Existe-t-il une application gratuite de gestion d’inventaire ? Avantages et inconvénients
Utiliser une application gratuite pour sa gestion d’inventaire : un choix éclairé ?
À qui convient une application gratuite de gestion d’inventaire ?
Il existe plusieurs solutions pour gérer l’inventaire. Beaucoup sont annoncés avec des attributs tels que “gratuit”, “open source” ou “facile”. Mais qu’en est-il de l’efficacité et de la fiabilité d’une application gratuite de gestion d’inventaire ? Cet article met en évidence certains des avantages et inconvénients d’une application gratuite pour gérer ses actifs afin que vous puissiez prendre une décision éclairée pour votre entreprise. 💡
Des solutions de gestion d’inventaire gratuites sont utilisées dans diverses entreprises de tous les secteurs d’activité. Souvent, lorsqu’un inventaire est dû pour la première fois ou lorsqu’il a été constaté qu’une liste structurée des machines, équipements, licences, meubles ou outils existants est nécessaire.
Par exemple, une application de gestion des actifs est utilisée pour faciliter la vérification des actifs de l’inventaire. Pour l’enregistrement annuel de toutes les ressources opérationnelles, une application gratuite de gestion d’inventaire peut être utilisée pour économiser du temps de travail à court terme. Les systèmes classiques et analogiques sont souvent mal perçus, surtout par les employés les plus jeunes. Une application mobile comprenant un scanner de codes-barres permet une méthode d’inventaire plus moderne en utilisant des smartphones et des tablettes.
Une application gratuite de gestion d’inventaire signifie que le choix des fonctionnalités est souvent limité. Après tout, les développeurs qui ne reçoivent pas d’argent ou seulement quelques revenus publicitaires ne veulent généralement pas investir une quantité inutile de temps dans un tel projet logiciel. Pour les jeunes entreprises, une telle solution d’entrée de gamme pour l’enregistrement d’inventaire mobile peut néanmoins faciliter certains processus dans l’entreprise.
Cependant, au plus tard lorsque des applications mobiles sont utilisées pour la gestion d’inventaire générale et régulière, il est intéressant de regarder les solutions payantes. Elles offrent souvent beaucoup plus de fonctionnalités et de sécurité, le prix dépendant souvent des besoins individuels en modules de programme.
Application gratuite de gestion d’inventaire : sans frais, mais et sans fonctionnalités intéressantes ?
En principe, les entreprises qui ont dépassé la phase de démarrage devraient se concentrer sur les questions d’efficacité et d’efficacité des fonctionnalités en ce qui concerne les applications de gestion des stocks. La version payante d’une application professionnelle de gestion des stocks peut dans la plupart des cas être adaptée aux besoins réels d’une entreprise. En ce qui concerne une application gratuite de gestion des stocks, il n’y a généralement pas de support disponible si des ajustements aux modules de programme sont souhaités ou si des questions se posent sur son fonctionnement.
Cependant, dans certains cas, une application gratuite de gestion d’inventaire est judicieuse, notamment lorsque l’entreprise acquiert ses premières expériences avec des applications, ou des logiciels de gestion de stock. Pour commencer, pour prendre conscience de ses propres besoins, il peut être utile d’utiliser d’abord une application gratuite. Surtout pour une start-up avec un budget limité, des options de gestion des stocks limitées des versions gratuites peuvent être meilleures que pas de logiciel du tout ou des solutions DIY utilisant Excel.
Ainsi, bien que pour les jeunes entreprises ou les services pour lesquels la gestion des stocks numérique est nouvelle, une application gratuite de gestion des stocks peut être un bon départ, les limitations d’une telle application gratuite (ou logiciel) deviennent généralement apparentes à mesure que le nombre de ressources opérationnelles et d’employés augmente.
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Contrairement à une application gratuite de gestion d’inventaire, un logiciel tel que Timly peut notamment vous permettre de gérer vos stocks via QR code. Dans une application de gestion d’inventaire professionnelle telle que Timly, l’équipement peut être rapidement assigné à une personne, une pièce ou un prestataire de services externe après avoir été scanné.
Surtout pour les grandes entreprises, une facilité d’utilisation intuitive pour différents employés est primordiale. Si vous avez plusieurs sites, il est nécessaire de mettre en réseau la base de données de l’inventaire entre eux afin que plusieurs employés puissent accéder facilement à la base de données simultanément et effectuer des entrées. Si l’application de gestion d’inventaire est gratuite parce que vous utilisez votre package de bureau pour cela, vous vous retrouvez avec des listes Excel de données d’inventaire difficiles à lire et à naviguer sur de petits écrans mobiles.
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Enfin, une gestion efficace des stocks nécessite souvent une grande variété de catégories. Par exemple, selon le secteur d’activité, il peut y avoir des logiciels, des véhicules, des équipements de bureau, des appareils informatiques ou des machines.
Leurs intervalles de maintenance ne peuvent souvent pas être gérés dans une application gratuite de gestion des actifs. Gardez également à l’esprit que des logiciels de gestion des actifs de haute qualité tels que Timly disposent d’interfaces utiles et d’options d’exportation.
Une attention particulière doit également être accordée à la protection des données si vous recherchez une solution cloud pour votre gestion d’inventaire. Le stockage et le transfert sécurisé des données des utilisateurs vers les serveurs sont coûteux. Si une application de gestion d’inventaire propose de stocker des données personnelles dans le cloud gratuitement, vous devez remettre cela en question de manière critique. En cas de doute, un partenaire contractuel permanent et éprouvé comme Timly, qui opère en conformité avec le RGPD, est préférable.
En parlant de sécurité : dans le cas d’applications connectées en réseau, les développeurs de logiciels doivent régulièrement répondre aux vulnérabilités de sécurité connues des modules tiers avec des mises à jour. Cela est également garanti par une entreprise spécialisée dans les logiciels de gestion d’inventaire telle que Timly, par rapport à une application gratuite.
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