Für die IT Inventarisierung Excel nutzen: Ist das sinnvoll?
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Mit einer effizienten Inventarsoftware werden unübersichtliche Excel-Tabellen überflüssig
Inventarverwaltung mit Excel kostenlos: nur begrenzt empfehlenswert
Sie möchten weg von der Geräteverwaltung mit Papierlisten oder Magnetbrettern? Oder Sie haben bislang noch gar keine strukturierte und dokumentierte Übersicht Ihrer Hardware und Software? – Dann erscheint Ihnen möglicherweise eine IT Inventarisierung Excel attraktiv. Hier erfahren Sie mehr darüber, ob diese Idee weiterverfolgt werden sollte.
In der Frage, ob für die IT Inventarisierung Excel sinnvoll ist, kommt es maßgeblich auf die konkreten Bedarfe in Ihrem Unternehmen an. Viele Firmen besitzen ein Abonnement von Microsoft Office360, welches die Tabellenkalkulationssoftware Excel enthält. Es liegt nahe, darin Listen durch bestimmte Verwaltungsmitarbeiter erstellen zu lassen.
Typischerweise denken Einsteiger im Bereich Inventarisierung an Materialausgabelisten. Auf diesen soll stehen, welcher Mitarbeiter welche IT-Geräte ausgehändigt bekam. Ein solcher Materialentnahmeschein stammt aus der Welt vor der Digitalisierung und verkürzte als Formular so manche Kommunikationswege zwischen Abteilungen.
Heutzutage jedoch lassen sich Ausleihvorgänge auch ohne ausgedruckte Scheine dokumentieren. In kleinen Firmen mit nur sehr wenigen Geräten genügt manchmal eine kurze Tabelle. Diese könnte als geteiltes Dokument, in das zwei oder drei berechtigte Personen schreiben dürfen, im Intranet vorliegen.
Dennoch wird wertvolle Arbeitszeit dabei verbraucht, dass Angestellte oder freie Mitarbeiter zu den Personen mit Excel-Bearbeitungsberechtigung gehen müssen, um die IT Assets auszuleihen, Defekte mitzuteilen oder nach Prüfterminen zu fragen.
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Warum eine Materialausgabeliste Excel keine zeitgemäße Lösung ist
Nicht nur für mittlere und große Unternehmen hat die App-Nutzung einer größeren Software Vorteile. Die Verteilung der Verantwortung auf mehrere Personen, die ortsunabhängig Änderungen zum Inventarzustand verzeichnen können, erhöht die Genauigkeit der erfassten Daten. Eine IT Inventarisierung Excel dagegen ist immer darauf angewiesen, dass Zeilen und Spalten wirklich sinnvoll angelegt und von Mitarbeitenden verstanden werden.
Werden Geräte direkt dort erfasst, wo sie sich befinden, denkt man eher daran, Standortwechsel oder Schäden zu melden. Schließlich ist die Inventar-App dank QR-Codes, die per Etikett auf Computern, Druckern usw. sichtbar sind, nur einen Scan mit dem Telefon oder Tablet entfernt. Entsprechend entlasten Sie durch eine moderne Inventarsoftware Ihre Mitarbeiter, die somit nicht mehr mehrfach am Tag mit dem Verwaltungsbüro kommunizieren müssen.
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Brauchen wir eine Bestandsliste Vorlage Excel?
Spätestens zur jährlichen Inventur wird eine Übersicht über vorhandene IT-Geräte und Softwarelizenzen nötig. Sind dann keinerlei Vorarbeiten vorhanden, kann eine kurzfristige IT Inventarisierung Excel zu Frust und Stress bei allen Beteiligten führen. Um lange Diskussionen mit Kollegen zu vermeiden, in denen es um Spaltenbezeichnungen der Inventarliste geht, empfiehlt sich die dauerhafte Nutzung einer bewährten Inventarsoftware.
Diese wird bei der Einführung an die individuellen Bedarfe angepasst. Welche Datenbankfelder gezeigt und genutzt werden, kann aber auch im laufenden Betrieb noch verändert werden.
Im Gegensatz zur IT Inventarisierung Excel wird eine Bestandsliste in einer datenbankbasierten IT Inventarisierungssoftware nicht unübersichtlich und lückenhaft. Sie kann auch nach der Inventur regelmäßig und unkompliziert weitergeführt werden, damit alle berechtigten Mitarbeitenden über die Anzahl, Standorte und Zustände der IT-Geräte informiert sind.
Geräteverwaltung mit Excel Vorlage?
Spätestens, wenn Sie merken, dass die IT Inventarisierung Excel sehr viele Spalten mit Daten braucht und das Tabellendokument sehr groß wird, sollten Sie über eine professionelle Software nachdenken. Eine betriebssystemunabhängige Lösung wie Timly kann auch Fotos und Betriebsanleitungen bei den Eintragungen des jeweiligen Gerätes anzeigen.
Dies ist aber nicht der einzige Mehrwert für Ihre Mitarbeiter. Mit Timly können Sie einzelne IT-Geräte oder Softwarelizenzen direkt Mitarbeitern, Abteilungen oder Projekten zuweisen – und zwar sicherer und einfacher als bei einer IT Inventarisierung Excel.
Lohnt sich eine IT-Inventarisierung mit Open Source-Programmen?
Wenn Sie sich gegen eine IT Inventarisierung Excel entschieden haben, aber dennoch Kosten sparen möchten, kommt Ihnen möglicherweise Open Source Software in den Sinn. Zu bedenken ist dabei, dass ein Programm mit öffentlich einsehbarem Code nicht automatisch Freeware ist.
Es gibt auch Softwareentwickler, die sich aus der Programmierer-Community Hilfe holen, aber dennoch Geld für ihr Produkt nehmen. Inventarsoftware, die tatsächlich Freeware ist, kann nicht die selbe Qualität aufweisen wie ein Softwareprodukt, für das Nutzungsgebühren erhoben werden.
Es liegt auf der Hand, dass ein kostenloses IT Inventarprogramm nur wenige Funktionen besitzen kann. Ebenso wird niemand gratis fundierten Support leisten oder individuelle Softwareanpassungen für andere Unternehmen vornehmen wollen.
Betriebe und Institutionen, die über mehr Mitarbeiter und Geräte verfügen als dass eine IT Inventarisierung Excel noch sinnvoll möglich wäre, sollten sich für eine hochwertige und bewährte Softwarelösung wie Timly entscheiden. Eine solche Investition rechnet sich nach kurzer Zeit – auch weil nicht nur die IT Geräte, sondern die gesamten Betriebsmittel, damit verwaltet werden können.
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