Professionelle Inventarsoftware sollte in keinem Unternehmen fehlen

Inventarverwaltung – kostenlos kaum umsetzbar

Der Anspruch an eine professionelle Inventarsoftware ist es, dass sich unterschiedlichste Gegenstände intuitiv darin abbilden lassen. Der Datenbestand muss zentral verwaltet werden und durch mehrere Benutzer gleichzeitig zu bearbeiten sein. Idealerweise kann der Zugriff über das Internet erfolgen, damit ein Öffnen des firmeneigenen Netzwerks nicht notwendig ist. Spätestens an dieser Stelle „verabschieden“ sich in der Regel kostenlose oder bereits vorhandene Alternativen, wie zum Beispiel selbsterstellte Excel-Tabellen.

Die Inventarsoftware Timly hingegen ermöglicht es, durch flexibel anpassbare Kategorien Assets vom Möbelstück bis hin zu Fahrzeugen und komplexen Maschinen sinnvoll zu erfassen. Die Inventarsoftware arbeitet cloudbasiert und bietet neben garantierter DSGVO-Konformität ein feingranulares Berechtigungskonzept. Alle Mitarbeiter eines Unternehmens haben Zugriff auf benötigte Daten – egal ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice.

Inventarverwaltung – App als wichtigstes Werkzeug

Eine Inventarsoftware kann nur so gut sein, wie die darin hinterlegten Daten es zulassen. Tagesaktuelle Informationen setzen voraus, dass Mitarbeiter jeden Tag Ergänzungen und aktuelle Änderungen eintragen. Damit dies ohne nennenswerten Aufwand möglich ist, hat Timly eine für Smartphones und Tablets optimierte App entwickelt. Dies ist eine praxisnahe Lösung, da der überwiegende Teil der Mitarbeiter eines Unternehmens ohnehin ein Smartphone bei sich hat und mit dessen Bedienung vertraut ist.

Sollte der Einsatz privater Geräte infrage kommen, so besteht dennoch keine Gefahr der Vermischung beruflicher und privater Daten, da die Timly Inventar-App alle Informationen im abgesicherten Cloudspeicher ablegt. Zuweisungen von Maschinen vor Ort in persönliche Verantwortung sowie Checkin- und Checkout-Routinen für Verbrauchsmaterial lassen sich mit Timly einfach umsetzen. Die Dokumentation von Schäden oder eine Mängelmeldung an die Werkstatt sind direkt aus der App heraus möglich und liegen Verantwortlichen in Echtzeit vor.

Der Einsatz von Timly lässt sich über die App in den Arbeitsalltag integrieren, ohne einen lästigen Verwaltungsaufwand zu generieren.

Inventar-Software kostenlos: meist fehlen wichtige Funktionen

Bei näherer Betrachtung hat kostenlose Inventarsoftware Nachteile gegenüber einer professionellen Lösung wie Timly. Der Sinn einer digitalen Inventarisierung ist es, nur eine einheitliche Software für alle Problemstellungen zum Thema Inventarverwaltung zu benötigen. Das bedingt, alle denkbaren Assets mit den erforderlichen Parametern und Dokumenten speichern zu können. Timly hat hierfür das Container-Modell geschaffen. Gegenstände können damit andere Assets beinhalten. So wird aus einem Kundendienstfahrzeug und dem darin befindlichen Werkzeug eine zusammengehörige Einheit.

Software und virtuelle Maschinen lassen sich an die Hardware binden, auf der sie physikalisch laufen. Das sorgt für Übersichtlichkeit. Auch die Terminverwaltung ist bei Timly integriert. So verfügen Gegenstände jeweils über einen eigenen Kalender, in den Wartungs- und Prüftermine, aber auch Lizenzlaufzeiten eingetragen werden können. Steht ein Termin an, so erfolgt zeitgerecht eine Benachrichtigung von Verantwortlichen. Dies sind nur einige der Funktionen, die kostenlose Software üblicherweise nicht bieten kann.

Inventarsoftware mit Barcode-Scanner: bei Timly bereits inklusive

Um möglichst einfach auf das Profil eines Inventargegenstands zugreifen zu können, verwendet Timly QR-Codes. Die werden bei der Erfassung eines Assets generiert und können mit einem platzsparenden Aufkleber daran befestigt werden. Danach reicht die Kamera des verwendeten mobilen Endgerätes für den Aufruf. Gerade bei schlechten Sicht- und Witterungsverhältnissen ist es auf diese Weise möglich, benötigte Dokumente wie Bedienungsanleitungen zu lesen. Auch das Nachtragen von Informationen vor Ort stellt so kein Problem mehr dar.

Inventarsoftware mit Barcode – kostenlos meist nicht zukunftssicher

Der Aufwand, eine Software zur Inventarverwaltung für ein Unternehmen komplett neu einzurichten und alle Assets zu kennzeichnen, ist ein wichtiger Faktor. Haben sich Verantwortliche für eine Lösung entschieden, muss diese verlässlich über Jahre funktionieren. Dafür ist es erforderlich, dass permanent an der Software gearbeitet wird. Fehler müssen behoben, Funktionen angepasst oder ergänzt werden. