Warum Sie für die Inventarisierung Software nutzen sollten
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Bei der Inventarisierung Software zu verwenden bringt viele Vorteile
Für die Inventarisierung Software zu benutzen, ist ein wichtiger Schritt zur Professionalisierung alltäglicher Abläufe. Werkzeuge, Maschinen, EDV-Ausstattung und auch Büromöbel sind nur einige Betriebsmittel, deren Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit maßgeblich für effiziente und reibungslose Geschäftsprozesse sorgen.
Für Entscheider in Unternehmen ist es von absoluter Wichtigkeit, jederzeit zu wissen, wo sich welche Arbeitsmittel befinden. Nichts ist ärgerlicher als Verzögerungen durch unauffindbare Werkzeuge oder nicht einsatzbereite Maschinen. Verwenden Sie für die Inventarisierung Software von Timly, ist es dagegen möglich, Wartungsintervalle, Defekte und Aufbewahrungsorte in Echtzeit abzurufen und Sie haben permanent einen vollständigen Überblick.
Viele Alternativen sind zu statisch oder unübersichtlich, um eine effektive Inventarverwaltung zu ermöglichen. Nutzen Sie für die Inventarisierung Excel oder eine andere Office-Software, müssen Sie sich entscheiden zwischen Übersichtlichkeit und einer feingliedrigen Kategorisierung. Die Assets in nahezu jedem Unternehmen sind einfach zu unterschiedlich, als dass sie in eine starre Vorlage passen würden.
Maschinen haben Leasing-Laufzeiten und Wartungsintervalle, Software eine befristete Lizenzdauer. Beide Merkmale treffen nicht auf Verbrauchsmaterial oder Werkzeuge zu. Auch die technischen Merkmale von Maschinen unterscheiden sich beispielsweise elementar von denen bei IT-Assets. Kommt es durch allgemein benannte Beschreibungsfelder zu Missverständnissen bei der Erfassung, führt dies zu unnötigen Nachfragen oder gar Fehleintragungen.
Der Nutzen, für die Inventarisierung Software zu verwenden, wird entsprechend geschmälert. Zudem bietet nur spezialisierte Software die Möglichkeit, durch mobile Geräte auf die Inventarliste zuzugreifen. Timly stellt hierfür eine App bereit, die auf entsprechende Bildschirmgrößen optimiert wurde und dadurch auch in Lagerhallen, Werkstätten oder auf Baustellen problemlos anwendbar ist. Inventarisierungssoftware muss vor allem einfach in der Handhabung sein, damit sie im stressigen Alltag nicht zu einer zusätzlichen Belastung wird.
Nutzen Sie für Software-Inventarisierung Freeware?
Freeware ist beliebt. Warum für etwas Geld bezahlen, das es auch kostenlos gibt? Im privaten Bereich ist diese Aussage sicherlich zutreffend. Im professionellen Umfeld birgt es unter Umständen enorme Risiken, wenn Sie für einen Schlüsselbereich wie die Inventarisierung Software verwenden, die nicht lizensiert ist. Die Entwicklung und permanente Betreuung einer komplexen Software kosten Geld.
Gleiches gilt für die Bereitstellung eines kompetenten Supports. Hier sollten Sie nicht an der falschen Stelle sparen. Durch den Erwerb einer lizensierten Software haben Sie die Garantie, ein dauerhaft funktionierendes Produkt zu erhalten. Bei auftretenden Problemen müssen nicht Ihre Mitarbeiter nach einer Lösung suchen. Dies ist Aufgabe eines erfahrenen Support-Teams, das durch seine Spezialisierung viel effektiver und schneller arbeiten kann. Zudem sollte eine moderne Inventarisierung netzwerkfähig sein.
Verwenden Sie eine lokale Lösung (On Premise), ist die Gewährleistung eines Zugriffs über das Netzwerk aufwändig. Nutzen Sie für die Inventarisierung eine spezielle Software von Timly, erhalten Sie eine sichere cloudbasierte Software, auf deren Datenbestand von überall zugegriffen werden kann, wo es eine Internetverbindung gibt.
