Inventaire des équipements : les avantages d’un logiciel spécialisé

• Les avantages d’un inventaire des équipements en ligne
• La gestion d’actifs sur Excel : gratuite, mais avec des risques d’erreur
• Simplifiez l’inventaire des équipements avec un logiciel adapté
• Optimisez la fiabilité de votre inventaire des équipements
• Une gestion d’actifs innovante : en ligne et sans contrainte géographique

Les avantages d’un inventaire des équipements en ligne

La gestion des actifs ne se fait aujourd’hui plus sur papier ni sur tableau magnétique. Les équipements, outils, meubles, matériel ou actifs virtuels tels que les licences sont depuis longtemps gérés numériquement dans de nombreuses entreprises. Cependant, des programmes sans les bonnes fonctionnalités sont souvent utilisés. Les conséquences sont un travail supplémentaire inutile et une perte de temps. Il est temps d’opter pour un logiciel d’inventaire des équipements adapté !

Un logiciel de gestion d’inventaire moderne garantit que la gestion des équipements se déroule sans accroc. C’est une grande aide pour les responsables de la maintenance – grâce à des services tels que l’enregistrement en temps réel des appareils mobiles ou les rappels des délais de maintenance et des garanties expirées. L’inventaire numérique des actifs facilite la surveillance de l’infrastructure technique et la mise en service en temps voulu des prestataires de services externes.

Avec notre logiciel d’inventaire des équipements basé sur le cloud, les dommages et les défauts peuvent être signalés par n’importe quel employé autorisé, quel que soit l’endroit, via une application smartphone.

La gestion d’actifs sur Excel : gratuite, mais avec des risques d’erreur

Les avantages d’un logiciel de gestion d’inventaire des équipements sont aussi clairs les inconvénients des méthodes classiques le sont. Par exemple, les programmes informatiques installés localement ont le même problème que les tableaux magnétiques ou les listes sur papier accrochées au mur ou dans un classeur de bureau : ils sont situés en un seul endroit où l’on doit se déplacer pour gérer l’inventaire des équipements.

Tout retard peut entraîner une duplication des articles. De plus, si seuls certains employés sont chargés de l’inventaire, il y a un retard dans les tâches en cas de maladie ou de congés, avec le risque de perte potentielle d’informations. Si, en revanche, l’inventaire d’outils est décentralisé, il peut être effectué par différents employés sous leur propre responsabilité.

Le balayage et la gestion des actifs directement sur place permettent de gagner du temps et des déplacements. Pour une gestion efficace et sécurisée des installations, des informations sur l’emplacement et l’état des éléments de l’inventaire ainsi que des instructions appropriées doivent être disponibles là où un employé en a besoin.

Les logiciels de gestion d’inventaire des équipements gratuits avec des fonctions rudimentaires ne peuvent pas couvrir cela. Les coûts d’une gestion d’inventaire en ligne comme Timly comprennent déjà l’hébergement, les mises à jour futures et les sauvegardes conformes au RGPD.

Simplifiez l’inventaire des équipements avec un logiciel adapté

Grâce à un logiciel de gestion d’inventaire moderne basé sur le cloud, de nombreuses entreprises ont déjà pu rendre la gestion de leur inventaire des équipements plus efficace et fiable. Dans Timly, vous accédez au dossier numérique d’un objet à inventorier en scannant son code barre ou son QR code. Cela peut être, par exemple, des machines, une flotte de véhicules, des équipements de mesure, des ressources informatiques, des meubles ou des équipements médicaux.

Des données telles que les numéros d’équipement, les numéros de série, les numéros de compte ou les manuels d’utilisation peuvent être stockées dans notre logiciel de gestion d’inventaire. Après avoir renseigné les échéances dans Timly, notre logiciel rappelle à l’utilisateur l’expiration de la garantie ou la maintenance à venir. Des dates importantes telles que les certifications ou les cours de formation des employés peuvent également être gérées via le logiciel efficace.

Les tâches de coordination de l’entrepôt, telles que la planification et l’assignement nominatif des équipements aux employés, sont détaillées dans le logiciel. Dans de nombreux cas, un inventaire des équipements basé sur le web améliore la connexion aux systèmes tiers, tels que les logiciels de gestion des achats ou de la comptabilité.

Notre logiciel d’inventaire des équipements enregistre en continu des données, dont l’évaluation est utile pour la comptabilité. De cette manière, les économies possibles et les investissements nécessaires peuvent être identifiés avec précision.

Une gestion d’actifs innovante : en ligne et sans contrainte géographique

La base de la gestion numérique des actifs avec Timly est mobile, à double sens. Utilisable depuis un appareil mobile (smartphone, tablette), de n’importe où. Les actifs sont scannés via leur code barre ou leur QR code. Un simple scan conduit au dossier numérique de l’actif (qu’il s’agisse d’un équipement, d’un consommable, d’un véhicule…). Au lieu de transporter les actifs au dépôt à chaque fois, ils peuvent être enregistrés en déplacement.

Cela permet d’économiser des distances de déplacement et du temps, car les changements apportés à la base de données d’inventaire peuvent être effectués n’importe où il y a une connexion internet. Grâce à la connexion cloud, l’inventaire des équipements est décentralisé. La reponsabilité des équipements est attribuée nominativement et tout devient plus rapide et flexible.

Avec une application mobile d’inventaire des équipements comme Timly, par exemple, l’inventaire devient plus facile. Les dommages et défaut des outils peuvent être signalés directement sur place à partir du smartphone d’un employé, avec possibilité d’ajoindre une photo.

Au moyen de l’enregistrement GPS, les emplacements des articles d’inventaire des équipements peuvent être stockés et suivis historiquement. Pour la gestion et le contrôle, le logiciel crée une vue d’ensemble pour visualiser et évaluer les données d’inventaire importantes.

Si le logiciel d’inventaire basé sur le web est utilisé dans le cadre d’un modèle de Software as a Service, aucune infrastructure informatique propre n’est requise pour tout cela. Dans ce cas, le fournisseur du logiciel de gestion d’appareils s’occupe du traitement des données conforme à la réglementation et d’un centre de données sécurisé.