Faire un inventaire : c’est simple avec le bon logiciel

• Inventaire : définition et exemples
• Pour qui la gestion des biens est-elle un enjeu majeur ?
• Comment faire un inventaire précis ?
• Excel est-il (vraiment) utile pour faire un inventaire ?
• Le pouvoir d’un bon logiciel de gestion des actifs

Inventaire : définition et exemples

Il est obligatoire de faire un inventaire une fois par an, mais pourquoi ne pas savoir où se trouvent les biens de l’inventaire les autres jours de l’année ? Avoir une vue d’ensemble n’est pas seulement important et utile pendant les périodes d’inventorisation. Au contraire : les entreprises qui travaillent avec un logiciel d’inventaire adéquat ont moins d’efforts lors de l’inventaire annuel.

Un logiciel d’inventaire moderne permet de faire un inventaire tout au long de l’année. Il veille à ce qu’il y ait en permanence une vue d’ensemble des niveaux d’inventaire de manière efficace. Il gère également les dates d’inspection et de maintenance. Les entreprises qui ont investi dans un bon logiciel de gestion d’inventaire et qui le font utiliser par plusieurs employés ne seront plus confrontées aux problèmes causés par des machines, des meubles ou des outils manquants ou défectueux au quotidien.

Grâce à une gestion continue des actifs de l’entreprise avec un logiciel, faire un inventaire est directement possible en cas de demande des autorités ou de questions fiscales. Pour faire un inventaire, il est donc nécessaire de dresser une liste claire et précise de tout ce qui est disponible dans l’entreprise.

Lors de l’établissement d’un inventaire, les actifs fixes et courants ainsi que les actifs tangibles et intangibles doivent également être enregistrés en comptant, mesurant, pesant ou calculant. Les dettes de l’entreprise doivent également être répertoriées dans l’inventaire.

Avec un logiciel de gestion d’inventaire, les actifs courants peuvent être documentés facilement et sur le long terme. Ce sont des actifs qui sont présents dans l’entreprise pour la consommation, le traitement, la vente ou le remboursement ; par exemple, les matières premières en réserve ou les valeurs mobilières.

Les actifs courants ne sont donc présents dans l’entreprise que pendant une courte période. En revanche, les actifs fixes servent l’activité de l’entreprise pendant longtemps. Ils font partie des éléments d’actif à long terme et donc des composants d’actif établis dans une entreprise pendant une période plus longue, comme les brevets ou les équipements installés.

Pour qui la gestion des biens est-elle un enjeu majeur ?

Faire un inventaire signifie concilier le stock réel disponible avec les valeurs des comptes. Les entreprises qui sont légalement tenues de faire un inventaire doivent enregistrer les stocks séparément par pièces et zones. (Cela peut être facilement réalisé avec un logiciel d’inventaire comme Timly qui enregistre les emplacements des objets).

En général, un inventaire doit être réalisé au début d’une activité commerciale ainsi que lors de la dissolution ou de la vente d’une entreprise. De plus, un inventaire physique annuel est pertinent d’un point de vue comptable. D’un point de vue légal, toutes les entreprises n’ont pas l’obligation de faire un inventaire.

Ce qui est pertinent, entre autres, c’est le chiffre d’affaires des entreprises commerciales. Si celui-ci dépasse certains seuils, l’obligation de tenir des comptes s’applique. Cette obligation peut être remplie par la comptabilité en partie double, l’inventaire et les états financiers annuels.

En revanche, les petites entreprises optent souvent pour un compte de résultat et se passent d’un inventaire. Pour des raisons de droit fiscal, les entreprises non commerciales peuvent également être tenues d’établir un bilan. Dans ce cas, le service des impôts l’exigera ; là aussi, un inventaire bien tenu est recommandé.

Comment faire un inventaire précis ?

Pour faire un inventaire, le choix d’une solution logicielle est appropriée. On devra retrouver dans ce dernier les mouvements de l’inventaire, leur historique et les justificatifs d’achat. D’un point de vue pratique, les QR codes sur le mobilier de bureau, les ordinateurs, les accessoires informatiques et les équipements de fonctionnement ont fait leurs preuves.

Ceux-ci peuvent être scannés pour accéder directement à la base de données d’inventaire au bon endroit. La gestion d’inventaire conforme à la réglementation inclut les actifs et les passifs. Ces derniers, ainsi que les actifs incorporels (comme les soldes bancaires ou les brevets), peuvent être extraits du logiciel de comptabilité ou du logiciel ERP.

Faire un inventaire génère des documents de bilan qui doivent être conservés pendant dix ans. Cela peut maintenant également être fait sous forme de documents numériques. Cependant, l’inventaire ne doit pas présenter de lacunes, sinon la comptabilité sera considérée comme incorrecte, ce qui signifie que le bilan qui en découle sera considéré comme nul et non avenu.

Excel est-il (vraiment) utile pour faire un inventaire ?

De nombreuses entreprises dans le commerce, l’industrie ou d’autres secteurs gèrent encore leur inventaire manuellement. Dans le cas de l’inventaire, cela signifie que les employés et les travailleurs temporaires doivent faire un inventaire à l’aide de papier, d’un stylo et d’un presse-papier. Les quantités de matériel et les informations sur les objets sont saisies dans des listes Excel gratuites dans de nombreuses entreprises.

Ces deux approches sont assez sujettes à des pertes d’informations et à des erreurs en raison du manque de visibilité. Il est plus intéressant de faire un inventaire intégré à la routine quotidienne de l’entreprise. Avec un inventaire permanent, toutes les personnes autorisées ont une vue d’ensemble de tous les articles de votre inventaire à tout moment, par exemple, elles savent toujours quels équipements sont opérationnels et s’ils se trouvent dans l’entrepôt ou dans un véhicule.

Les biens de l’inventaire qui se trouvent au bureau à domicile sont clairement enregistrés. La gestion de l’inventaire et la réapprovisionnement des matériaux se déroulent de manière ordonnée. En bref, un bon logiciel d’inventaire permet d’économiser des coûts d’opportunité et facilite le travail quotidien des employés. La répartition des responsabilités de l’inventaire entre plusieurs personnes utilisant une application de gestion d’inventaire telle que Timly offre également une plus grande sécurité contre la perte de données que des tableaux d’inventaire Excel inflexibles