Application gestion d’inventaire : comment choisir la bonne solution pour son entreprise ?

Dans cet article :

• Pourquoi est-il essentiel de gérer les actifs matériels ?
• Application gestion d’inventaire : la solution pour optimiser vos opérations
• Les bénéfices d’un logiciel pour gérer le matériel
• Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion du matériel
• Faut-il utiliser Excel pour la gestion d’inventaire ?
• Application gestion d’inventaire : plutôt basée sur le cloud ou iOS ?
• Timly, la web-app qui s’adapte à toutes les structures qui souhaitent gérer leur matériel

Pourquoi est-il essentiel de gérer les actifs matériels ?

La gestion des actifs matériels est cruciale pour toute entreprise ou organisation, quelle que soit sa taille et son secteur d’activité. À cet égard, l’application gestion d’inventaire a pour fonction de gérer et suivre les actifs matériels de manière simple, plus sûre et plus efficace que jamais. Parmi les nombreux avantages, on retrouve notamment :

∗ Une optimisation des opérations et une productivité accrue

∗ Une meilleure visibilité, tant au niveau de la conformité que des responsabilités

∗ Une prise de décision plus pertinente

∗ Une plus longue durée de vie des actifs et une amélioration de la maintenance

∗ Une réduction des coûts et une augmentation de la valeur

Examinons de plus près ces avantages, en particulier en ce qui concerne votre cas d’utilisation.

Application gestion d’inventaire : la solution pour optimiser vos opérations

Augmenter la productivité : Savoir en temps réel, où se trouvent vos actifs et s’ils sont disponibles, permet de les répartir et de coordonner leur utilisation de façon beaucoup plus efficace. Cela permet d’augmenter la productivité, et de réduire, voire d’éliminer totalement toute forme d’arrêt ou de ralentissement de l’exploitation.

Faire des économies sur la maintenance et le remplacement : Le fait de disposer d’un rapport complet sur l’âge ou la version d’un bien matériel, son état et l’historique complète de sa maintenance ou de sa mise à niveau, rend possible une maintenance optimisée. Que l’on parle de biens mécaniques dont l’usure est à surveiller de près, ou de biens numériques qu’il faut savoir mettre à jour régulièrement, l’application mobile gestion d’inventaire Timly permet d’accroître leur ergonomie, mais aussi leur durée de vie.

Éliminer les doublons : Une application gestion d’inventaire complète va globalement faciliter les opérations, ainsi que la répartition, la planification, la coordination et l’utilisation des actifs. Elle permettra notamment de mettre en évidence l’existence de doublons, et de les éliminer, que l’on parle d’un outil, d’un véhicule, d’une machine, ou même d’un logiciel, dont l’usage pourrait être collectif.

Améliorer la visibilité : Que l’on parle des investisseurs, des services de l’État et autres législateurs, des clients et même très souvent du grand public, tous insistent sur l’importance d’accroître la visibilité des actifs et des opérations. C’est la raison pour laquelle avoir un système de gestion d’inventaire holistique est un véritable atout dans son jeu, car il permet :

– une évaluation plus précise ;

– d’assurer une conformité totale aux réglementations, qui peuvent varier avec le temps ;

– d’augmenter la confiance tant des investisseurs que des clients.

Si, pour la plupart d’entre nous, l’alpha et l’oméga d’un logiciel de gestion d’inventaire complet, flexible et évolutif, réside bien évidemment dans sa faculté à faire réaliser des économies substantielles à l’entreprise qui l’endosse, constatez que tous les points soulevés précédemment vont en ce sens, mais ne croyez pas que les meilleurs logiciels de gestion se limitent à cela…

Les bénéfices d’un logiciel pour gérer le matériel

Pour exploiter pleinement le potentiel de la gestion d’inventaire (aussi appelée gestion du matériel), vous souhaitez vraiment un logiciel qui soit complexe et complet dans ses fonctionnalités, mais totalement simple et intuitif dans son utilisation.

La meilleure application de gestion d’inventaire vous permettra d’enregistrer, de mettre à jour et d’accéder facilement à chaque détail important de n’importe quel actif particulier, tout en vous guidant pour savoir ce qui est vraiment important, tant dans la saisie initiale des données que dans la surveillance continue, le traitement des données et les relations.

En fait, le choix de la bonne application gestion d’inventaire est tellement important que nous devrions vraiment examiner plus spécifiquement ce que vous devriez rechercher dans un logiciel de gestion des actifs.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion du matériel

Ergonomie et intuitivité : L’interface utilisateur doit être simple, intuitive et compréhensible, elle ne doit pas nécessiter de formation approfondie. Dans ce cas de figure, l’intégration complète du logiciel au sein de l’entreprise se fait plus rapidement et son utilisation en continu est plus facilement adoptée.

Universalité : Les collaborateurs doivent pouvoir accéder à la nouvelle application d’inventaire par le biais d’un smartphone (application mobile), d’une tablette, d’un ordinateur et de leurs autres appareils. C’est souvent la raison pour laquelle le monde de l’entreprise va choisir un logiciel ou un système basé sur le cloud, avec tous les autres avantages que cela implique.

