Inventaire des stocks : le guide des bonnes pratiques

Dans cet article :

• Qu’est-ce que l’inventaire des stocks ?
• Qu’est-ce qu’un décompte d’inventaire physique ?
• À quelle fréquence effectuer l’inventaire des stocks ?
• Qu’est-ce que le comptage cyclique ?
• Qu’est-ce que l’inventaire permanent ?
• L’inventaire des stocks en fin d’année comptable
• Processus d’inventorisation : l’avant, pendant et après décompte
• Inventaire des stocks avec scan de codes-barres : quand la technologie vient tout simplifier
• Timly, la solution d’inventaire des stocks 360°

Qu’est-ce que l’inventaire des stocks ?

L’inventaire des stocks consiste simplement à compter et enregistrer l’ensemble des actifs et des stocks qu’une entreprise ou une organisation détient à cet instant T. Cela peut être fait à des intervalles réguliers, comme trimestriellement ou annuellement, ou de manière continue (dans ce cas, on parle d’inventaire permanent).

L’inventaire est une pratique commerciale fondamentale, généralement nécessaire pour l’évaluation et la divulgation de l’entreprise, notamment aux services fiscaux et autres entités gouvernementales, aux investisseurs, aux membres du conseil d’administration, et il est crucial qu’un inventaire précis et vérifiable soit conservé.

De plus, avoir une vision claire des actifs de votre entreprise peut considérablement augmenter la productivité, réduire les coûts et améliorer vos opérations à de nombreux niveaux.

Cet article va bien au-delà de la portée de notre sujet actuel, alors concentrons-nous de manière plus simple et ciblée sur l’inventaire et sur la meilleure façon de gérer cette tâche importante au sein de votre entreprise ou organisation.

Qu’est-ce qu’un décompte d’inventaire physique ?

En réalité, c’est la même chose que l’inventaire des stocks. Le décompte d’inventaire physique peut se référer plus spécifiquement au processus de comptage et d’enregistrement de chaque article physique actuellement détenu par une entreprise. Cependant, les actifs d’une entreprise ne se limitent pas seulement aux niveaux de stocks physiques, mais comprennent également des actifs numériques tels que des logiciels, des dossiers d’entreprise, des instruments financiers et d’autres actifs qui ne peuvent pas être physiquement comptés, mais qui peuvent également devoir être inclus dans l’inventaire.

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À quelle fréquence effectuer l’inventaire des stocks ?

Si vous n’êtes pas sûr de la fréquence qui convient le mieux à votre entreprise, vous devriez contacter votre service juridique ou comptable ou un consultant.

Qu’est-ce que le comptage cyclique ?

Le comptage cyclique (aussi appelé “inventaire tournant”) se réfère à un inventaire des stocks divisée en plusieurs cycles plutôt que de le réaliser en une seule fois.

En utilisant ce processus, les actifs et les stocks sont souvent répartis en catégories, comme par exemple :

• Marchandises et biens vendables
• Parc informatique
• Mobilier
• Outils et équipements de maintenance
• Machines
• Véhicules et flottes

… ou toute autre classification pertinente pour cette entreprise ou organisation.

Un groupe ou une catégorie de stocks est décompté à un moment donné, et les tâches de décompte plus petites sont réparties tout au long de l’année. À la fin du cycle complet, l’entreprise dispose d’une image assez précise de l’ensemble de son inventaire.

Qu’est-ce que l’inventaire permanent ?

L’inventaire permanent est une approche plus précise et proactive du contrôle des stocks, qui consiste à mettre à jour en continu le registre des stocks d’une entreprise au fur et à mesure que des stocks sont acquis, vendus, retirés ou éliminés.

Cette approche présente de nombreux avantages, mais elle n’est généralement pas réalisable avec des procédures manuelles de comptage des stocks et nécessite vraiment une technologie plus avancée ainsi que l’automatisation et/ou l’utilisation d’une plateforme ou d’un service de gestion des stocks.

