Bestandsverwaltung ganz einfach organisieren – mit Timly

Definition Bestandsführung sowie Lager- und Mengenbuchhaltung

Eine erfolgreiche Mengenbuchhaltung ist nur in einem geschlossenen Lager gewährleistet, da sichergestellt werden muss, dass Ein- und Ausgänge kontrolliert und dokumentiert werden.

Konventionell wurde diese Dokumentation über Materialscheine erledigt. Mitunter musste der entsprechende Lieferant bzw. der Waren entnehmende Mitarbeiter auch extra zu einer Büromitarbeiterin gehen, die den Vorgang in eine Excel-Tabelle übertrug. Mittlerweile wird die Bestandsverwaltung in den meisten Unternehmen, egal ob klein oder groß, über ein EDV-System bearbeitet.

Dieses kann das ERP-System, ein Inventarprogramm oder ein spezielles Warehouse Management System sein.

Darum ist eine gute Bestandsverwaltung so wichtig

Die Bestandsführung mit einer Inventarisierungssoftware wie Timly erleichtert die fortlaufende, zeitnahe Verbuchung der Aus- und Eingänge in Ihrem Lager. Schließlich sind korrekte Informationen über die Lagerbestände des Unternehmens essentiell, um zuverlässige Aussagen zur Qualität und Menge der gelagerten Objekte machen zu können. Somit lassen sich u. a. unnötige Einkäufe und Lieferengpässe vermeiden.

Zu den für viele Unternehmen wichtigen Funktionen der Bestandsverwaltung zählt, dass sich Lagerbestände reduzieren lassen, während die Lieferqualität erhalten oder sogar erhöht wird. Eine hohe Kapitalbindung in Form redundanter Lagerware kann somit vermieden werden, ohne dass die Kundenzufriedenheit leiden würde.

Effizientes Bestandsmanagement mit der Timly-App

Die Mehrzahl der gesammelten Daten zu Inventargütern und Lagerbeständen stammt in den meisten Unternehmen aus der App-Version von Timly.

Lagermitarbeiter und andere berechtigte Personen können über Mobilgeräte mit installierter Timly-App Einträge zu Waren und Produkten direkt im Lager aktualisieren. Dazu nutzen sie die integrierte Kamera ihrer Geräte, um den QR-Code einzuscannen, der mit Timly für Klebeetiketten erzeugt wurde. Die Etiketten können beispielsweise an Schubladen für Stückgut oder Containern für Schüttgut angebracht werden.

Die Mitarbeitenden aus dem Einkauf wiederum pflegen Bestellungen in die Software zur Bestandsverwaltung ein, damit die anderen Abteilungen sich auf kommende Lieferungen einstellen können. Dies erledigen sie wahlweise in der Browser- oder Mobilversion der Lagerverwaltung Software Timly.

Bestandsverwaltung als Teil der Inventarsoftware

Mit Timlys Inventarverwaltung inventarisieren Sie bei Bedarf standortübergreifend und erhalten auf Wunsch Benachrichtigungen über das Erreichen von selbstdefinierten Minimalwerten der Füllstände. Dadurch lassen sich Nachbestellungen anhand tatsächlicher Lagerbestände statt festgelegter Zeitabstände auslösen.

Für die Angestellten ist es praktisch und leicht verständlich, wenn der Mechanismus um das QR-Code-Scannen und die Datenbank-Aktualisierung sowohl für die Lagerbestände als auch für die Geräte, Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge im Unternehmen anzuwenden ist. Somit gelingt die Einarbeitung neuer Kollegen und Kolleginnen leichter und die Motivation, Geräte-Defekte zu melden, Standortwechsel von Assets einzutragen oder Entnahmen von Halbfabrikaten anzuzeigen, steigt.

App für Bestandsverwaltung erleichtert die Materialwirtschaft

Zudem bietet Timly statistische Auswertungen für die erfassten Waren sowie inventarisierten Geräte, Werkzeuge und Anlagen. Dies unterfüttert anstehende Firmenentscheidungen mit hilfreichen Daten.

Neben der hohen Funktionalität in Sachen Bestandsverwaltung überzeugt Timly auch mit durchdachten Details im Bereich Inventar- und Personalverwaltung. So teilen Sie bei Bedarf Werkzeuge, Möbel oder Fahrzeuge bestimmten Mitarbeitern zu oder erfassen Schulungen und Zertifikatslehrgänge von Kollegen für eine verbesserte Aufgabenzuteilung.

Nicht zu vernachlässigen sind zudem die Funktionen für die Dokumentation von Wartungen und die Erinnerungen an nahende Prüftermine. Ebenso wie sich in Timly jedes Gerät über seinen gesamten Nutzungszeitraum hinweg verwalten lässt, kann auch gebundenes Kapital im Lager oder in der Versandabteilung in der cloudbasierten Datenbank erfasst werden.

Abläufe bei der Inventur verbessern

Aber auch, wenn Sie lieber beim jährlichen Modus bleiben, hat Timly einen passenden Lösungsansatz: Im speziellen Inventurmodus scannen die Mitarbeitenden die Ware bzw. die Geräte ein und haken deren Vorhandensein ab bzw. bestätigen die angezeigte Mengenangabe – oder korrigieren sie, falls eine Abweichung besteht.

Um Inventuraufgaben sowie die ganzjährige Inventarisierung an geeignete Mitarbeitende zu übertragen, ist eine übersichtliche Rollen- und Rechteverwaltung nötig. Diese setzt Timly ebenso gut um wie die Mehrmandantenfähigkeit und die Einbindung mehrerer Firmenstandorte. Bei all dem bleiben Sie flexibel: Die modulare Software wird vom Timly-Team in Zusammenarbeit mit Ihnen und unter Berücksichtigung Ihrer aktuellen Unternehmensbedürfnisse passgenau implementiert.