Qu’est-ce que la documentation informatique avec un logiciel de gestion d’inventaire ?
Dans cet article :
- Logiciel de documentation informatique spécialisé : un outil précieux ?
- Documentation informatique : PDF, Excel et compagnie
- Gestion numérique de l’inventaire : une solution flexible pour des résultats performants
- Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel d’inventaire
- Exemple de documentation informatique
- Documenter l’IT, une pièce indispensable du puzzle
Logiciel de documentation informatique spécialisé : un outil précieux ?
La documentation informatique garantit une utilisation efficace des ressources informatiques, lesquelles sont de plus en plus coûteuses. Cela ne concerne pas seulement les plans de réseau où les adresses IP, les noms de réseau et les plages d’adresses sont documentés. Il s’agit plutôt d’examiner les composants individuellement : une station de travail PC est généralement composée d’au moins un ordinateur, un écran, une souris et un clavier. Sans oublier les logiciels.
L’approche généraliste des logiciels de gestion d’inventaire permet de créer des catégories flexibles pour tout type d’inventaire. Il peut s’agir de licences arrivant à expiration ou de rendez-vous à venir, tels que le contrôle électronique. Cela vous permet d’avoir une vue d’ensemble complète de votre environnement informatique, ce qui facilite non seulement le travail quotidien de votre administrateur informatique. Cela vous permet également de garder une vue d’ensemble permanente de votre inventaire et des coûts qui en découlent pour la gestion de votre informatique.
Il existe des logiciels de documentation informatique spécialement conçus pour suivre toute la documentation informatique. Ils sont adaptés aux besoins typiques de l’infrastructure informatique. L’un des objectifs de ces logiciels est souvent de cartographier les rôles d’un ordinateur dans le réseau. Des détails tels que les systèmes d’exploitation installés et les configurations peuvent également généralement être enregistrés. Un outil de documentation informatique basé sur le cloud est donc utile au sein des services informatiques. Cependant, il est d’une utilité limitée pour une vue d’ensemble générale de l’inventaire de l’entreprise.
Dans ce cas, une double saisie serait inévitable si des requêtes individuelles n’étaient pas faites de manière permanente aux services informatiques de l’entreprise. Les rendez-vous de service, par exemple, concernent tous les types d’inventaire. Ils ne peuvent être surveillés et coordonnés que s’ils sont gérés de manière centralisée en un seul endroit par des personnes responsables. De plus, il n’est pas pertinent de considérer le matériel informatique de manière isolée par rapport aux autres outils et articles d’inventaire.
Gestion centralisée de l'inventaire
Configuration individuelle
Assignement des actifs
Scanner de code-barres intégré
Gestion de la maintenance et de l'entretien
Suivi des performances et des défauts
Gestion des rôles des utilisateurs
Suivi des localisations GPS
Documentation informatique : PDF, Excel et compagnie
Savoir si l ‘acquisition d’un logiciel de documentation informatique spécialisé est opportune dépend de chaque cas. La création d’une vue d’ensemble esz possible via des documents de différents formats. Cependant, les fichiers texte simples et les documents PDF ont l’inconvénient d’être plutôt statiques. Il est indéniable qu’ils conviennent à l’enregistrement et au stockage d’informations sans nécessité de mise à jour en temps réel.
Cependant, la documentation informatique est quelque chose de très dynamique. Certains composants sont plutôt consommables, d’autres changent en permanence leurs caractéristiques, tels que les emplacements et les utilisateurs assignés. Par conséquent, il y a un risque que cette documentation informatique rigide ne soit plus à jour après un court laps de temps. De plus, des documents individuels deviennent rapidement confus s’ils dépassent une certaine taille.
L’utilisation d’Excel est un outil très polyvalent et bien établi. Il est tout à fait possible de créer des feuilles de calcul semblables à des bases de données qui peuvent également être utilisées pour enregistrer différents éléments d’inventaire. Cependant, Excel n’est finalement pas conçu pour une application spécifique. La capacité multi-utilisateurs et l’accès via le réseau ne fonctionnent que dans une certaine mesure.
L’accès mobile échoue déjà en raison d’un manque de clarté. La manipulation compliquée entraîne des erreurs et, dans le pire des cas, un manque d’acceptation parmi les employés. Si la mise à jour de la documentation informatique nécessite trop d’efforts, il y a un risque qu’elle ne soit pas effectuée en raison d’un manque de temps.
Pour certains besoins, il existe des logiciels open source qui peuvent être utilisés en complément. Cela présente l’avantage de ne rien coûter et que le code source soit librement accessible. Cela garantit la transparence et la confiance. Cependant, si vous utilisez un logiciel open source pour des fonctions clés de votre entreprise, il y a un risque que le support ne soit pas disponible en cas d’erreurs.
Des mises à jour manquantes ou l’arrêt de projets en raison d’un manque de temps de la part des développeurs sont également des scénarios réalistes auxquels vous devriez vous préparer. Pour ces raisons, un logiciel spécialisé payant pour la gestion d’inventaire et la documentation informatique peut finalement être la solution la plus économique pour vos opérations informatiques.
Gestion numérique de l’inventaire : une solution flexible pour des résultats performants
Un logiciel d’inventaire telque Timly suit l’approche selon laquelle toutes les ressources d’une entreprise, d’une institution ou d’une autorité publique peuvent être enregistrés dans l’inventaire numérique Timly. Cela commence par le mobilier, se poursuit avec les machines, les outils et les véhicules, et inclut également tout le matériel et les logiciels. Lors de l’enregistrement, chaque objet peut être attribué à une catégorie.
En conséquence, seules les informations nécessaires à des fins spécifiques sont enregistrées. En revanche, il n’y a pas de limites à la documentation informatique. Tous les paramètres et détails utiles peuvent être enregistrés. Cela comprend, par exemple, les instructions d’utilisation et les licences.
Le stockage de la documentation informatique dans une base de données centrale garantit que les informations qu’elle contient peuvent être évaluées et liées de manière optimale. De cette manière, il est facile d’effectuer des recherches dans l’inventaire des données. Les requêtes avec filtrage peuvent être étendues à l’ensemble de l’inventaire. Cela offre des possibilités telles qu’un planificateur central de maintenance dans lequel les prochaines dates de maintenance et de service peuvent être affichées pour toutes les catégories.
Avec un enregistrement décentralisé, il faudrait rechercher plusieurs sources à cet effet ou tenir une documentation séparée. D’autres informations importantes pour analyser l’efficacité des ressources individuelles sont mises à disposition avec peu d’effort grâce au stockage basé sur la base de données.
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Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel d’inventaire
Pour qu’un logiciel d’inventaire offre réellement les possibilités nécessaires à la documentation informatique, il doit contenir certaines fonctions que nous avons résumées ci-dessous :
Stockage centralisé basé sur le cloud
Les données doivent être accessibles depuis différents endroits à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise ou de l’autorité. La solution basée sur le cloud et conforme au RGPD d’un logiciel tel que Timly est idéale pour cela.
Tout employé autorisé peut consulter des informations via Internet, y ajouter des éléments et archiver des messages. De cette manière, l’accès est également possible depuis les sites de production et en déplacement. Il s’agit d’une condition essentielle pour maintenir les données constamment à jour.
Gestion des utilisateurs avec système d’autorisation
Tous les employés ne devraient avoir accès qu’aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Cela facilite la recherche des informations nécessaires et est conforme au principe de protection des données. Timly utilise un système d’autorisation à granularité fine pour répondre à ces exigences.
Utilisabilité intuitive et optimisation pour les appareils mobiles
Les options d’accès simultané sont idéales. En administration, l’accès via un navigateur offre une bonne vue d’ensemble sur les grands écrans. Sur le terrain ou sur les chantiers, une application spécialisée comme celle de Timly permet d’accéder à la documentation et de fournir des informations importantes en temps réel.
Enregistrement personnalisé des objets
Tous les équipements de travail n’ont pas des caractéristiques individuelles. Par conséquent, un QR code imprimable, qui est connecté directement à l’objet via un autocollant peu encombrant, aide à distinguer chaque objet.
Par la suite, son profil numérique peut également être consulté en scannant le QR code via l’application smartphone de Timly.
Exemple de documentation informatique
Avec un logiciel de gestion d’inventaire optimisé comme Timly, vous pouvez couvrir l’ensemble de la documentation informatique, y compris la gestion de configuration. Lors de la mise en service, votre service informatique peut enregistrer individuellement tous les composants et licences de logiciels, puis les attribuer ultérieurement à des pièces, des utilisateurs et d’autres éléments. Lors de l’enregistrement, chaque équipement reçoit un QR code individuel.
Toutes les informations nécessaires peuvent ensuite être stockées selon vos besoins, y compris un document avec les caractéristiques de configuration telles que les noms de réseau et les adresses IP. Le transfert d’équipements de travail entre les employés peut être facilement documenté via l’application. De même, les articles peuvent être attribués à leurs emplacements prévus et aux personnes responsables à tout moment.
Un logiciel de gestion d’inventaire efficace facilite la documentation informatique pour vos employés
Les informations importantes, telles que les dates d’expiration des licences, sont affichées à la fois de manière centrale dans l’administration et à l’employé responsable dans Timly. Les défauts peuvent être signalés directement dans l’application – le logiciel Timly. Cela est utile pour les employés qui peuvent travailler en dehors des heures de bureau du service informatique.
En revanche, les administrateurs disposent d’un outil central d’accès facile avec lequel ils peuvent consulter les travaux de maintenance à venir et les défauts signalés. Lors du déploiement de nouveaux matériels et logiciels, la mise à jour quotidienne des informations telles que l’emplacement et les employés responsables est également utile. Les administrateurs informatiques ont la possibilité d’afficher un aperçu de certains types d’équipements. La recherche fastidieuse et la liaison des informations nécessaires ne sont plus nécessaires grâce à la documentation informatique optimisée par Timly.
La gestion numérique de votre inventaire est à portée de clic
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Documenter l’IT, une pièce indispensable du puzzle
Pour chaque appareil, le processus de documentation informatique des événements importants se déroule sur toute la durée d’utilisation. Cela correspond à un dossier électronique pour chaque composant individuel. Cela facilite les analyses de toutes sortes et optimise les processus. Lorsque des inspections sont nécessaires, par exemple, l’employé responsable peut accéder à toutes les informations et documents nécessaires. Mais également pour la planification à un niveau plus élevé, telle que la création d’un “plan de gestion”, la collecte centralisée de toutes les informations nécessaires est utile et permet de gagner du temps.
Il n’est pas efficace de considérer la documentation informatique séparément de la gestion des autres ressources et outils. Finalement, l’informatique n’est qu’un équipement de travail nécessaire dans votre entreprise ou institution pour effectuer des tâches. Si l’inventaire n’est pas disponible ou prêt à être utilisé, cela entravera les processus de travail. Le logiciel d’inventaire de Timly répond à toutes les exigences de la documentation informatique moderne.
Gérez vos ressources de façon instinctive
Notre logiciel de gestion d’inventaire vous offre une large gamme de fonctionnalités sophistiquées, dont la documentation informatique. Ainsi, vos ressources sont numérisées facilement et de manière fiable.
Gérez vos actifs
Qu'il s'agisse de ressources informatiques, d'outils, de machines, de parc automobile, de mobilier ou bien de contrats : tout est dans Timly.
Accessible partout depuis mobile
Localisez les actifs de votre inventaire avec le scanner de codes-barres intégré à l'app, accessible depuis tout appareil mobile (smartphone, tablette).
Attribution intelligente
Attribuez facilement vos actifs à des personnes, des projets, des locaux, des structures ou encore des prestataires externes.
Gestion numérique des fichiers
Stockez numériquement les informations importantes : fichiers, documents, pistes d'audit et contacts de vos actifs.
Suivi GPS
Enregistrez la localisation GPS exacte de vos biens en un seul scan. Toutes les données GPS sont historiquement vérifiables.
Gestion de la maintenance
Documents liés aux réparations, à la maintenance et à la gestion des délais : tout est connecté à l'actif.
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