L’inventaire des stocks en fin d’année comptable

Effectuer un inventaire des stocks annuel donne généralement une idée suffisante de la quantité d’actifs actuellement détenus. Ce décompte manuel des stocks est souvent effectué à la fin de l’année civile ou fiscale, afin de mieux s’aligner sur les exigences de conformité fiscale et d’autres échéanciers de responsabilité. Même pour les petites entreprises, cependant, un seul décompte de fin d’année peut être une tâche importante et difficile à gérer, et est souvent sujette à des difficultés logistiques et des imprécisions, de sorte que de nombreuses entreprises ou organisations peuvent opter plutôt pour des décomptes plus fréquents ou un processus cyclique de comptage des stocks.

Processus d’inventorisation : l’avant, pendant et après décompte

L’inventaire des stocks d’une entreprise est une tâche importante, qu’il est préférable d’accomplir en une seule fois autant que possible, afin d’éviter la redondance, les erreurs ou les omissions. Le travail peut être fastidieux et chronophage, mais un peu de planification et de préparation peuvent aider. Des systèmes holistiques de gestion des stocks comme l’application de suivi des actifs de Timly peuvent rendre tout cela beaucoup plus facile, plus précis et complet, mais si les meilleures pratiques sont suivies, même l’inventaire manuel peut être gérable, et le décompte peut être suffisamment complet et précis.

Comment planifier un inventaire des stocks

∗ Fixez un horaire. Comme certaines opérations peuvent devoir être suspendues, choisissez un moment pour effectuer le décompte des stocks qui serait le moins occupé ou perturbateur, et qui convient bien à tout le personnel impliqué.

∗ Enregistrez de manière simple et cohérente. Concevez un formulaire papier clair, simple et facile à comprendre, et si vous utilisez des tablettes ou des téléphones, assurez-vous que tout le monde a le même logiciel, qui est également clair et facile à utiliser.

∗ Informez votre personnel. Chaque membre du personnel doit utiliser des méthodes identiques, et il doit leur être clair qui est responsable de quelle zone et de quel processus spécifique – préparation, comptage, compilation, nettoyage. Organisez une seule réunion, où tout le personnel impliqué est présent et tout le monde reçoit les mêmes informations.

∗ Vérifiez les exigences légales, statutaires et autres. Assurez-vous de savoir non seulement à qui les rapports d’inventaire doivent être divulgués – organismes gouvernementaux et régulateurs, investisseurs et membres du conseil d’administration, services comptables et juridiques internes et externes, etc. – mais exactement ce qui doit être compté, quand et comment.

Comment se préparer au comptage des stocks

∗ Suspendez les activités et les opérations. Tous les processus qui peuvent affecter la quantité, l’emplacement ou la disponibilité des stocks doivent être suspendus pendant le décompte des stocks.

∗ Préparez l’espace. Dégagez physiquement les zones autour du travail d’inventaire des stocks, de sorte que l’inventaire puisse être clairement visible, avec des panneaux ou des étiquettes si nécessaire, et il est évident ce qui a été compté ou non.

∗ Commandez des pizzas. Bon, d’accord, il n’est pas nécessaire que vous achetiez spécifiquement des pizzas. Mais il est crucial de vous assurer que vos employés restent hydratés, bien nourris et heureux pendant l’inventaire des stocks.

Inventaire des stocks avec scan de codes-barres : quand la technologie vient tout simplifier

De nombreuses structures se tournent vers la technologie pour améliorer et simplifier l’inventaire des stocks.

Cela peut inclure des logiciels propriétaires, achetés ou développés en interne, des scanners de codes-barres ou des applications de numérisation des stocks et plus encore. Cependant, de tels logiciels, matériels et services peuvent être coûteux, et leur configuration peut être longue et frustrante, et peut encore ne pas conduire à une solution de décompte des stocks idéalement claire et gérable.

C’est pourquoi les plateformes de gestion d’inventaire deviennent de plus en plus populaires pour réaliser l’inventaire des stocks. Les meilleures applications de gestion des stocks utiliseront la technologie la plus récente, offriront le processus le plus complet et exhaustif, et permettront à votre entreprise de maintenir un contrôle total, en toute sécurité car conformes au RGPD.