Logiciel de gestion des ressources : ses avantages pour le commerce, l’industrie, la construction et l’administration

• Logiciel de gestion des ressources : définition et avantages
• Gérer ses biens sur Excel, c’est possible ?
• Un logiciel de gestion des ressources gratuit… Est-ce que cela fait sens ?
• Avantages d’un logiciel de gestion des ressources basé sur sur le cloud
• Conclusion

Logiciel de gestion des ressources : définition et avantages

Les ressources désignent les équipements de travail, les dispositifs et les machines : moyens tangibles ou numériques sans lesquels le travail ne peut être effectué correctement. Un programme informatique adapté à la gestion des ressources peut optimiser les processus de travail car les travailleurs qualifiés doivent passer moins de temps à préparer ou à chercher des outils ou licences, du matériel…

En plus de la gestion efficace des ressources opérationnelles, un tel logiciel permet également de s’assurer que les dates d’inspection et de maintenance ne sont plus manquées. Ainsi, Timly améliore la sécurité des opérations et peut prolonger la durée de vie de l’équipement. Pour que cela fonctionne correctement, chaque équipement est clairement enregistré dans la base de données du logiciel avec toutes les informations importantes.

Un logiciel de gestion des ressources tel que Timly montre rapidement où se trouve une ressource, c’est-à-dire quel employé l’utilise actuellement ou dans quel compartiment de stockage elle attend d’être utilisée. Pour que cela réussisse, le QR code collé sur l’appareil doit être scanné et une entrée doit être effectuée dans l’application Timly ou sur l’ordinateur à chaque fois qu’il y a un changement de localisation. Les biens intangibles peuvent être sélectionnés manuellement dans la base de données du logiciel de gestion des ressources.

Gérer ses biens sur Excel, c’est possible ?

De nombreuses entreprises gèrent encore leur inventaire manuellement, par exemple sur une feuille aimantée à un tableau, dans l’entrepôt. D’autres ont créé des listes Excel et font saisir les données de tous les employés par des individus. Ces systèmes sont sujets aux erreurs car ils dépendent de la présence et de la concentration des personnes ou de l’intégrité physique des plans d’ensemble mal sécurisés. Les informations sont rapidement perdues et des malentendus surgissent.

Sans une bonne gestion des utilisateurs et un système de gestion des droits bien pensé, même les solutions cloud auto-construites avec des tableaux téléchargés ne sont d’aucune aide. Il ne suffit pas non plus d’avoir une adresse e-mail pour chaque employé pour trouver des ressources. Il est beaucoup plus important d’avoir une documentation complète, comprenant des informations plus individuelles sur les ressources que toute feuille de calcul Excel ne peut fournir.

Qu’il s’agisse de la gestion des fournitures scolaires, de l’équipement et des outils artisanaux ou de l’équipement informatique dans les bureaux : avec un logiciel de gestion des ressources moderne, la documentation devient plus facile et plus sûre. La responsabilité de l’inventaire de l’entreprise est répartie entre presque tous les employés, de sorte que les absences ou les congés des individus ne posent plus de problème pour la gestion des ressources opérationnelles.

Un logiciel de gestion des ressources gratuit… Est-ce que cela fait sens ?

Si vous cherchez des versions à bas coût de logiciels de gestion, vous pourriez tomber sur des offres pour un logiciel de gestion des ressources gratuit. Dans la plupart des cas, cela s’occupera de certaines tâches de votre entreprise ; cependant, il ne peut pas couvrir d’autres tâches de gestion. Votre personnel continuera alors à utiliser des bouts de papier, des feuilles de calcul Excel ou des tableaux magnétiques en plus du logiciel.

Cela augmente la probabilité que la saisie de données soit oubliée car des notes devront maintenant être prises à plusieurs endroits. Cela rend la gestion des stocks inefficace et l’entreprise perd de l’argent supposément économisé ailleurs, par exemple parce que le matériel tombe en panne ou que des outils sont perdus (voir aussi la gestion des outils).

S l’expiration des contrats de licences ou de support n’est pas renseignée, cela peut avoir des conséquences coûteuses. Pensez également aux manuels d’utilisation : à quelle fréquence ces livrets sont-ils égarés, de sorte que le temps précieux des travailleurs qualifiés est passé à les chercher ou à utiliser les machines de manière incorrecte ? – Au lieu d’essayer un logiciel de gestion des ressources gratuit (ou même plusieurs), il est donc préférable de noter vos exigences spécifiques pour un logiciel de gestion d’actigs et de les soumettre à un fournisseur professionnel comme Timly.

Nous pouvons personnaliser notre logiciel de gestion des ressources pour répondre aux besoins de votre entreprise, de sorte que vous trouverez toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin dans une seule application et ne devrez plus traiter avec des solutions provisoires.

Conclusion

Un logiciel de gestion des ressources utile et efficace est aussi efficace qu’évident : investir dans un logiciel de gestion de gestion des actifs professionnel et spécialisé est moins cher à long terme que de compter sur des solutions partielles gratuites ou des méthodes provisoires encombrantes.

Vous économiserez à vos employés et à vous-même un travail administratif inutilement compliqué et des expériences frustrantes avec du matériel défectueux ou des contrats de service qui ne sont pas renouvelés à temps (hashtag compliance !) si vous investissez aujourd’hui plutôt que demain dans un logiciel de gestion d’équipement moderne et personnalisable selon vos besoins.