Inventur Software: kostenlos erhältlich?

Darum suchen Viele nach Inventar-Software Freeware auf Deutsch

Die Probleme, die sich vielen Unternehmensverantwortlichen erst bei der Inventur zeigen, bestehen in Wirklichkeit oft bereits längere Zeit vorher. Wenn es keine Software für die Verwaltung von Inventar gibt, werden viele Arbeitsprozesse unnötig verkompliziert. So sind Inventargüter mitunter nicht verfügbar, weil sie nicht gewartet oder rechtzeitig repariert wurden. Werkzeuge oder Fahrzeuge sind nicht am richtigen Ort, weil ohne Software nicht korrekt disponiert wurde.

Ursächlich ist, dass Unternehmen bzw. Verantwortliche aus Branchen wie Handel, Bau, Produktion oder Industrie Inventar häufig noch manuell verwalten lassen. Neben Papierlisten kommen teilweise Excel-Listen zum Einsatz, die auf einzelnen Computern von bestimmten Personen gefüllt werden. Durch diese unvernetzte Art der Informationserfassung gehen viele Daten verloren bzw. werden nicht aktuell gehalten.

Aufgrund von ineffizienter Inventarverwaltung sinkt nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, es fallen auch Opportunitätskosten an. Viele Unternehmensentscheider, denen diese Zusammenhänge bewusst werden, suchen zunächst nach kostenloser Inventur Software. Sie soll eine deutschsprachige Benutzerführung haben und das Erfassen von Inventargütern erleichtern. Sie muss zudem Datenbankfunktionen wie ein Feld für die Inventarnummer haben.

Jedoch: Freeware ist oft nicht wirklich „free“, sondern nur eine Demo, die nach gewisser Zeit zum Abschluss eines Abos drängt, oder eine Basisversion, die permanent zum Kauf der Vollversion anregt. So manche kostenfreie Software stammt aus der Open Source-Szene und hat daher nur jene Funktionen, die der jeweilige Entwickler für wichtig hielt. Diese passen aber nicht unbedingt zu Ihrem Unternehmen.

Gelingt die Inventarverwaltung mit Excel kostenlos?

In vielen Verwaltungen werden Abonnements des Office-Pakets genutzt, sodass Büromitarbeiter Listen und Berechnungen in Excel-Dateien eintragen können. Auch, wenn es zunächst verlockend erscheint: Eine Tabellenkalkulation ist keine Inventur Software.

Zwar kostet es nichts extra, Daten zu Inventar und Material in Excel-Tabellen einzugeben, doch es bietet auch nicht alle Funktionen, die auf Dauer von Nutzen wären. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter die Inventur mit einfachen Tabellen vorbereiten lassen, ist dies aufwendiger und weniger detailliert als wenn Sie ganzjährig auf eine spezialisierte Inventarisierungssoftware setzen.

Schließlich möchten Ihre Angestellten jederzeit auf Geräte und Inventargüter zugreifen können, die sicher und funktionsfähig sind, und die sich dort befinden, wo es die Inventar App unkompliziert anzeigt. Um sich die Inventur zu erleichtern, empfiehlt es sich, den Mitarbeitern generell keine Inventur Software kostenlos zur Verfügung zu stellen, sondern eine digitale Inventarisierungssoftware, in die sie Änderungen an Inventargütern eintragen können, zu nutzen. 

So vermeiden Sie, dass beispielsweise Geräte undokumentiert im Home Office verbleiben oder Material nicht rechtzeitig nachbestellt wird. Der Schlüssel sind in einer professionellen Inventarsoftware erstellte QR-Codes, die auf die Inventarobjekte geklebt werden. Dank dieser kann jeder Berechtigte an jedem Ort per Scan auf den Datenbankeintrag des Objekts zugreifen.

Braucht man für gute Inventur Software Scanner?

Bei Inventursoftware wie Timly benötigen Sie keine besonderen, extra angeschafften Scanner. Handelsübliche Smartphones oder Tablets genügen, um die QR-Codes auf den Geräteetiketten zu erfassen. Sollte einmal die Kamerafunktion des Mobilgeräts nicht funktionsfähig sein, können Sie manuell in der Inventardatenbank suchen, etwa nach der Inventarnummer oder dem Objektnamen.

Die generelle Nutzung einer leistungsstarken Inventarisierungssoftware anstatt temporärer Inventurlisten hat sich bereits für viele Unternehmen der DACH-Region bewährt. Schließlich ist die fortlaufende, strukturierte Anwendung einer Inventarsoftware wie eine permanente Inventur.

Sie ist weniger mühsam als die Inventur in einem bestimmten, knappen Zeitraum, in dem alle Beteiligten unter Erfolgsdruck stehen und womöglich durch häufige Wiederholung derselben Tätigkeiten Flüchtigkeitsfehler machen. Es ist besser, wenn die Mitarbeiter, die tagtäglich mit den jeweiligen Werkzeugen oder Materialien umgehen, deren Zustand direkt per Smartphone oder Tablet aktualisieren können.