Hotel Sonnenberg : Voyage en gestion de la maintenance
Hotel Sonnenberg
Date de création
2007
Siège social
Kriens, Suisse
Secteur
Hôtellerie
Actifs
1000
Le challenge : Maximiser la gestion de la maintenance
Une Success Story, c’est avant tout une histoire. Et pour plonger dans celle-ci, l’idéal est de commencer par une mise en situation… Vous pouvez choisir de fermer les yeux pour vous concentrer sur le bruit du vent frais qui fait frémir les arbres, puis les ouvrir grands pour admirer ce qui vous entoure. Bienvenue à Kriens ! À l’Hotel Sonnenberg, précisément. Ici, la vue est belle à faire pâlir une Merveille du monde, et à faire sourire n’importe quel vacancier qui vient y poser ses bagages.
Cet hôtel perché sur ses 700 mètres d’altitude, offre une vue imparable sur les Alpes suisses. Son restaurant, ouvert sur la nature florissante, offre une expérience gastronomique saluée par le prestigieux guide Gault & Millau. L’équipe y est aussi sympathique que la vue panoramique, et toutes les raisons sont réunies pour faire de ce lieu un havre parfait pour les vacances.
Ce sujet était déjà maîtrisé par l’Hotel Sonnenberg, mais méritait d’être amélioré par un soupçon de digitalisation. Comme l’indique Cornel Untersee, Responsable adjoint du service technique de l’Hotel Sonnenberg, « Il est crucial pour nous que les défauts et les problèmes soient signalés immédiatement pour que nous puissions les résoudre rapidement. Avant Timly, les rapports arrivaient par SMS, téléphone et e-mail, ce qui rendait les processus très lourds. ».
La solution : Un système de ticketing pour orchestrer la maintenance
L’Hotel Sonnenberg a dit adieu aux processus lourds et bonjour à Timly, ouvrant ainsi un nouveau chapitre dans sa gestion de la maintenance, parfaitement maîtrisée. Dotée du système de ticketing de Timly, l’équipe du Service technique a mis en place une organisation de chef pour gérer les pannes, les défauts ainsi que les délais. Pour comprendre précisément ce que cela signifie, une nouvelle mise en situation s’impose !
Imaginons que vous êtes responsable au Service technique de l’Hotel Sonnenberg. Vous commencez votre journée de travail ; il vous suffit d’ouvrir votre aperçu des tickets dans Timly pour voir en un clin d’œil que l’un de vos employés a signalé la panne d’une machine (et a ajouté une photo ainsi que des précisions) ; ou bien que le statut de la maintenance d’un outil est passé de « en cours » à « terminé ».
En clair, avec le système de ticketing de Timly, les employés de l’Hotel Sonnenberg disposent d’une plateforme intuitive pour gérer, signaler et documenter les activités liées à la maintenance. Mais l’histoire ne s’arrête pas en si bon chemin ! Ils utilisent également la fonctionnalité de gestion des délais, ce qui est particulièrement ingénieux et approprié dans le milieu hôtelier, notamment pour des raisons de sécurité.
En effet, comme toutes les structures du monde de l’hôtellerie et de la restauration, l’Hotel Sonnenberg doit réaliser de façon rigoureuse, régulière et surtout réglementée, des vérifications et tests sur ses équipements et machines, comme par exemple les extincteurs.
Fonctionnalités les plus utilisées :
Conformité facilitée
En centralisant les données, les tickets, les documents et les délais liés aux actifs, notre plateforme assure la transparence. Le rappel des échéances en temps voulu permet quant à lui de de renforcer le respect de la conformité.
Système de ticketing
Le résultat : Une gestion ingénieuse de la maintenance
« Nous utilisons principalement le système de ticketing au service technique. Cela nous aide à être informés des problèmes et des défauts très rapidement, ce qui nous permet de réagir promptement. Lorsqu’un ticket est créé, nous vérifions non seulement le défaut, mais nous nous intéressons aussi à l’historique de l’objet. « A-t-il été endommagé auparavant ? A-t-il été réparé ? » Cornel Untersee, Responsable adjoint du service technique de l’Hotel Sonnenberg
Il suffit d’un scan pour vérifer les délais d’un actif, ou encore signaler et documenter une panne
En ce qui concerne la gestion des délais, elle est également très efficace : les échéances importantes sont renseignées dans Timly, et les responsables de chacune d’elles reçoivent une notification par mail dès lors que cette échéance doit être rappelée.
La star de cette Success Story, vous l’avez compris, c’est le système de ticketing ; mais notons également que l’Hotel Sonnenberg a renseigné les profils employés (afin de leur attribuer des actifs), a enregistré ses actifs (équipements, machines à café, etc.) et leur a apposé des étiquettes Timly à QR code. Un simple scan de QR code permet d’accéder au dossier numérique de l’actif dans Timly, et de retrouver toutes les informations clés qui ont été renseignées, des documents aux tickets.
Dans Timly, tout est parfaitement interconnecté : les actifs, les employés, les tickets et les délais. Un simple scan permet d’accéder instantanément aux données essentielles. Notre plateforme centralise et sécurise la gestion d’inventaire, permettant des processus efficaces et sereins.
« Timly automatise nos processus, ce qui nous aide à rester efficaces. Pour moi, Timly en une phrase, c’est : Il suffit de vérifier dans Timly ! » Cornel Untersee, Responsable adjoint du service technique de l’Hotel Sonnenberg