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La transformation digitale de la Haute école pédagogique de Berne avec Timly

Bienvenue en Suisse, à la PHBern (Haute école pédagogique de Berne). En pays helvète, la haute école technologique est une institution qui forme des professionnels destinés à enseigner à des élèves de 4 à 18 ans (de l’école primaire au secondaire II). La PHBern est une institution très réputée, mais aussi innovante : elle révolutionne sa gestion d’inventaire avec Timly.

Image d'introduction pour la Success Story de la Haute école pédagogique de Berne

Haute école pédagogique de Berne

Date de création

2005

Nombre d'employés

~ 1 200

Secteur

Éducation

Nombre d'actifs

~ 20 000 objets

Le challenge : Réduire les efforts de gestion d’inventaire, et structurer la distribution des clés

PHBern Building Image
Le bâtiment principal de la PHBern

La Haute école pédagogique de Berne est certes une institution relativement nouvelle – fondée en 2005 – mais elle possède néanmoins une grande quantité de ressources d’inventaire. Ce dernier comprend tellement de mobilier que l’inventaire annuel prenait systématiquement plus de 3 semaines.
Mais ce n’est pas la prise d’inventaire à elle seule qui était énergivore… L’inventaire de la grande quantité de clés – pour les nombreux bâtiments et salles de l’université – prenait également au moins 2 semaines par an. Le traitement de l’inventaire imputait donc à la Haute école pédagogique de Berne plus d’un mois par an.

Cet énorme investissement de temps et les coûts élevés associés sont rapidement devenus un problème à régler pour la PHBern. Dans cette perspective, le souhait de digitaliser les processus s’est également fait de plus en plus pressant. Tous ces facteurs ont incité l’université à chercher une nouvelle solution, efficace, pour solutionner ces problèmes. Une solution astucieuse et facile à comprendre était recherchée, afin d’inventorier et gérer à la fois le mobilier et les clés sur une seule plateforme.

La solution : Un logiciel de gestion d’inventaire à la rescousse

Pour relever ces défis, la PHBern a opté pour l’implémentation d’une solution digitale : Timly. Ce logiciel innovant offre une plateforme complète pour la gestion des clés et d’autres ressources. Grâce à Timly, la PHBern a pu digitaliser et automatiser l’attribution des clés, simplifiant considérablement les processus. La plateforme permet de suivre en temps réel tous les mouvements des clés, assurant une traçabilité permanente de leur emplacement. Cela est rendu possible par une interface utilisateur intuitive et une application mobile permettant aux employés de gérer les accès aux clés de manière flexible, indépendamment du lieu.

La gestion d’inventaire intuitive de Timly permet également à la PHBern de gérer et surveiller efficacement l’ensemble de son mobilier. Chaque meuble est enregistré avec des informations telles que son emplacement, son état, sa durée d’utilisation, facilitant ainsi l’inventaire transparent et la planification de la maintenance. De plus, l’attribution du mobilier à des bâtiments, des salles ou des individus simplifie la gestion et améliore l’efficacité opérationnelle. Ainsi, la PHBern a pu réduire significativement la charge administrative et optimiser l’utilisation de ses ressources.

L’intégration de Timly au sein de l’infrastructure informatique existante de la PHBern s’est déroulée sans accroc, le logiciel d’inventaire étant compatible avec tous les systèmes courants et offrant une grande convivialité. Grâce à une formation approfondie et un support solide de la part de Timly, le personnel de la PHBern a rapidement été en mesure d’utiliser efficacement cette nouvelle solution.

Infopoint_PHBern
Pour la PHBern, l’organisation et la structure sont primordiales

Fonctionnalités les plus utilisées :

Timly chez la Haute école pédagogique de Berne 1

Accessible de façon mobile

L’accès mobile est très important pour la PHBern. Ainsi, les employés concernés ont toujours toutes les informations importantes à portée de main.

Timly chez la Haute école pédagogique de Berne 2

Attribution des actifs

Les actifs sont attribués numériquement à différents employés. Grâce à la fonctionnalité de check-in / check-out et aux audits logs, tout est traçable historiquement.

Le résultat : Un gain de temps et d’efficacité

Grâce à la mise en œuvre de Timly, la PHBern a pu significativement optimiser la gestion de son inventaire matériel et de ses clés. La transparence et la traçabilité ont été considérablement améliorées, et les processus automatisés ont entraîné une réduction significative du travail lors de l’inventaire annuel.
PHBern Room
Qui dit « beaucoup de pièces » dit « beaucoup d’inventaires »

Le suivi en temps réel et la flexibilité de gestion d’inventaire ont grandement renforcé la sécurité et l’efficacité au sein de l’institution. Grâce aux alertes proactives en cas d’anomalies, la PHBern peut réagir immédiatement aux problèmes potentiels, renforçant ainsi encore plus la sécurité. L’introduction de Timly a conduit à une augmentation sensible de l’efficacité opérationnelle, les nouveaux processus étant plus clairs et moins sujets aux erreurs.

En outre, une meilleure gestion des clés et de l’inventaire a permis une planification et une utilisation des ressources améliorées. Dans l’ensemble, grâce à l’utilisation de Timly, la PHBern a atteint une gestion d’inventaire plus moderne, sécurisée et efficace, améliorant durablement ses opérations et assurant sa pérennité pour l’avenir.

Pour Susanne Howald, responsable des services d’exploitation, il est particulièrement important que les développeurs du logiciel répondent aux besoins et aux souhaits des clients : “Nous sommes fiers de contribuer au développement de solutions visant à rendre l’avenir plus durable.”

Nous sommes ravis d’avoir trouvé en des clients comme la PHBern des partenaires à long terme qui souhaitent nous aider à rendre le monde plus simple, plus durable et plus intelligent !

Droits d’images : PHBern ©
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