Fonctionnalité : L’application gestion d’inventaire ou le logiciel de gestion du matériel idéal permet de stocker toutes les données utiles ou sensibles, y compris l’état, la localisation, l’âge et la version d’un bien physique ou numérique, son historique de maintenance, sa disponibilité, les documents justificatifs inhérents à son utilisation, et bien d’autres informations encore.

Flexibilité et adaptabilité : L’application gestion d’inventaire idéale doit pouvoir s’adapter au plus près aux besoins spécifiques et uniques de votre entreprise ou de votre organisation, cela passe par une capacité d’adaptation en fonction de l’évolution de votre activité et du marché.

Un mise en place simple : Il est crucial de s’assurer que le logiciel d’inventaire pour lequel vous avez opté peut être déployé à la fois rapidement et sans difficulté, en évitant au maximum les variation du flux de travail. Par ailleurs, la migration des données relatives à chaque service, ainsi que celle des bases de données plus générales, doivent également pouvoir être assurées simplement.

Valeur : La meilleure application gestion d’inventaire offre une valeur ajoutée qui ne se discute pas, non seulement en termes de retour sur investissement, mais aussi en termes d’amélioration des processus, des opérations et pour ce qui est des flux de travail. Toutefois, il ne faut pas oublier que certaines applications ont un coût bien moins important, ce qui peut réduire considérablement l’investissement initial.

Assistance et services : Un éditeur de logiciels ou un prestataire de services qui vous aidera à prendre des décisions, à mettre en place, à personnaliser et à configurer votre système, ainsi qu’à répondre à l’ensemble de vos besoins courants, de manière complète et rigoureuse, est inestimable.

Faut-il utiliser Excel pour la gestion d’inventaire ?

Même en tenant compte de la praticité que peut avoir un tableur Excel, quelques questions se posent logiquement : « Dois-je utiliser Excel ou Google Sheets

pour la gestion d’inventaire ? », ou bien «  Cela vaut-il la peine de choisir un logiciel gratuit ou une application gestion d’inventaire open source ? »

De notre point de vue, et c’est aussi l’avis de la plupart des utilisateurs ayant fait l’essai de ces deux solutions gratuites dont nous venons de parler, la réponse est très clairement non.

Aussi puissants que puissent être des outils tels que Excel et Google Sheets, il apparaît extrêmement difficile d’en faire un système de gestion d’inventaire complet et entièrement fonctionnel, à savoir un système qui offre une interface utilisateur simple, facilement adaptable et qui tienne réellement compte de chaque type d’actif, de chaque information ou attribut important, des questions juridiques et de conformité, et de bien d’autres facteurs encore.

Il en va de même pour une applications gestion d’inventaire gratuite ou en open source, ces dernières étant rarement complètes et “prêtes à l’emploi.  Souvent, afin d’être vraiment utiles à votre entreprise ou à votre organisation, elles nécessitent  d’une part d’importants investissements en termes de temps et de développement, et d’autre part elles réclament des niveaux d’expertise exagérément élevés.

Choisir un logiciel de gestion d’inventaire éprouvé, c’est opter pour une solution complète développée par des professionnels et par une entreprise qui possède une vision globale, une compréhension fine  et une expérience poussée, pour ce qui est de la gestion d’inventaire holistique. Dans tous les cas, il faut bien comprendre que faire le bon choix peut permettre de faire des économies à bien des niveaux : de temps, d’argents et d’énergie.

Application gestion d’inventaire : plutôt basée sur le cloud ou iOS ?

La question de savoir quelle est la meilleure approche en matière de logiciel professionnel de gestion d’inventaire, peut se poser : logiciel local ou basé sur le cloud.

Même si les applications basées sur le cloud gagnent rapidement en popularité, en implémentation, en saturation de marché et qu’elles apparaissent clairement comme la voie à suivre, pour ce qui est de la gestion d’inventaire et de presque tous les autres domaines et champs d’application, il est toujours utile de dresser la liste des avantages d’un logiciel d’inventaire basé sur le cloud :

Les données dans le cloud sont plus sûres : Si vos procédures, votre flux de travail, votre statut juridique, votre statut juridique et vos résultats sont effectivement fonction des données d’inventaire à votre disposition, ainsi que de leur exactitude et de leur fiabilité, alors cet aspect est crucial.

Les données stockées dans le cloud sont mises à jour plus fréquemment : Cela ne signifie pas seulement que les applications sont mises à jour, mais qu’elles évoluent afin de répondre au mieux aux besoins changeants et émergents que rencontre l’entreprise ou le client.

Une plus grande cohérence : Via les solutions de gestion d’inventaire basées sur le cloud, tous les employés et toutes les parties prenantes auront accès et utiliseront la même version du logiciel, avec les mêmes ensembles de données, cela grâce au stockage et au traitement centralisés.