Timly Inventur App: Die smarte Lösung für Ihre Bestandsverwaltung
Der Einsatz einer Inventur App löst viele dieser Probleme. Sie greift auf einen Datenbestand zu, der in Echtzeit aktualisiert wird. Standorte und Verantwortliche sind auf den ersten Blick ersichtlich. Voraussetzung ist eine stabile und flexible Infrastruktur. Die permanente Verfügbarkeit sowie die Gewährleistung der Datensicherheit müssen garantiert sein.
Wesentliche Erkenntnisse:
- Die körperliche Bestandsaufnahme im Rahmen der Inventur lässt sich mit digitalen Hilfsmitteln vereinfachen und effektiver gestalten. Eine praxistaugliche Möglichkeit ist der Einsatz einer Inventur App.
- Die Inventur App verfügt über einen integrierten Inventurmodus. Für die Erfassung eines Artikels reicht das Einscannen des QR-Codes vom Asset im Barcode-Scanner der App.
- Durch die cloudbasierte Anbindung kann die App in jedem Arbeitsbereich eingesetzt werden. Das sorgt für bessere Flexibilität. Auch der allgemeine Informationsaustausch rund um die Inventarverwaltung wird vereinfacht.
Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:
- Was ist eine Inventur App?
- Warum eine Inventur App?
- Wie funktioniert die Inventur mit einer App?
- Mobile Inventur mit der App: die technische Umsetzung
- Ein Blick in die Praxis der mobilen Inventur
- Sicherheit der Inventur App im Fokus behalten
- Timly App als Inventur-Lösung
- Häufig gestellte Fragen zur Inventur per App
Was ist eine Inventur App?
Mit einer Inventur App erhalten Sie die Möglichkeit, die Bestandsaufnahme komplett zu digitalisieren. Mitarbeiter benötigen lediglich ein internetfähiges Endgerät – zum Beispiel das ohnehin mitgeführte Mobilgerät. Ausgedruckte Listen gehören damit genauso der Vergangenheit an, wie teure MDE-Hardware, die nur einmal pro Jahr bei der Inventur benötigt werden würde.
Unsere mobile App deckt alle Anforderungen rund um die Inventur ab und läuft auf jedem beliebigen Smartphone. An erster Stelle steht die Benutzerfreundlichkeit. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche und die einfache Bedienbarkeit per Touch-Bildschirm sind wichtige Bausteine. Im Inventurmodus werden Inventargegenständen per QR-Code erfasst. Eingaben von Text oder Ziffern sind nicht erforderlich.
Trotz der Einfachheit in der Handhabung steht eine komplexe Architektur im Hintergrund. Diese bietet unter anderem eine vollständige Inventarverwaltung. Konzepte wie Software-as-a-Service, bei dem die eigentliche Anwendung auf einem Cloudserver läuft, und der Einsatz einer skalierbaren Datenbank sind sogar geeignet, um die Anforderungen von Konzernen mit zahlreichen Niederlassungen abzudecken. Dadurch ist die Inventur App für Unternehmen aller Größen geeignet.
Warum eine Inventur App?
Die jährliche Inventur stellt Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Oft sind Aushilfskräfte für die konzentrierte Durchführung notwendig. Der normale Arbeitsablauf wird nicht selten empfindlich gestört. Der Einsatz einer Inventur App wirkt dem entgegen und kann Kosten sowie Arbeitszeit sparen. Dadurch wird sie zu einer attraktiven, modernen Lösung – gerade zur Förderung der Digitalisierung im Mittelstand.
Klassische Systeme bedingen oft viel Handarbeit. Inventarlisten müssen erstellt und ausgegeben werden. Für eine digitale Unterstützung sind die Beschaffung und Bereitstellung zusätzlicher Hardware erforderlich. Wird eine Tabellenkalkulation verwendet, muss der zeitgleiche Zugriff über das Netzwerk auf einzelne Dateien möglich sein. Eine Anforderung, die in der Praxis oft für Probleme und Fehler sorgt.
