La gestion des inventaires avec Timly, logiciel au service des entreprises
Dans cet article :
- Pourquoi une bonne gestion des inventaires est si importante
- Vocabulaire de l’inventaire : définition
- Un logiciel pour la gestion des inventaires
- Cas spécifique : la gestion des inventaires informatiques
- Gestion holistique des actifs : planificateur de maintenance, suivi des échéances…
- Une gestion professionnelle des actifs permet d’optimiser ses ressources
(Carte de crédit non requise)
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Pourquoi une bonne gestion des inventaires est si importante
La gestion des inventaires (ou gestion des actifs) d’une entreprise est primordiale. En effet, les inventaires contiennent généralement une grande quantité d’objets et par conséquent une forte valeur. Pour cette seule raison, les responsables au sein des entreprises sont soucieux de s’assurer qu’ils sont gérés avec soin et responsabilité.
Un logiciel de gestion d’inventaire tel que Timly peut apporter une aide importante à cet effet. Timly est conçu de manière à ce que tous les actifs d’une entreprise puissent être suivis tout au long de leur durée de vie. Cela signifie que toutes les informations importantes sont constamment à jour et accessibles pour l’utilisateur.
Une évaluation plus facile de la rentabilité, le calcul du coût moyen, l’optimisation des processus de travail et la promotion de l’utilisation durable de l’équipement de travail ne sont que quelques-uns des avantages que le logiciel d’inventaire apporte aux entreprises et aux organisations.
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Vocabulaire de l’inventaire : définition
Le terme d’inventaire a une signification légèrement différente en fonction de son contexte. Dans le langage courant, il désigne le procédé d’inventaire annuel qui consiste à répertorier les possessions et stocks d’une entreprise. Mais l’inventaire peut aussi être un objet (équipement, consommable, mobilier…) qui a vocation à être géré.
Selon la loi, les inventaires comprennent tous les types d’actifs fixes et courants, les créances en cours ainsi que les actifs et les dettes en espèces d’une entreprise. Cela indique les valeurs disponibles d’une entreprise. Étant donné que ces valeurs fluctuent, chaque chef d’entreprise est tenu de recenser l’état actuel de ses actifs, ainsi que ses dettes à long terme et à court terme une fois par an, lors de l’établissement du bilan des inventaires, à la fin de l’exercice. Cela doit être fait en comptant, en mesurant ou en pesant dans le cadre du processus d’inventaire.
Comment Timly optimise la gestion des inventaires, ici chez SodaStream
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Un logiciel pour la gestion des inventaires
Pour que la gestion des inventaires soit complète avec un logiciel, celui-ci doit être en mesure de cartographier de manière significative les actifs les plus divers. Cela peut être facilement mis en œuvre dans la gestion des inventaires de Timly grâce à des catégories personnalisables. Celles-ci peuvent être conçues en fonction des besoins d’une entreprise.
Les inventaires simples tels que les meubles ne nécessitent que quelques entrées, par exemple le fabricant, l’état et l’emplacement. En revanche, pour les équipements de travail complexes, il est judicieux de stocker des informations détaillées telles que les consignes d’utilisation, les instructions de maintenance et les rapports d’inspection. Dans ce cas également, une affectation personnelle et flexible est souvent pertinente. Dans la pratique, la responsabilité personnelle garantit une manipulation plus soigneuse des équipements de travail attribués. Afin de limiter l’effort administratif à cet égard, d’autres prérequis sont nécessaires.
Un espace de stockage central pour la gestion des inventaires est essentiel. Timly utilise une solution cloud. Celle-ci est conçue pour être conforme au RGPD et dispose d’un concept d’autorisation qui accorde aux employés uniquement les droits d’accès nécessaires. Pour faciliter l’identification d’un actif, un QR code lui est attribué lors de son enregistrement dans la base de données Timly. Ce dernier est apposé sous la forme d’un autocollant peu encombrant. Ensuite, le profil de chaque élément d’inventaire peut être consulté en scannant le QR code.
Une application optimisée pour les smartphones et les tablettes garantit une meilleure convivialité. Les employés peuvent accéder à la base de données des inventaires depuis presque n’importe quel endroit. Tout ce qui est nécessaire, c’est une connexion internet. La mise à jour des informations devient très facile. Les équipements de travail peuvent être attribués en temps réel via l’application. Il en va de même pour le signalement des défauts ou l’enregistrement des opérations de maintenance.
