Outil GMAO : Décryptage de la gestion de la maintenance et son rôle crucial dans votre entreprise

Dans cet article :

• Qu’est-ce que la gestion de la maintenance ?
• Outil GMAO : les fonctionnalités qu’un logiciel doit couvrir
• Quels sont les bénéfices d’un outil GMAO ?
• Comment la GMAO transforme la maintenance ?
• Que documenter dans un outil GMAO ?
• Petit guide pour choisir le bon outil GMAO
• Timly, une solution logicielle pour gérer la maintenance et bien plus encore

Qu’est-ce que la gestion de la maintenance ?

La gestion de la maintenance est un système informatisé qui automatise et améliore, de manière significative, les procédures de maintenance au sein des entreprises. Un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, aussi appelé outil GMAO, vous permet de créer facilement un inventaire de tous les actifs de votre entreprise, nécessitant une maintenance, qu’ils soient numériques ou physiques.

Il vous alerte dès qu’une maintenance est requise. Les systèmes plus avancés peuvent également inclure des détails sur les actifs et ressources associés. Par exemple, ils peuvent vous informer de la disponibilité des outils et fournitures nécessaires à la maintenance, de la présence du personnel requis, des besoins en matière de rapport ou de conformité réglementaire.

Ces fonctionnalités avancées sont fréquemment présentes dans des outils de gestion d’inventaire complets, tels que notre solution Timly. Celle-ci est idéale pour la gestion de la maintenance et peut être utilisée par votre entreprise dans de nombreuses autres situations.

Outil GMAO : les fonctionnalités qu’un logiciel doit couvrir

L’évolution des systèmes de gestion de maintenance basés sur le cloud, notamment les systèmes de gestion d’inventaire complets, permettent aux organisations d’utiliser un outil GMAO efficace, pour gérer tous les actifs nécessitant une maintenance régulière ou programmée.

Un outil GMAO optimisé doit pouvoir assurer la maintenance et l’entretien d’une large gamme d’actifs, incluant :

∗ Les équipements informatiques
∗ Le matériel de bureau
∗ L’ensemble des machines et équipements physiques utilisés par l’entreprise
∗ Les logiciels informatiques et les applications
∗ Les archives de l’entreprise et les dossiers du personnel
∗ Les documents et procédures liés à la sécurité au travail
∗ Les documents et procédures assurant la conformité légale et réglementaire
∗ L’équipement utilisé dans les processus de fabrication
∗ Les véhicules et les flottes de transport
∗ Les outils et les fournitures
∗ Les systèmes robotiques

Quels sont les bénéfices d’un outil GMAO ?

Une maintenance rigoureuse : Le principal avantage d’un outil GMAO complet est de s’assurer que toutes les tâches de maintenance sont effectuées selon le calendrier établi, évitant ainsi tout oubli, retard ou négligence.

Simplification et optimisation de la maintenance : Contrairement aux plannings manuels qui nécessitent une vérification physique, la planification informatisée avec des rappels automatiques fournit les informations nécessaires au bon moment, réduisant les erreurs.

Fluidité et fiabilité opérationnelles : Une maintenance adéquate et ponctuelle assure le bon fonctionnement des opérations critiques. Elle permet de limiter les ralentissements ou les interruptions dus à des problèmes logiciels, informatiques, ou à des lacunes en matière de conformité légale, de gestion du personnel ou de réglementation.

Conformité légale et réglementaire : Une bonne maintenance des équipements physiques et des actifs numériques, tels que les documents de santé et sécurité, les dossiers du personnel, et les documents de conformité, garantit le respect total des normes environnementales, légales, d’assurance, de sécurité au travail, et autres réglementations.

Économies de temps et d’argent : L’entretien systématique de tout l’équipement, des logiciels et des archives permet d’éviter des ralentissements ou des interruptions de productivité, prolonge la durée de vie des actifs et réduit les coûts liés à la non-conformité réglementaire.

Comment la GMAO transforme la maintenance ?

Les solutions de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) ont largement impacté les procédures de maintenance dans toutes les organisations. Ces logiciels ont changé la donne en offrant une vision plus globale et efficace de la maintenance.