Die optimierte Inventur App für Smartphones und Tablets ist hier im Vorteil. Sie beinhaltet bereits alle notwendigen Funktionen. Vom Barcode-Scanner bis zum mobilen Zugriff auf die tagesaktuellen Bestandslisten ist alles integriert, was die Prozesse bei der praktischen Durchführung erleichtert.
Die komfortable Bedienung ist über das eigene Smartphone oder Tablet der Mitarbeiter möglich. Gerade wiederkehrende und wenig komplexe Aufgaben, wie das Zählen einer großen Menge von Gegenständen, können zur Demotivation und erhöhter Fehleranfälligkeit führen. Die mobile Erfassung per Scan des QR-Codes ist also mehr als ein Komfort-Feature.
Wenn es auf Genauigkeit und Sorgfalt ankommt, wie bei der Inventur, kann Software wertvolle Hilfe leisten. Den mächtigen Funktionsumfang einer spezialisierten Inventur App bringen wir Ihnen nachfolgend näher. Letztlich optimiert sie nämlich deutlich mehr als die körperliche Bestandsaufnahme.
Mit dem Einsatz der Inventur App von Timly erhalten Sie gleich mehrere Lösungen für die Herausforderungen, die eine Bestandsaufnahme mit sich bringt.
Dazu zählen insbesondere:
Problem: Die Erstellung von tagesaktuellen Inventarlisten erfordert enormen Aufwand, wenn Standorte oder Verantwortlich nicht feststehen.
Lösung: In Timly werden alle Asservate Personen oder definierten Standorten zugeordnet. Die Aktualisierung erfolgt laufend smartes Zuweisen und Zurückgeben. Im Inventurmodus können Sie sofort loslegen, ohne zeitaufwändige Listen zu erstellen.
Problem: Für Mitarbeiter und Inventurhilfen muss ausreichend Material und Hardware vorhanden sein. Erfasste Daten müssen übertragen und ausgewertet werden. Dies verursacht Kosten und verbraucht wertvolle Arbeitszeit.
Lösung: Mit Timly haben Sie die gesamte benötigte Infrastruktur bereits in Ihrem Unternehmen. Aushilfen können die Inventur App auch an ihrem Smartphone aufrufen. Ergebnisse werden in Echtzeit im zentralen Datenbestand abgelegt.
Die Timly Software in der Anwendung
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(Keine Kreditkarte notwendig)
Wie funktioniert die Inventur mit einer App?
Der bereits angedeutete Funktionsumfang der Inventur App basiert auf einer umfassenden Lösung zur Inventarverwaltung. Detaillierte Informationen hierüber haben wir Ihnen in einem separaten Artikel zusammengefasst. Wesentliche Faktoren für die Inventur sind dabei:
- Universelle Asset-Erfassung: Ein Inventarverwaltungssystem wie Timly ermöglicht es, sämtliche Assets einheitlich zu erfassen. Attribute können für alle Arten von Gegenständen flexibel vergeben werden. Dadurch lassen sich so unterschiedliche Produkte wie Fahrzeuge, Werkzeuge und Verbrauchsgegenstände in einer Anwendung verwalten. Bei der Bestandsaufnahme ist nur eine zentrale Software notwendig.
- Zuweisung zu Standorten oder Personen: Jeder Gegenstand wird fest zugeordnet. Die Verknüpfung kann mit Standorten, Arbeitsbereichen oder verantwortlichen Mitarbeitern erfolgen. Auf diese Weise entfällt die Suche von Artikeln.
- Tagesaktuelle Bestandsverwaltung: Durch das permanente Ein- und Auschecken von Artikeln in der Lagerverwaltung liegen immer Bestandslisten in Echtzeit vor. Das Erstellen auf und Aufbereiten von Inventarlisten ist nicht erforderlich.
- Mobile Zugreifbarkeit: Eine cloudbasierte Anwendung wie Timly ist von jedem Arbeitsort aus erreichbar, an dem eine Internetverbindung besteht. Eine gesonderte IT-Infrastruktur muss nicht aufgebaut werden.
- Benutzer- und Rollenmanagement: Ein feingranulares Rechtemanagement macht es möglich, auch Aushilfskräften oder Dienstleistern eingeschränkten Zugriff einzuräumen. Dadurch müssen keine Daten in Drittsystemen zwischengespeichert werden.
