Digitalisation : l’EHPAD de Gleisdorf utilise Timly pour gérer ses ressources
Il existe une institution sociale implantée à Gleisdorf (près de Graz en Autriche) depuis le XVe siècle… Il s’agit de l’EHPAD de Gleisdorf, que Timly accompagne depuis avril 2022 dans sa transition vers la gestion digitale des ressources de l’inventaire, tout en soutenant la Schillerhaus nouvellement formée dans sa gestion organisationnelle et de maintenance.
EHPAD Gleisdorf
Date de fondation
Première mention : 15e siècle
Nombre de lits
200
CA
≈ 9 millions d’€
Secteur
Santé
Nombre d'employés
≈ 155
Inventaire
≈ 5 000 actifs
Le challenge : la croissance du nombre d’employés et d’informations à gérer
Dans le cadre de l’expansion de l’EHPAD de Gleisdorf et de son renommage en “Schillerhaus”, avec au passage une augmentation de la superficie de 8 000 m² à 14 000 m² ; il était évident qu’une solution devait être trouvée afin de pouvoir gérer au mieux cette croissance.
Depuis avril 2022, l’EHPAD de Gleisdorf numérise son site en expansion avec le logiciel d’inventaire Timly
Assurer le suivi des ressources de l’inventaire sur une surface de 14 000 m² est difficile. Surtout lorsque les informations, les dates de maintenance, les défauts et les dates de lavage sont toujours soit consignés à la main, soit stockés dans la mémoire du personnel.
Afin de soutenir davantage le personnel et de répartir équitablement les responsabilités, la direction de l’EHPAD a rapidement réalisé qu’il devait exister un système professionnel et universel. D’une part, ce système devrait être compréhensible pour tous et, d’autre part, il devrait être opérationnel rapidement. Le choix s’est rapidement porté sur Timly et la construction du Schillerhaus a été un signal clair pour le déploiement à grande échelle du logiciel.
Cependant, il ne s’agissait pas seulement de pouvoir gérer les ressources de l’inventaire. Au contraire, une solution globale était nécessaire travailler de manière optimisée. L’objectif était de pouvoir afficher clairement toutes les dates de maintenance, les défauts, les cycles de nettoyage, et plus encore, dans l’application de gestion d’inventaire Timly.
Une vue d’ensemble centralisée et une maintenance des ressources devaient nécessairement aboutir à une meilleure gestion gloable et ainsi réduire considérablement les efforts et les coûts. De plus, une meilleure vue d’ensemble permettrait que les délais de maintenance et de nettoyage puissent être respectés conformément aux exigences légales.
La solution : La collecte systématique des données assure une vision globale indispensable
Conformité aux exigences légales
Étant donné que l’EHPAD de Gleisdorf est soumis à de nombreuses obligations légales, l’un des facteurs les plus importants lors de l’introduction de Timly était que chaque actif soit répertorié et chaque vérification soigneusement renseignée.
Pour rendre cela possible, chaque chambre de patient est munie d’un QR code individuel de sorte que les informations concernant les ressources qui sont censées être dans la chambre et les tâches qui en découlent puissent toujours être consultées par le personnel.
Cette vue d’ensemble garantit que les exigences légales en matière d’urgence, d’incendie et d’hygiène peuvent être respectées.
Notre logiciel de gestion d’inventaire peut également être utilisé pour enregistrer quelle personne a effectué ou doit encore effectuer quelle action (par exemple, le nettoyage de la chambre ou le lavage du matériel), de sorte que les questions concernant les responsabilités et la planification soient clairement réglementées et généralement clarifiées.
Employees can quickly view information via the QR code labels on the rooms
Gestion de la maintenance et de l’entretien
Le module de gestion de la maintenance (GMAO) de Timly permet de gérer de manière plus efficace les futures réparations. Le planificateur intégré des échéances permet de suivre les vérifications de sécurité nécessaires et la maintenance des nombreux appareils et machines à un seul endroit. Une distinction est faite entre les échéances dépendant du temps et les échéances indépendantes du temps, telles que les échéances hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles.
D’une part, cela contribue à respecter les exigences légales, et d’autre part, cela permet également de détecter les vulnérabilités et les problèmes des actifs, ce qui permet une meilleure planification et une budgétisation plus professionnelle.
Les rapports de dommages à l’équipe technique doivent être automatisés afin de raccourcir les délais et de prendre des décisions plus rapides.
Une gestion suivie et simplifiée des ressources
À cela s’ajoute une gestion efficace du fonds de roulement. Ici aussi, le facteur de sécurité et de possibilités de planification est au premier plan. La digitalisation de la gestion des équipements garantit qu’il n’y a ni trop ni trop peu de ressources (r)achetées, ce qui a un effet positif sur les chiffres de l’entreprise.
Fonctionnalités les plus utilisées :
Planification de la maintenance
Grâce à la vision centralisée des processus de gestion de la maintenance et de l’entretien, la sécurité et la conformité sont parfaitement respectées.
Suivi des défauts
Les employés signalent les défauts et dommages dès qu’ils se produisent. De cette façon, l’équipe technique est informée directement et peut intervenir.
“Timly s’est révélé être un partenaire très fiable et flexible à tous points de vue. Nos souhaits et préoccupations ont toujours été entendus et pris en compte immédiatement.”
(Thomas Weiss – Directeur d’établissement, EHPAD de Gleisdorf)
Le résultat : Une vision idéale des possibilités de planification
En raison de la nouvelle construction et de l’augmentation de la superficie totale qui en découle ainsi que du changement de la Schillerhaus, quelques problèmes organisationnels sont survenus, lesquels sont déjà en cours de résolution grâce au logiciel Timly et continueront d’être résolus par l’expansion de sa mise en œuvre.
L’intégration de Timly au sein de la Schillerhaus (récemment construite) de Gleisdorf sera complétée d’ici la fin 2023
À long terme, le logiciel Timly sera utilisé pour enregistrer les fournitures consommables telles que les gants jetables et les articles d’hygiène, ainsi que les dates de maintenance et les exigences de service. La gestion numérique des ressources de l’inventaire avec Timly sera pleinement mise en œuvre au cours de l’année 2023.
L’EHPAD prévoit même d’embaucher un employé administratif dédié mise en œuvre.
Le potentiel du logiciel d’inventaire de Timly est énorme, tout comme les possibilités d’application. La maison de retraite du district de Gleisdorf se réjouit de pouvoir suivre toutes les informations, les rendez-vous et les inventaires avec Timly l’année prochaine, ce qui lui permettra d’avoir une meilleure vue d’ensemble des coûts, des ressources et des efforts.
Nous sommes ravis d’accompagner le BPH dans sa démarche de numérisation et restons en contact étroit afin de pouvoir apporter un soutien direct en cas de questions ou de commentaires.
Droits d’auteur : © Bezirkspflegeheim Gleisdorf et Sarah Raiser Fotografie