Malgré ces avancées, certaines entreprises et organisations continuent d’utiliser des méthodes traditionnelles, avec des outils tels qu’Excel, des bases de données complexes, voire des plannings et inventaires papier. Pour une petite entreprise, ces approches sont chronophages, car elles nécessitent un suivi constant, une maintenance des logiciels eux-mêmes, et sont sujettes à des erreurs et oublis.

Avec les solutions modernes que peut offrir un logiciel GMAO, la complexité de la gestion de maintenance est réduite grâce à l’automatisation. Le logiciel gère efficacement toutes les tâches de maintenance, réduisant ainsi les risques d’erreurs. Il prend en compte tous les aspects de la maintenance, y compris les outils nécessaires à celle-ci, le personnel, la nature des travaux, la disponibilité des fournitures, ainsi que les questions de conformité et de responsabilité.

L’utilisation d’un outil GMAO permet une gestion complète et fiable de tous vos actifs, assurant leur bon fonctionnement et prolongeant leur durée de vie. Elle libère vos employés pour des tâches plus stratégiques, améliore le reporting et la conformité réglementaire, et augmente significativement la productivité de l’entreprise.

Que documenter dans un outil GMAO ?

Si vous êtes à la recherche d’un outil GMAO, vous êtes peut-être tombé sur des guides de sélections longs et complexes. Ces guides, au lieu de vous aider, peuvent complexifier le choix d’un bon logiciel, adapté à vos besoins.

Pour choisir facilement un outil GMAO adapté aux besoins de votre organisation, il convient de dresser une liste exhaustive des procédures de maintenance en vigueur au sein de votre entreprise, y compris celles qui ne sont pas pratiquées, mais qui devraient l’être.

Avant de prendre une décision, il est important de prendre en compte plusieurs aspects :
∗ Les protocoles de maintenance pour le matériel, les logiciels et les documents
∗ La compréhension des types de maintenance : préventive, prédictive et prescriptive
∗ Les meilleures pratiques pour une gestion de maintenance efficace
∗ Le lien entre la maintenance et les exigences réglementaires
∗ Les interactions entre les différents systèmes et actifs et leur maintenance
∗ Les logiciels spécialisés adaptés à votre secteur d’activité
… et bien d’autres considérations.

Cependant, le but d’un outil GMAO est de simplifier la gestion de maintenance de votre entreprise ou organisation. Nous allons donc nous concentrer sur les questions essentielles pour identifier la solution logicielle qui répondra efficacement à vos besoins spécifiques.

Petit guide pour choisir le bon outil GMAO

Pour choisir l’outil GMAO idéal pour votre organisation, plusieurs points sont à prendre en compte :

* Choix entre gestion spécifique de la maintenance ou gestion globale d’inventaire : Les logiciels dédiés uniquement à la planification de la maintenance ne sont pas forcément plus économiques et peuvent être moins pratiques. À l’inverse, une solution complète de gestion d’inventaire, souvent plus abordable, peut offrir une gestion de la maintenance plus exhaustive en tenant compte de tous vos actifs, fournitures, équipements, personnel et documentation.

* Solution basée sur le cloud ou système interne : Les solutions basées sur le cloud sont aujourd’hui privilégiées pour leur fiabilité, leurs données centralisées, leur accès facilité, ainsi que pour leurs mises à jour automatiques. De plus, elles sont souvent plus économiques que les solutions internes.

* Budget disponible : Contrairement aux idées reçues, les outils GMAO les plus complets et performants sont souvent plus accessibles que prévu.

* Facilité d’implémentation et d’utilisation : Un bon outil GMAO doit être à la fois puissant et intuitif. Il doit anticiper tous vos besoins, y compris ceux que vous n’avez pas encore envisagés, tout en offrant une interface utilisateur simple et facile à maîtriser.

* Choix du fournisseur : Le choix du prestataire est déterminant. Il est important de s’assurer que l’outil GMAO choisi soit complet, bien conçu, fiable, avec un support client efficace et une garantie de sécurité.