Une histoire de transformation digitale
COBUS Systems
Date de création
1992
Siège social
Rheda-Wiedenbrück
Secteur
Informatique
Actifs
2 000
Le challenge: Gérer une grande quantité d’actifs
Dennis Werner, Responsable de COBUS Systems
COBUS Systems, une division du groupe COBUS, est un acteur majeur du secteur des services IT managés en Allemagne depuis plus de 30 ans. L’entreprise accompagne ses clients avec un large éventail de solutions visant à créer une infrastructure IT robuste, stable, sécurisée et évolutive : des services managés à l’intégration de Microsoft 365, en passant par des solutions cloud issues de turbines éoliennes.
COBUS Systems, au quotidien, gère une imposante quantité d’actifs pour ses nombreux clients de divers secteurs. Actifs informatiques, mobilier de bureau, équipements, machines… Auparavant, tout était géré d’une main de maître, mais sur des tableurs Excel. Récemment, COBUS a souhaité s’équiper d’une solution qui lui permette d’inventorier et gérer cette grande quantité d’actifs pour divers clients dans une seule et unique solution.
Et c’est ici que le destin fait bien les choses…. Alors à la recherche de sa solution de gestion d’inventaire, COBUS a fait la découverte de Timly. Et, en parcourant notre site, l’entreprise a vu apparaître un nom dans notre page d’intégrations : Lansweeper.
La belle histoire, c’est que COBUS venait justement d’opter quelques mois plus tôt pour le logiciel renommé Lansweeper. Cette solution puissante d’IT Discovery et d’inventaire des actifs IT, OT et IoT est partenaire de Timly depuis 2023. Cette rencontre a été le début d’une belle collaboration entre COBUS, Lansweeper et Timly.
La solution: L’intégration du duo performant Lansweeper x Timly dans les processus de travail
La mise en œuvre de Timly en tant que solution intégrée de suivi des actifs avec Lansweaver a impliqué pour COBUS la migration de Lansweeper du local vers le cloud. Ils ont connecté Timly et Lansweaver via l’API, nettoyé leurs données principales d’actifs, puis importé environ 1 000 actifs dans Timly lors du premier déploiement.
L’intégration de Lansweeper x Timly est un vrai boost d’efficacité. Concrètement, voici comment elle fonctionne : tout d’abord, Lansweeper scanne la structure informatique afin de détecter et cataloguer l’ensemble des actifs connectés au réseau. Ces données captées lors l’IT Discovery sont transférables sur la plateforme Timly en quelques simples clics. Ainsi, la base de données d’inventaire Timly est enrichie de manière extrêmement détaillée et automatisée, permettant à la fois d’économiser un temps précieux.
L’inventaire des actifs informatiques en un coup d’œil avec Timly
La plateforme de gestion d’inventaire Timly est la solution qui manquait à COBUS pour gérer de manière transversale et précise les actifs de ses différents clients. Ainsi, l’entreprise a mis en place une structure et des processus robustes pour gérer et suivre de manière détaillée l’ensemble des actifs.
Dans Timly, chacun de ces actifs dispose d’un dossier numérique. On y retrouve les informations importantes, qui sont directement alimentées par le système (via Lansweeper) ou bien ajoutées manuellement par les employés COBUS. Afin de structurer précisément les actifs, COBUS a créé plusieurs unités organisationnelles. Cela permet de compartimenter une gestion des actifs compartimentée en fonction du client dont les actifs sont gérés. Outre le système de ticketing et la gestion des délais, COBUS s’est également doté de la fonctionnalité de signature numérique. Cette dernière permet de certifier la remise des actifs et ainsi assurer l’authenticité, la sécurité et la traçabilité.
« Aujourd’hui, grâce à l’automatisation, j’ai une vue d’ensemble toujours actualisée et complète de tous les actifs de mon entreprise. Avec Excel, il faut deviner où se trouve un appareil, s’y rendre, espérer qu’il soit encore là et mettre les données à jour manuellement. Avec une solution comme Lansweeper, des scans réseau automatiques détectent tous les actifs présents dans mon environnement IT. Je peux ensuite transférer ces informations depuis Lansweeper vers Timly en un seul clic, répertoriant ainsi chaque appareil, licence logicielle et instance cloud dans ma base de données d’actifs. »
Stefan Krause – Channel Manager chez Lansweeper
Fonctionnalités les plus utilisées :
Signature numérique
Grâce à la fonctionnalité de signature numérique dans Timly, COBUS Systems peut attester de la remise des équipements aux employés. Les certificats PDF sont stockés dans Timly et téléchargeables.
Attribution des actifs
L’attribution des actifs dans Timly est une pièce essentielle du puzzle de la gestion de parc informatique mise en place par COBUS Systems. Elle permet d’attribuer des actifs à des employés, des lieux, des projets.
Le résultat : Une gestion d’inventaire à 360 degrés
Un scan de QR code Timly suffit pour accéder au dossier numérique d’un actif
« Lorsqu’un employé dit “mon ordinateur est un peu lent, j’ai besoin de plus de mémoire”, ce qui auparavant était un défi pour identifier l’appareil en question, à moins de se connecter dessus, est maintenant simple : nous pouvons simplement consulter Timly, localiser un emplacement de mémoire libre, commander et procéder à la mise à niveau. »
Dennis Werner – Responsable de COBUS Systems
En optant pour une gestion d’inventaire augmentée avec Timly et Lansweeper, COBUS s’est construit des processus solides qui assurent une utilisation optimisée des actifs, et une efficacité décuplée. La synergie entre Timly et Lansweeper offre une solution de gestion d’inventaire à 360 degrés, et permet à COBUS d’avoir une vision et un champ d’actions à 360 degrés sur son parc matériel.
Nous sommes fiers d’être au service de COBUS et de leur fournir une plateforme qui empower leur gestion d’inventaire et améliore leur quotidien logistique.
« Nous venons de commander 4 000 étiquettes à code-barres de Timly, que nous prévoyons de coller sur tout afin de toujours organiser clairement les actifs. De cette manière, en appuyant simplement sur un bouton, nous avons une vue d’ensemble globale catégorisée par pièce, employé, emplacement, pour avoir une vision complète de ce que nous possédons réellement, de ce qui est pertinent pour la comptabilité, comme pour l’amortissement, etc. De nos jours, si vous voulez vous positionner en tant qu’entreprise professionnelle, Excel n’est plus à la pointe. S’éloigner d’Excel est le rêve de toutes les entreprises, difficile pour beaucoup, mais dans ces cas-là, c’est tout à fait réalisable. » Dennis Werner – Responsable de COBUS Systems