Du papier au digital : La transformation agile de la CCI d’Hanovre
CCI d’Hanovre
Date de création
1866
Siège social
Secteur
Actifs
Le challenge : Gérer les actifs et les stocks de la CCI d’Hanovre
La Chambre de Commerce et d’Industrie de Hanovre, dont le siège se trouve dans la capitale du Land de Basse-Saxe, regroupe les intérêts de plus de 180 000 entreprises dans la région de Hanovre et huit districts entre Brême et Hesse. La CCI accompagne les entreprises à travers toutes les phases de leur développement, de la première idée jusqu’à la transmission à un successeur. Pour cela, elle propose une large gamme de services afin de soutenir et de promouvoir l’économie régionale. De plus, la CCI est également responsable de nombreuses missions de service public, la plus connue étant certainement la formation dans les professions commerciales et techniques. La CCI joue un rôle clé dans le développement économique de la région.
Dans ce contexte, la CCI d’Hanovre gère une grande quantité d’actifs et de stocks divers et variés. C’est à la suite d’un événement transformateur que cette institution s’est mise en quête d’une solution de gestion d’inventaire en ligne, comme l’explique Stephan Denecke de la CCI d’Hanovre : « Nous avons déménagé dans un tout nouveau bâtiment en août 2023 et avions besoin d’un aperçu précis de ce que nous utilisons ainsi qu’un outil de planification de la maintenance. »
Le défi était clair : inventorier tous ces nouveaux actifs dans une plateforme logicielle permettant de gérer à la fois les actifs et les stocks. Et c’est ainsi que l’histoire avec Timly a commencé…
La solution : Une plateforme flexible et riche en fonctionnalités
Ce tout nouveau bâtiment a été un renouveau pour la CCI d’Hanovre, qui a ainsi pu construire sur mesure les processus de gestion d’inventaire souhaités. La plateforme Timly, largement personnalisable, a su répondre aux besoins de l’institution, qui a ainsi mis en place une structure très efficace de gestion des actifs et des stocks.
Stephan Denecke, employé à la CCI d’Hanovre, détaille cette structure : « Nous avons attribué à chaque salle un numéro ainsi qu’un QR code. Celui-ci peut être scanné si nécessaire, fournissant une liste de tous les objets qui devraient se trouver dans cette pièce. La gestion des actifs et des stocks fonctionne parfaitement ainsi. »
Pour son espace événementiel, la CCI de Hanovre a notamment besoin d’un stock suffisant de boissons. Les boissons sont désormais rapidement inventoriées dans Timly à l’aide d’un QR code spécialement créé lors des entrées et sorties du stock, et sont enregistrées en tant qu’articles de stock. Lorsque le niveau minimum prédéfini est atteint, la personne responsable reçoit un e-mail l’informant qu’il est temps de réapprovisionner. Les dates de péremption sont également enregistrées dans leur profil numérique comme des échéances à respecter. Timly gère également les consommables, y compris les articles d’hygiène comme le papier toilette et les essuie-mains, assurant ainsi un contrôle total.
Fonctionnalités les plus utilisées :
Attribution numérique
L’attribution et le retour des actifs et des stocks est une fonctionnalité particulièrement appréciée par la CCI d’Hanovre, qui peut ainsi attribuer ces éléments individuels à des employés, des lieux, des projets. Tout se fait facilement, dans Timly, et est traçable historiquement.
Gestion de la maintenance
La gestion de la maintenance est capitale. Avec Timly, elle est facilement assurée et suivie. Stephan Denecke précise : « J’ai créé un protocole simple dans Timly. L’inspecteur n’a qu’à cocher des cases et indiquer le défaut dans des champs obligatoires, etc. C’est une approche innovante. »
Le résultat : Une gestion ingénieuse des actifs et des stocks
Depuis que la CCI de Hanovre a transféré son inventaire, ses stocks et ses activités vers Timly, une logistique performante a été établie. Stephan Denecke indique que même leurs clés générales sont gérées dans Timly et que la remise en main propre est sécurisée grâce à notre fonction de signature numérique : « La fonction de scan et l’outil de signature sont d’une grande aide. Nous les utilisons non seulement pour gérer nos clés, mais aussi pour l’équipement informatique de nos employés, y compris les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones. Plus besoin de papier ! »
La CCI d’Hanovre est également experte dans la gestion des demandes de support, des opérations de maintenance et bien plus encore, grâce à notre système de ticketing, qu’elle maîtrise parfaitement.
« Le système de ticketing est d’une aide précieuse. Nous l’utilisons désormais pour les inspections des outils de jardinage, les véhicules de service, ou les vérifications légales des équipements de protection individuelle de nos agents d’entretien. Auparavant, tout cela était sur papier. Maintenant, tout est centralisé, et en cas de besoin, un e-mail de rappel arrive, ce qui en fait un excellent outil de travail », explique Stephan Denecke.
Nous sommes fiers que notre plateforme permette à la CCI d’Hanovre d’exploiter pleinement son potentiel, et de la soutenir dans ses opérations quotidiennes.