SOS Aerzte : Timly au service de la santé
Il y a des enfants qui grandissent avec une vocation. Et des adultes qui ont une vocation qui grandit un jour en eux. Dans les deux cas, une petite flamme les conduit vers leur métier passion. SOS Aerzte est une structure suisse équivalente à « SOS Médecins », illustre bien cette question de la vocation : celle de soigner et de sauver des vies. En soutien à cela, Timly soutient SOS Aerzte dans sa gestion d’inventaire.
SOS Aerzte
Date de création
1996
Nombre d'employés
35
Secteur
Santé
Nombre d'actifs
1 000
Le challenge
SOS Aerzte se rend disponible pour les malades 365 jours par an, 24 heures sur 24. Une situation qui induit naturellement de nombreux challenges quotidiens… Parmi lesquels, deux sujets phares se distinguent : tout d’abord, la nécessité d’être « à portée de clic » du matériel. Autrement dit, de pouvoir vérifier en quelques clics où trouver le matériel, et que le matériel avec lequel les médecins partent en intervention est parfaitement conforme (que ses échéances de maintenance sont à jour, notamment). La question de la conformité est également un sujet essentiel, car les équipements doivent fonctionner et être sécurisés. La santé des patients étant en jeu, ces points ne sont pas négociables.
Assurer la réactivité et la conformité a toujours été la priorité d’SOS Aerzte. Mais, faute d’une solution adéquate, les processus pour les assurer pouvaient se révéler extrêmement chronophages. La nécessité de trouver un système qui permette de répondre à ces problématiques de manière plus efficace s’est faite ressentir, il était temps de dire adieu aux tableurs Excel. En 2022, SOS Aerzte s’est mis en quête d’une solution qui lui permette à la fois de suivre ses actifs, mais également d’en assurer la maintenance en suivant leurs délais.
La solution
SOS Aerzte a inventorié tout son inventaire ; et notamment, sa flotte de véhicules médicaux. Elle a enregistré ces derniers dans Timly comme des conteneurs, et non comme de « simples actifs ». Cela permet à l’entreprise de leur attribuer des actifs. Concrètement, cela signifie qu’elle attribue divers équipements, comme des trousses de secours ou encore des cartes carburants, directement à ses véhicules. Cela permet de solidifier la gestion du matériel et de gagner du temps : toutes les informations essentielles sont accessibles en un coup d’œil dans le dossier numérique des véhicules.
Pour assurer la conformité, SOS Aerzte renseigne également les délais associés à ses actifs. Par exemple, si un employé veut s’assurer que toutes les échéances liées à sa voiture professionnelle et à son matériel sont à jour, il lui suffit de se rendre dans le dossier numérique Timly de cette dernière. Il y constatera, par exemple, qu’un remplacement des pneus est prévu pour la semaine prochaine, ou encore que le défibrillateur doit être programmée dans les 3 prochains mois. Ainsi, avec Timly, toutes les infos (photo de l’actif, date d’achat, etc.) et actions clés comme la gestion de la maintenance et des délais sont disponibles en quelques clics et coups d’oeil.
Fonctionnalités les plus utilisées :
Attribution des actifs
Pouvoir attribuer des actifs à des employés, des lieux, des projets et des conteurs (ici, les véhicules médicaux) est un vrai plus pour SOS Aerzte. Cela permet de coordonner une meilleure gestion d’inventaire.
Gestion des délais
SOS Aerzte doit assurer une conformité parfaite pour son parc matériel. La gestion des délais de Timly lui est donc particulièrement utile, et lui permet de suivre et gérer toutes les échéances, afin d’assurer la conformité.
Le résultat :
La gestion des délais d’SOS Aerzte doit être 100% conforme ; et, avec Timly, c’est possible. Cette structure est une belle démonstration d’une gestion des délais efficace : SOS Aertzte contrôle toutes ses échéances (maintenance, activités, dates de péremption, etc.) dans Timly, avec une efficacité sans pareil. Dans notre logiciel de gestion d’inventaire, ils peuvent voir exactement combien de temps il reste avant les prochains délais, et être rappelés par e-mail. Ainsi, aucune date d’expiration ni aucune échéance n’échappe à leur attention. Aussi, pour les employés, le fait de pouvoir signaler un défaut directement depuis la web-app Timly, en le documentant et en ajoutant une photo, est un vrai plus.
Du côté de la gestion d’inventaire, la réactivité nécessitée par SOS Aerzte est totalement possible avec Timly. L’entreprise a enregistré plusieurs locations auxquelles elle a assigné des équipements spécifiques (par exemple : une trousse de secours). Ainsi, au moment de partir en intervention, les employés savent exactement avec quels équipements ils doivent partir.
En résumé, pouvoir gérer et documenter son inventaire, tout en assurant la conformité, est essentiel pour SOS Aerzte.
Nous sommes fiers de soutenir SOS Aerzte dans cette mission.