DigitalPakt Inventar verwalten – Wie geht es nach der Bewilligung weiter?

Beispielhafte Berichtsregeln: Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums Baden-Württemberg

Das Ministerium für Kultus, Jugend und Sport in Baden-Württemberg hat beispielhafte Berichtsregularien entwickelt. Hier dürfen Zuwendungsempfänger des DigitalPakts innerhalb von drei Monaten nach Maßnahmenabschluss der Landesinvestitionsbank vereinfachte Verwendungsnachweise vorlegen. Es genügt eine Bestätigung im Nachweis, dass die bewilligten Zuwendungen zweckentsprechend eingesetzt wurden.

Um dies juristisch abzusichern, sollten fortlaufende Dokumentationen zum Inventar, seiner Nutzung, seines Zustands und eventueller Wartungen erstellt werden. Außerdem fallen Verwendungsnachweise und Sachberichte an. Bei diesen anspruchsvollen Anforderungen kann die Investition in eine moderne und sichere Inventarisierungssoftware Sinn machen.

Ein Beispiel aus Baden-Württemberg verdeutlicht die Funktionsweise einer Inventarsoftware wie Timly. Remseck am Neckar ist eine Stadt nordöstlich von Stuttgart. Nach dem Motto „Schulen Fit für die Zukunft“ und „Unsere Kinder sind unsere Zukunft“ plante die Kommune, Mittel aus dem DigitalPakt zu beantragen. Im Mai 2019 wurde dazu eine Bestandsaufnahme an allen Schulen durchgeführt. Nach der Auszahlung der Mittel aus dem DigitalPakt bestellte die Kommune Remseck eine Vielzahl neuer IT-Ressourcen.

Für die sichere und nachvollziehbare Verwaltung der IT-Ressourcen schloss Remseck einen Vertrag mit der Züricher Timly Software AG ab. Bei Timly handelt es sich um ein modernes Dokumentationssystem, das digitale und physische Objekte virtuell katalogisiert. Verschiedene Nutzer*innen können je nach Berechtigungsstufe dezentral Neueintragungen und Änderungen vornehmen.

Mit Inventarsoftware Schul-Ressourcen leicht überblicken (DigitalPakt Inventar verwalten)

Es lohnt sich also für kommunale Schulträger und Schulen, frühzeitig über die Verwaltung der Ressourcen aus dem DigitalPakt nachzudenken. Bereits während der Förderlaufzeit vermeidet eine Software für Inventarverwaltung unnötigen Aufwand. Ob Statistiken zur Nutzungshistorie der Geräte, Supportverträge, Softwarelizenzen oder Reparaturen: Eine Inventarsoftware wie Timly dokumentiert an einem zentralen Ort alle Informationen über das digitale Schul-Inventar und minimiert den händischen Arbeitsaufwand, der bei herkömmlichen Excel-Listen anfällt.

Damit können Fragen wie „Wer hat gerade welches Inventar?“, „In welchem Zustand befindet sich das Gerät?“ oder „Welche Lizenzgebühren fallen an?“ auf Knopfdruck beantwortet werden. So gewinnen Schulleiter*innen und kommunales Verwaltungsangestelte einen zentralen Überblick über digitale Endgeräte, IT-Zubehör und Lizenzverträge. Die Anwendung in der Praxis ist ganz leicht: Etiketten mit QR-Codes, die eine eindeutige Inventarnummer enthalten, werden auf die mit den Fördermitteln angeschafften Objekte geklebt.

Diese Codes können mit einem handelsüblichen Smartphone oder Tablet eingescannt werden. Nun ermöglicht die Software verschiedene Aktionen, die man jedem einzelnen Teil des digitalisierten Inventars individuell zuordnen kann. Ob Abfrage des aktuellen Standortes, Nutzungshistorie oder Reparaturbedarf: Berechtigte User können jederzeit und an jedem Ort alle Informationen abrufen beziehungsweise aktualisieren.