Mit effizienter Wartungsplanung Software Defekte tracken und Prüffristen einhalten

Ein nur behelfsmäßiger Wartungsplaner: Excel

Ob im Handel, der Industrie oder der Baubranche, so manche Firma verwaltet ihre Betriebsmittel mit selbstgebauten Exceltabellen als Wartungsplanung-Software. Diese liegen lokal auf der Festplatte einer Verwaltungsmitarbeiterin, die dort Eintragungen vornimmt. So naheliegend diese Variante Vielen erscheint, so viele Schwächen hat sie leider auch.

Beispielsweise ist das Risiko erhöht, dass Mitarbeiter Mängel nicht melden, weil die entsprechende Büromitarbeiterin gerade krank ist. Oder weil sie gerade keine Zeit haben, extra ins Büro zu gehen.

Vielleicht versuchen Sie diese Situationen zu umgehen, indem Sie Papierlisten und Magnete in der Werkstatt oder im Lager aufhängen. So gelangen Handwerker und Monteure einfacher an die Daten. Jedoch ist dies ebenfalls auf lange Sicht ineffizient und führt zum Verschwinden von Geräten und unangenehmen Momenten für die Mitarbeitenden; etwa weil überraschend eine Wartung ansteht oder ein Defekt nicht eingetragen wurde.

Anderer Wartungsplaner: eng begrenzter Funktionsumfang

Der geschicktere Weg ist es, die Standorte der Assets von den Angestellten selbst auf deren Mobilgeräten aktualisieren zu lassen. Die noch komfortablere Variante ist die Nutzung von GPS-Trackern, wie sie die Wartungsplanung-Software Timly über einen Partneranbieter realisiert. Diese hochleistungsfähigen kleinen Geräte zeichnen Standortverläufe von Arbeitsmitteln auf und können zusätzlich Nutzungs- und Leistungsdaten speichern. Über eine Anbindung zur Inventardatenbank von Timly werden diese Daten zu hilfreichen Informationen über die Rentabilität von Betriebsmitteln.

Andere Wartungsplanung-Software erfüllt oft nicht die Anforderungen, die viele heutige Unternehmen zurecht an eine Software für die Betriebsmittel-Verwaltung stellen. Um einen optimalen Überblick über die Möglichkeiten von Timly, eventuell auch in Hinsicht auf Industrie 4.0, zu erhalten, sprechen Sie am besten mit den fachkundigen Team-Mitgliedern des wachsenden Schweizer Softwareunternehmens.

Wartungsplanung Software: Schulung und Dokumentation

Der klassische Stand-PC sowie gesonderte Barcode-Scanner sind auf dem Rückzug. Daher ist eine cloudbasierte Wartungsplanung-Software, die als App und im Browser läuft, die betriebssystemunabhängige, bessere Lösung.

Prinzipiell kann eine Schulung zur neuen Wartungsplanung-Software hilfreich sein. Bei Timly können Sie auch ohne gesonderte Terminvereinbarung Setup-Tutorials ansehen und auf die vorbereiteten Erklär-Videos des technischen Supports zugreifen. Auf der anderen Seite hilft Ihnen Timly dabei, die absolvierten Schulungen und Zertifikatslehrgänge Ihrer Kollegen zu dokumentieren und so schneller die passende Person für eine Aufgabe zu finden.

Das Risiko, dass sich bei Bestellungen oder Reparaturaufträgen einer auf den anderen verlässt, wird minimiert. Nicht zu vergessen ist zudem der betriebswirtschaftliche Aspekt. Verbrauchswerte für Material und Unterhaltskosten für Arbeitsmittel bleiben ohne Zusatzaufwand in Timlys Wartungsplaner dauerhaft dokumentiert. Auf diese Weise lassen sich unnötige Kostenfaktoren und unrentable Arbeitsmittel auch in Kleinunternehmen sehr einfach lokalisieren.

Mit Wartungsplanung Software Instandhaltung vereinfachen

Als Schulungsplaner unterstützt Sie Timlys digitale Personalakte dabei, die Fortbildungen Ihrer Angestellten zu organisieren. Im Rahmen des digitalen Fähigkeitenmanagements kann die Wartungsplanung-Software u. a. Zertifizierungen automatisiert dokumentieren.

Das für jedes Unternehmen wichtige Thema Instandhaltung besteht aus den Unterbereichen Wartung, Instandsetzung, Inspektion und Verbesserung. Diese können alle in einer einzigen Software abgebildet werden, damit Sie stets und an nahezu allen Aufenthaltsorten umfangreiche aktuelle Informationen zu den Geräten, Maschinen und Anlagen des Unternehmens erhalten.