- QR-Code und Scanner: Die Identifikation eines Assets erfolgt sekundenschnell durch das Einscannen des QR-Codes in der Inventur App. Manuelle Eingaben sind nicht notwendig.
- Plattformunabhängige Web-App: Die Web-App von Timly wird im Browser aufgerufen. Dadurch ist sie kompatibel zu iOS, Android oder sonstigen proprietären Betriebssystemen. Dies sorgt für maximale Flexibilität in der Hardwareauswahl – bei vollem Funktionsumfang.
- Inventur-Modus: Ist dieser aktiviert, genügt das zeitsparende Einscannen des QR-Codes eines Artikels für die rechtssichere und schnelle Erfassung.
- Integrierte Selbstinventur: Für Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Montage gibt es die Aufforderung zur Selbstinventur. Sie erhalten eine Auflistung der ihnen zugewiesenen Artikel und müssen diese im vorgegebenen Zeitraum in der Inventur App erfassen. Dadurch werden sie für die körperliche Bestandsaufnahme zentral bestätigt.
- Auswertung und Analyse: Verantwortliche haben mit Timly einen permanenten Überblick über den Verlauf der Inventur. Enthalten ist etwa eine Anzeige, zu wie viel Prozent die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist. Ergebnisse werden in Echtzeit angegeben.
Über 600 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly
Mobile Inventur mit der App: die technische Umsetzung
Die Menge einzupflegender Assets ist oftmals sehr hoch. Entsprechend sorgfältig informieren sich Verantwortliche im Vorfeld, bevor sie sich für eine Anwendung wie Timly entscheiden. Wesentlich für den Erfolg sind nachfolgende technische Details.
SaaS als Basis für die Inventur App
Der Aufwand für die lokale Administration beschränkt sich auf das Einrichten der Benutzer und das Zuweisen der benötigten Rechte. Die Inbetriebnahme ist dadurch zeitsparend und in nahezu allen IT-Infrastrukturen möglich. Das interne Netzwerk muss nicht geöffnet werden.
Web-App für mehr Flexibilität bei der Inventur
Datenbankbasierte Anwendung
App-Integration für die Inventur per API
Für die Integration von Datenbeständen stehen bei Timly mehrere Schnittstellen zur Verfügung. So können existierende Anwendungen mit der Inventarverwaltung verknüpft werden. Das gilt für verbreitete Standardsoftware wie SAP oder DATEV. Eine dokumentierte REST-API unterstützt aber auch individuelle Lösungen. Kooperationen mit Softwareherstellen wie Lansweeper ermöglichen ein Monitoring der IT-Infrastruktur in Echtzeit.
Die Bedeutung von QR-Code und Barcode-Scanner
Ein weiteres zentrales Element ist der Einsatz von QR-Codes und Barcode-Scannern. In QR-Codes können nahezu beliebige Informationen codiert werden. Im Falle von Timly dienen sie der eindeutigen Identifikation von Assets. Das bringt nicht nur den Vorteil, dass keine Individualnummern umständlich abgetippt werden müssen. QR-Codes sind fehlertolerant. Sie funktionieren auch bei Verschmutzungen und schlechten Sichtverhältnissen.
Ein Blick in die Praxis der mobilen Inventur
Bei Timly endet der Austausch mit den Kunden nicht mit dem Abschluss des Vertrags. Die Entwickler nutzen immer wieder wertvolle Feedback-Meldungen aus der Praxis. Dadurch werden ständig neue Funktionalitäten ergänzt und bestehende Features optimiert. Kunden sind zahlreiche Unternehmen und Behörden unterschiedlicher Größe. Eine kleine Auswahl haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Selbstinventur per App bei SodaStream
Der Weltmarktführer bei der Herstellung von Wassersprudelgeräten ist an vielen Standorten aktiv. Mitarbeiter arbeiten an flexiblen Arbeitsplätzen und vermehrt auch im Homeoffice. Die Möglichkeit zur Selbstinventur ist ein Ergebnis des intensiven Austauschs zwischen Entwicklern bei Timly und Anwendern bei SodaStream. Dort wird die innovative Funktion intensiv genutzt und sorgt unter anderem für enorme Effizienzsteigerungen.
