Massenweise Inventarisierung in Timly: so arbeitet das Jobcenter Saarbrücken

Massenweise Inventarisierung in Timly: im Einsatz beim Jobcenter Saarbrücken

Logo Jobcenter Saarbrücken bei Timly

Eine große Menge an Inventar baut sich häufig über Jahre auf und ist nicht selten der Grund dafür, dass die Übersicht über die Vergabe, Benutzung und den Verweilort eingeschränkt wird. Damit dieses Problem beim Jobcenter Saarbrücken nicht an Zuwachs gewinnt, konnten wir mit der Inventarsoftware Timly dabei helfen, viel Inventar der gleichen Art über das Smartphone einfach und effizient aufzunehmen respektive zu digitalisieren. Welche Vorteile Sie bei der Inventarisierung baugleicher Inventarartikel haben und wie Sie diese mit Timly effizient verwalten können, zeigen wir Ihnen am Beispiel des Jobcenters Saarbrücken.

Status Quo, dank einmaliger Erfassung existierender Artikel

Ob Einrichtungsgegenstände, IT-Equipment oder sonstige Gegenstände, mit Timly als Inventarsoftware lässt sich jeder Artikel unverwechselbar erfassen und speichern. Was tun jedoch, wenn es statt einem Schreibtisch gleich 100+ Exemplare gibt und diese auf mehrere Standorte verteilt sind? In diesem Fall konnten wir das Inventar des Jobcenters Saarbrücken durch unsere Zwillingsfunktion problemlos erfassen. Hierbei wird ein Artikel erfasst, auf dessen Basis sich beliebig viele Zwillinge erstellen lassen. Diese werde unkompliziert über QR-Codes an den einzelnen Objekten via integriertem Barcode-Scanner erfasst und bestehen als eigenständige Positionen im System. Sehen Sie im folgenden Video anhand eines Beispiels, wie dieser Vorgang in Timly durchgeführt wird.

Beispiel im Office von Timly Software.

Jeder Artikel kann als Basis für Zwillinge herangezogen werden, was auch die Inventarisierung von beispielsweise Computermäusen und Tastaturen vereinfacht. Somit ist ein Zwilling ein genaues Abbild des ursprünglich erfassten Artikels mit einem eigenen QR-Code. Mit Zwillingen lässt sich auch bei identischen Artikeln die Timly Inventarsoftware in vollem Umfang benutzen, wodurch die Lösung ideal für Unternehmen wie das Jobcenter Saarbrücken ist.

"Durch die fortlaufende technische Weiterentwicklung unserer Inventarsoftware vereinfachen wir die Verwaltung und Verarbeitung von sehr vielen Inventarobjekten im Unternehmen."

Fitim Mehmeti, Marketingleiter Timly Software AG

Artikel zuweisen: so finden Gegenstände zu Mitarbeitern und Standorten

Nachdem jeder Artikel erfasst wurde, mussten diese auf verschiedene Standorte und Mitarbeiter verteilt werden. Timly ermöglicht dies durch die Zuweisung in das jeweilige Inventar der Person oder Räumlichkeit. Hierbei kann mit der App ein Stammartikel oder ein Zwilling klar identifizierbar in ein Inventar gelegt werden. Am Beispiel des Jobcenters Saarbrücken konnten Schreibtische und weitere Einrichtungsgegenstände auf die Räume und Etagen verteilt werden. Das erfasste IT-Equipment wurde daraufhin den jeweiligen Mitarbeitern ins Inventar zugewiesen und ausgehändigt. Beim Versuch einer doppelten Zuweisung von Artikeln erkennt Timly dies eigenständig und weist auf das Problem hin.

Mit der Erfassung und Zuweisung durch unsere Inventarsoftware war es möglich, binnen kürzester Zeit das gesamte Inventar des Jobcenters Saarbrücken ohne Konflikte und Missverständnisse abzubilden. Nun können Mitarbeiter eigenverantwortlich Arbeitsmittel in Anspruch nehmen und bei Bedarf Vermerke zu den konkreten Artikeln erstellen. Schadensmeldungen oder Verluste werden auf diese Weise in Echtzeit erfasst und im System gespeichert. Die komplette Inventarisierung hat über die Mobilgeräte der Angestellten stattgefunden, welche auch künftig die Grundlage für den weiteren Umgang mit der DSGVO-konformen Timly App sind.

Kein Problem bei großen Inventarmengen: Timly wächst gemeinsam mit Ihnen

Der Einsatz unserer Inventarsoftware im Jobcenter Saarbrücken hat gezeigt, dass Timly mit der Inventarisierung von großen Mengen gleichartiger Artikel problemlos zurechtkommt. Diese Tatsache ermöglicht es zahlreichen Betrieben und Einrichtungen, mit der Zwillingsfunktion und Zuweisung den eigenen Bestand zu erfassen und zu verwalten. Über diese Funktionen hinaus stehen Ihnen sowie sämtlichen Nutzern auch die umfassenden Basisfunktionen der Inventarsoftware zur Verfügung. Diese decken nahezu jeden Geschäftsbereich ab und erfreuen neben Sachbearbeitern und Außendienstmitarbeitern außerdem Produzenten und Buchhalter. Timly sammelt Ihre Vorfälle dank einer einfachen Bedienbarkeit und stellt diese Daten für Ihr Unternehmen bereit. Vertrauen auch Sie auf Timly als Inventarsoftware für cloudbasierte Inventarisierung und vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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