Gestion de stock sur Excel ou sur Timly : comparatif

Dans cet article :

•  Quels sont les bénéfices d’une solution spécialisée pour gérer son entrepôt ?
• Gestion de stock sur Excel : cherchez des réponses à vos questions ou une vraie solution
• Documentez les entrées et sorties de stocks avec un scanner de code-barres intégré
  
• Documenter son inventaire avec des photos ? C’est possible avec Timly
• Gestion de stock sur Excel : impossible de l’utiliser en réseau
• Gestion de stock sur Excel : les risques de sécurité liés à la VBA
• Gestion de stock sur Excel sans VBA : une solution d’inventaire plus complète
• Gestion de stock sur Excel : absence de support ou de service
• Un modèle de gestion de stock sur Excel ne peut pas remplacer un logiciel professionnel

Quels sont les bénéfices d’une solution spécialisée pour gérer son entrepôt ?

L’idée d’opter pour la gestion de stock sur Excel a longtemps été évidente. Les licences du logiciel sont disponibles dans la plupart des entreprises de toute façon. De plus, les employés peuvent souvent utiliser le programme au moins de manière rudimentaire. Il est vrai qu’avec un peu de savoir-faire, des fonctions étonnantes peuvent être couvertes avec une feuille de calcul Excel.

Cependant, un logiciel spécialisé de gestion des stocks comme Timly garantit que les données enregistrées peuvent être utilisées de manière beaucoup plus efficace. Cela est notamment possible grâce au concept d’une solution basée sur le cloud et à l’application incluse dans le package logiciel. Dans ce qui suit, nous présentons les possibilités offertes en comparaison avec la gestion de stock sur Excel.

Gestion de stock sur Excel : cherchez des réponses à vos questions ou une vraie solution

La gestion de stock sur Excel est un peu comme un kit de construction. Les formules et la mise en forme permettent de créer des interfaces semblables à une base de données. Pour certaines utilisations plutôt statiques, cela est souvent suffisant. Cependant, un entrepôt est probablement l’endroit le plus dynamique d’une entreprise. Les marchandises sont reçues et expédiées des dizaines de fois par jour.

De plus, les stocks ne se trouvent pas toujours au même endroit et une partie de la consommation se fait sur place, chez le client. Dans de telles situations, chaque fichier Excel atteint ses limites. Beaucoup de travail manuel est nécessaire pour que les stocks de données restent à jour.

Timly est est un logiciel en tant que service (SaaS). Notre logiciel de gestion de stocks peut être utilisé directement sur n’importe quel appareil connecté à Internet. Les stocks de données affichés sont toujours générés dynamiquement pour l’utilisateur, en fonction du contexte. Cela les rend clairs et plus faciles à traiter.

L’accès est facilement possible depuis n’importe quel endroit. Cela permet également aux employés du service client ou aux employés en télétravail de documenter leur consommation de matériel en temps réel. Des fonctions telles qu’un contrôle du niveau de remplissage avec une fonction de notification automatique complètent la commodité d’une solution spécialisée comme Timly.

Documentez les entrées et sorties de stocks avec un scanner de code-barres intégré

Pour un accès mobile à la base de données, Timly propose une application optimisée pour les smartphones et les tablettes. Les actifs enregistrés dans la gestion des stocks sont connectés à Timly via un code-barres ou QR codes. Le scan de ce dernier permet d’accéder au profil numérique Timly de l’équipement.

Aucun matériel supplémentaire n’est nécessaire pour scanner. L’appareil photo du dispositif (smartphone, tablette, ordinateur) sert de scanner de codes-barres. De cette manière, il est facile de documenter les entrées et sorties de stock directement sur place. Les données à jour sont ainsi toujours disponibles en temps réel à tous les points concernés. Si désiré, le contrôle des niveaux peut également être couplé à une fonction de commande auprès de prestataires de services externes, ce qui déclenche automatiquement une commande de réapprovisionnement lorsque la quantité tombe en dessous d’un certain seuil.

C’est précisément dans ce domaine que les solutions courantes pour Excel rencontrent les plus grandes difficultés. La capacité multi-utilisateurs est généralement partiellement disponible. L’utilisabilité des tableaux Excel sur les smartphones peut difficilement être qualifiée de pratique. Par conséquent, des étapes supplémentaires sont souvent nécessaires avec cette forme de gestion des stocks, telles que l’enregistrement temporaire et le transfert ultérieur des stocks de données dans la gestion de stock sur Excel.