Innovation durch Inventur App bei Panasonic
Ein Technologiekonzern wie Panasonic ist wie selbstverständlich ständig auf der Suche nach neuen und effizienteren Lösungen. Die Niederlassung im niedersächsischen Lüneburg wurde bei Timly fündig. Dort wird die Inventur mit der App vereinfacht und auf Mitarbeiter im Homeoffice ausgeweitet. Umfangreiche Exportmöglichkeiten und Reporting-Funktionen erleichtern zudem Pflichten rund um Buchhaltung und Steuerwesen.
PH Bern: App sorgt für Zeitersparnis bei der Inventur
Die Pädagogische Hochschule Bern gehört mit über 1200 Mitarbeitern zu den größten Hochschulen in der Schweiz. Allein die Inventur des Mobiliars benötigte dort in der Vergangenheit etwa drei Wochen. Die Bestandsaufnahme aller Schlüssel dauerte mehr als zwei Wochen. Durch die Verwaltung mit der Timly-App wurde das Management von Inventar und Schlüsseln erheblich vereinfacht. Die enorme Zeitersparnis führte zudem zu einer deutlichen Kosteneinsparung.
Sicherheit der Inventur App im Fokus behalten
Ein entscheidender Aspekt bei der Einbindung von Cloud-Lösungen ist die Datensicherheit. Das Hosting im eigenen Unternehmen ist aufwändig, da die Anwendung aus dem Internet erreichbar sein muss. Entsprechend ist es sinnvoll, auf die Infrastruktur eines zertifizierten Rechenzentrums zurückzugreifen.
Bei Standorten innerhalb der Europäischen Union gelten die EU-Datenschutzbestimmungen für Unternehmen.
Setzen Sie auf Lösungen wie die Inventur App von Timly, sind DSGVO-Konformität und ISO-Zertifizierungen Standard. Automatisierte Backups und Fallback-Lösungen bei Hardware-Ausfällen gehören ebenfalls zum angebotenen Funktionsumfang. Dadurch ist der sichere Betrieb der Inventur-App auf einem professionellen Cloudserver in der Regel besser möglich als bei einer On-Premise-Lösung im eigenen Unternehmen.
Die Anmeldung und jegliche Datenübertragung erfolgen über eine verschlüsselte Verbindung. Dafür stehen Mechanismen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Verfügung. Jeder Nutzer erhält zudem nur die benötigten Rechte. Für die einfache Administration lassen sich im Vorfeld Rollen definieren, denen die erforderlichen Funktionen freigeschaltet werden.
Die QR-Codes werden nur innerhalb Timly-App verwendet. Dadurch ist eine Manipulation, etwa mit dem Ziel, Mitarbeiter auf Phishing-Webseiten umzuleiten, wirkungslos. Sie enthalten als codierte Information lediglich die Inventarnummer. Dadurch können unberechtigte Dritte auch keine sensiblen Daten in Erfahrung bringen.
Timly App als Inventur-Lösung
Wenn Sie mit der App Inventur durchführen möchten, bietet Timlys Inventarverwaltung alle Voraussetzungen dafür. Der benötigte Datenbestand wird in Echtzeit in der datenbankbasierten Anwendung geführt. Timly-App, Barcode-Scanner und Inventur-Modus sind integrierte Werkzeuge, die eine ganzheitliche Inventarverwaltung ermöglichen. Mit der smarten Timly-App behalten Sie stets Ihr Inventar im Blick.
Für die unterschiedlichen Anforderungen stehen passgenaue Abonnements zur Verfügung. Dabei orientieren sich die Kosten am tatsächlichen Bedarf. Natürlich erhalten Sie auf Wunsch die Möglichkeit, vorab die Inventur App kostenlos zu testen. In der zehntägigen Phase bekommen Sie Unterstützung vom professionellen Support bei allen aufkommenden Fragen.
Häufig gestellte Fragen zur Inventur per App
Viele Apps sind inzwischen kostenlos erhältlich. Warum wird nicht auch eine Inventur App kostenlos angeboten?
Muss ich mich für Smartphones mit Android oder iOS entscheiden?
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