Die Timly Software in der Anwendung
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Bei der Inventarisierung Software-Barcode verwenden
Gerade teure Werkzeuge und Maschinen müssen gut ausgelastet sein. Daher sollten sie sich möglichst ständig in Bewegung befinden. Komplizierte administrative Vorgaben zur Erfassung von Standorten und aktuellen Nutzern werden in der Hektik des Alltags häufig ignoriert oder schlicht vergessen. Abhilfe kann ein Barcode-Scanner bieten.
Für jedes Asset lässt sich ein platzsparender QR-Code ausdrucken. Durch ein simples Einscannen mittels der Inventar App kann jeder Mitarbeiter bei der Inventarisierungssoftware von Timly auf das Profil eines Assets zugreifen. Hierdurch ist es möglich, ein einfaches Check-in und Check-out für übergebene Arbeitsmittel durchzuführen. Auf Wunsch lässt sich auch der aktuelle Standort per GPS erheben und speichern.
Auch für Ihre Mitarbeiter bietet es Vereinfachungen, wenn Sie für die Inventarisierung Software verwenden. So können zu jedem Asset Informationen wie anstehende Wartungen, Ansprechpartner bei Defekten, Anleitungen und Handbücher hinterlegt werden. Auftretende Defekte kann jeder Mitarbeiter einfach per App melden.
Über 500 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly
Ist eine Hardware-Inventarisierung Excel-Vorlage ausreichend?
Hardware ist in vielen Unternehmen nur Mittel zum Zweck. Sie wird häufig gar nicht als ein eigenständiges Arbeitsmittel wahrgenommen. Wie wichtig jedoch eine vollständige und funktionsfähige Hardware für Arbeitsabläufe ist, merkt man erst, wenn sie nicht wie gewünscht funktioniert oder fehlt. Zudem stellt sie bei zunehmender Verknappung von Ressourcen einen nicht unerheblichen Kostenfaktor dar.
Hier kann eine Erfassung bei der Anschaffung sinnvoll sein und für eine bessere Übersicht sorgen. Allerdings zählen neben den klassischen Geräten wie PC, Laptop und Smartphone etliche Zubehörartikel zu den gängigen IT-Assets. Erfasst man diese in einer statischen Liste, entspricht dies nur dem Soll-Zustand zum Zeitpunkt der Anschaffung.
Bei der Hardware Inventarisierung kann die Excel-Vorlage schnell unübersichtlich werden
In der Praxis wird Zubehör nicht selten getauscht oder übergeben. Nutzen Sie für die Inventarisierung Software, ist nicht nur eine persönliche oder örtliche Zuordnung möglich. Die Software von Timly verfügt auch über einfache Abfragemöglichkeiten, mit der sich Fragestellungen wie:
➠ Was habe ich?
➠ Wo ist es?
➠ Wer hat es?
➠ …und in welchem Zustand?
schnell beantworten lassen. Hierdurch können Verantwortliche zuverlässig feststellen, wo sich Inventar befinden sollte und ob es vollständig ist. Persönliche Verantwortlichkeiten sorgen dabei für einen sorgsameren Umgang.
Die IT-Inventarisierung lässt sich für Hardware und Software gleichermaßen mit einer Inventarisierungssoftware abbilden. Gerade Software-Assets werden nach der Installation häufig nicht mehr als separates Arbeitsmittel gesehen. Viele Lizenzen sind nicht an ein Gerät gebunden, sondern können gleichermaßen fest einem Mitarbeiter oder einem Standort zugewiesen werden. Auch Abfragen zu der aktuell auf bestimmten Geräten installierten Software sind möglich.
Worauf kommt es beim Inventarisierungssoftware-Vergleich an?
Das Enterprise Asset Management (EAM) mit ausgedruckten Listen oder Excel-Tabellen durchzuführen, verursacht zunächst zwar keine Kosten. Auf diese Weise ist jedoch keine einheitliche Verwaltung unterschiedlichster Betriebsmittel von Werkzeugen über Maschinen bis hin zu IT-Assets möglich.
Wenn Sie sich entscheiden, für die Inventarisierung Software anzuschaffen, die passgenau Ihre Bedürfnisse abdeckt, sparen Sie im Endeffekt durch optimierte Arbeitsabläufe. Die aus unserer Sicht wichtigsten Kriterien für eine solche Software haben wir für Sie zusammengefasst:
1. Dynamische Kategorien:
2. Ständige Zugreifbarkeit:
3. Einfache Handhabung:
4. Sichere Datenübertragung:
5. Kompetenter Support:
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