Documenter son inventaire avec des photos ? C’est possible avec Timly

Dans le cadre de la gestion de stock sur Excel, la documentation quotidienne de certains actifs devient rapidement compliquée et confuse (sans compter qu’il est impossible de documenter des photos). De plus, un tel fichier présente un grand potentiel d’erreurs.

Avec l’application de gestion d’inventaire de Timly, des fichiers numériques sont créés pour chaque élément enregistré ou pour chaque catégorie d’inventaire. En plus des paramètres dynamiques tels que les quantités actuelles et l’état de commande, des images d’échantillons et tous les documents peuvent être stockés dans ces fichiers. Ils restent liés en permanence au profil de l’élément et peuvent être affichés clairement.

Par exemple, si un contrôle qualité d’une livraison de marchandises est nécessaire, cela peut être documenté directement dans Timly. Il en va de même pour des événements tels que les dommages de transport ou les pénuries de stock. Avec l’application d’inventaire de Timly, cela est possible directement sur le site de stockage sans trop d’effort.

Gestion de stock sur Excel : impossible de l’utiliser en réseau

Excel fait partie des programmes standard de la suite bureautique depuis des décennies. Il a été révisé à maintes reprises et de nouvelles fonctions ont été ajoutées. Néanmoins, Excel a été initialement conçu pour une utilisation sur un ordinateur individuel en bureau. Certains développeurs de solutions de gestion de stock sur Excel soulignent dès le départ dans leurs descriptions de produits que la capacité multi-utilisateurs n’est pas garantie.

Si cela doit néanmoins être mis en œuvre, il faut disposer d’un espace de stockage en réseau accessible depuis les postes de travail souhaités. Pour cela, le réseau de l’entreprise peut devoir être ouvert et devenir vulnérable. Les logiciels d’inventaire tels que Timly fonctionnent indépendamment du réseau de l’entreprise. Des serveurs cloud conformes au RGPD sont utilisés. Les experts de Timly se chargent de la configuration et de l’administration.

Gestion de stock sur Excel : les risques de sécurité liés à la VBA

Les fonctions nécessaires telles que la gestion des utilisateurs et des droits sont déjà intégrées dans le logiciel de gestion des stocks de Timly. Les exigences en matière de protection des données sont prises en compte en ne montrant aux utilisateurs que les données qui leur sont destinées. Dans un système de gestion de stock sur Excel, de telles fonctionnalités peuvent être réalisées grâce à des scripts externes. Cependant, cela nécessite l’activation des macros dans le logiciel Office de toutes les stations de travail y accédant.

Cela présente un risque, car les macros sont toujours une porte d’entrée prisée par les cybercriminels pour infiltrer des logiciels malveillants. Ouvrir une pièce jointe préparée peut déjà être suffisant pour recharger et activer un cheval de Troie de chiffrement. Les experts en sécurité déconseillent donc l’utilisation de scripts VBA depuis des années.

Gestion de stock sur Excel sans VBA : une solution d’inventaire plus complète

Une gestion d’entrepôt avec Excel permet d’utiliser les données collectées uniquement pour l’enregistrement des quantités. Cependant, une solution intelligente de gestion des stocks comme Timly adopte une vision holistique de l’inventaire et de l’entreposage. L’objectif est de ne stocker et de maintenir à jour chaque ensemble de données qu’une seule fois dans l’entreprise.

Ainsi, la gestion d’entrepôt de Timly se transforme en un logiciel d’inventaire en activant le mode d’inventaire. Si le stock concerne des équipements de travail, le logiciel de planification de maintenance gère les rendez-vous de toutes sortes pour les actifs enregistrés. L’intégration de traceurs GPS pour la surveillance et la documentation de la température ambiante, ainsi que des capteurs d’humidité qui avertissent en cas d’infiltration d’eau, ne sont que quelques-unes des fonctions supplémentaires possibles qui ont déjà été intégrées à Timly.

Gestion de stock sur Excel : absence de support ou de service

Si des problèmes surviennent avec une feuille de calcul Excel créée en interne, vos propres employés doivent consacrer des heures de travail pour les résoudre. Avec la solution logicielle de Timly, les utilisateurs ont également droit à un support compétent. De plus, il est établi qu’un échange étroit entre les clients et les développeurs est maintenu. Cela donne toujours lieu à des idées d’expansion ou d’optimisation pratiques des fonctionnalités.