inventarnummer schnell erledigt. Die Angabe, dass man sich etwas ausleiht oder zurückbringt, ist nur wenige „Klicks“ auf dem Diensthandy entfernt. Weil die Mithilfe beim Aktuell-Halten der Inventardatenbank mit Software wie Timly so einfach ist, wird vollständige Transparenz über die Aufenthaltsorte und Zustände von Inventargegenständen eher erreicht als bei der Nutzung starrer, traditioneller Hilfsmittel. Ein digitalisiertes und über eine Cloud erreichbares Inventarverzeichnis gestaltet viele Arbeitsprozesse effizienter.