L’expérience a montré que la simplicité de manipulation augmente l’acceptation parmi les employés et améliore ainsi la qualité du stock de données. De plus, l’utilisation d’une solution basée sur le cloud avec une application smartphone simplifie toutes les formes d’inventaire. Une fois en mode d’inventaire, chaque actif peut être enregistré avec le smartphone, peu importe où il se trouve.
Cas spécifique : la gestion des inventaires informatiques
L’infrastructure informatique des entreprises devient de plus en plus complexe. Les actifs sont liés les uns aux autres sur un poste de travail sans être perçus comme des éléments indépendants de l’inventaire. La gestion des inventaires d’un poste de travail informatique implique généralement une collection de divers composants tels que des ordinateurs, des écrans, des claviers et des souris. De plus, il existe des licences logicielles liées aux ordinateurs, aux dongles ou aux personnes. Les serveurs et le stockage existent souvent uniquement virtuellement.
Une quantité non négligeable d’équipements informatiques est remise aux employés pour les utiliser en télétravail ou dans d’autres lieux de travail extérieurs. Gérer les emplacements et les périodes de licence pour ces composants matériels et logiciels est un véritable défi. Timly a créé à cet effet la fonction de conteneur pour les objets. Cela permet de créer des postes de travail virtuels auxquels d’autres objets sont attribués de manière permanente. Ainsi, il est toujours clair quelle licence est liée à quel matériel et quels inventaires sont en possession personnelle d’un employé.
La même chose s’applique au matériel installé en permanence, tel que les composants de l’infrastructure réseau. Cela peut être enregistré par pièce avec Timly. De cette manière, il n’y a aucun risque que du matériel ou des logiciels soient oubliés.
Par exemple, SodaStream Allemagne, le fabricant bien connu de machines à eau pétillante, a considérablement réduit ses efforts administratifs grâce à la fonction innovante d’auto-inventaire développée par Timly. Maintenant, les employés en télétravail peuvent également facilement scanner leur inventaire informatique et ainsi accélérer les processus d’inventaire.
Gestion holistique des actifs : planificateur de maintenance, suivi des échéances…
Les données collectées d’une gestion des stocks peuvent être utilisées de manière bénéfique de différentes manières au sein des entreprises. Par exemple, le logiciel de gestion des inventaires de Timly se décline en logiciel GMAO grâce à son planificateur de maintenance. Ce dernier permet de visualiser l’ensemble des échéances de maintenances attachées aux actifs de l’inventaire de manière claire. Timly envoie également des notifications automatiques afin de ne manquer aucune échéance.
De plus, un dossier numérique est créé pour chaque actif. Tous les documents pertinents tels que les rapports de test et la documentation de maintenance peuvent être regroupés dans ce dossier. En cas de prochaines audits, les preuves nécessaires sont disponibles quotidiennement à l’emplacement correspondant.
Gestion des inventaires : avec Timly, vous gardez tout à portée de vue
La loi oblige les chefs d’entreprise à conserver tous les documents relatifs aux inventaires d’une société de manière ordonnée. Cette obligation peut également être remplie grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks holistique tel que Timly. La base de données contient des informations sur le nombre, l’état et les emplacements de stockage de tous les actifs utilisés.
Une gestion professionnelle des actifs permet d’optimiser ses ressources
L’introduction d’une solution de gestion des inventaires dans les entreprises présente de nombreux avantages. L’utilisation durable des ressources d’une entreprise nécessite de savoir en permanence où se trouve chaque équipement de travail. La disponibilité constante de toutes les informations nécessaires sur les outils, les machines et autres équipements simplifie les processus et réduit le risque d’erreurs de fonctionnement.
La planification de l’utilisation des ressources et la considération économique de la rentabilité nécessitent la disponibilité d’informations complètes sur les actifs utilisés.
Avec le logiciel de gestion des inventaires Timly, des aperçus à jour peuvent être extraits à tout moment. Qu’il s’agisse d’un inventaire, de la collecte et du partage d’informations sur les stocks ou de la considération globale de la rentabilité des ressources de travail, Timly permet de le faire avec un seul outil.
La gestion intuitive de vos actifs d’entreprise
Optimisez la gestion de vos inventaires avec Timly : Vous avez accès à une large gamme de fonctionnalités sophistiquées qui vous permettent de gérer numériquement et facilement vos inventaires.
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