Ein großer Vorteil der Wartungsplanung-Software Timly ist, dass sie das Tracking von Defekten und Mängeln über ein internes Ticketing System ermöglicht. Dadurch werden Reparaturzeiten verkürzt, da in der Verwaltung bereits ein gemeldeter Reparaturauftrag bearbeitet werden kann, während das defekte Betriebsmittel und die meldende Person noch bei Vor-Ort-Einsätzen sind.

Als Wartungsplaner Excel: kostenlos, aber riskant

Es mag zunächst verlockend sein, das Tabellenverarbeitungsprogramm des bereits installierten Office-Paketes als Wartungsplanung-Software zu verwenden. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass auf diese Weise viele Daten durch mangelhafte Eintragungen verloren gehen können. Zudem bietet Excel keine Möglichkeit, direkt PDFs und andere Dokumente anzuhängen. Es besitzt des Weiteren keine Datenbankfunktionalität und erlaubt somit keine effiziente Suche.

Bei Timly hingegen können Sie selbst definierte oder voreingestellte Aktivitäten für jedes Betriebsmittel dokumentieren. So kann etwa ein Feld für den Ölwechsel zu einem bestimmten Zeitpunkt vorbereitet werden. Ist die Aufgabe fristgerecht erledigt, hakt der entsprechende Mitarbeiter diesen Punkt auf seinem Mobilgerät direkt vor Ort, z. B. in der Werkstatt, ab.

Geht ein Gerät oder Werkzeug kaputt, kann die Defekt-Meldung in Timly direkt, optional mit Foto, per Schnittstelle an externe Reparaturpartner weitergeleitet werden. Beachten Sie bei der Wahl einer Wartungsplanung-Software auch, dass es für das Tabellenverarbeitungsprogramm keinen speziellen Support in Sachen Wartungsplanung gibt.

Gibt es gute Prüf- und Wartungsplaner-Freeware?

Kostenfrei verfügbare Wartungsplanung-Software beinhaltet meist nur rudimentäre Funktionen. Es handelt sich entweder um eine Art Demoversion, bei der der volle Programmumfang kostenpflichtig freigeschaltet werden muss oder um Software für den eigenen Bedarf, die ein altruistischer Entwickler auch anderen zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind derartige Programme nicht ohne Weiteres an Ihren Unternehmensbedarf anpassbar.

Die klügere Alternative ist es, das Thema Betriebsmittel und Instandhaltung größer zu denken und möglichst frühzeitig auf eine ganzheitliche Inventarlösung zu setzen. Letztendlich ist es für alle Unternehmensbeteiligten praktischer, eine Inventarsoftware zu nutzen, bei der die Wartungsplanung-Software eine Teilfunktion ist.

Wartungsplaner kostenlos: Vollversion gesucht?

Als Geschäftsführer oder Abteilungsverantwortlicher gibt es verständlicherweise Situationen, in denen man auf den Gedanken kommt, nach einer kostenlosen Wartungsplanung-Software zu suchen. Die Erfahrung vieler Unternehmen zeigt jedoch, dass Freeware höchstens nur dann sinnvoll und ausreichend ist, wenn man sehr wenig Inventar hat oder als junges Unternehmen zum ersten Mal Wartungstermine und Gerätemängel verwalten muss. 

Wenn die Anzahl von Wartungsterminen, Prüfdokumenten, Maschinen oder Personal mit Schulungsdokumenten wächst, wird es Zeit, eine gut skalierbare Inventarsoftware mit großer Funktionsvielfalt zu wählen. Die Wartungsplanung ist bei Timly ein Modul, ebenso wie die Erstellung von Auswertungen, durch die Sie übersichtlich und historisch nachvollziehbar die Leistungsdaten Ihrer Arbeitsmittel im Blick haben.

Professionelle Wartungsplanung-Software führt zu mehr Verlässlichkeit

Excel oder ein kostenloses Programm als Wartungsplanung-Software mögen auf den ersten Blick kostengünstig erscheinen. Doch auf lange Sicht entstehen Opportunitätskosten durch fehlende Funktionen und schlecht verwaltete Geräte und Maschinen.

Besser ist es, direkt auf eine kostenpflichtige, anpassbare Wartungsplanung-Software zu setzen. Bei Timly können Sie die Module aussuchen, die derzeit für Ihr Unternehmen benötigt werden. Zudem steht Ihnen ein fachkundiger Support zur Seite, der Ihnen bei der Implementation helfen kann.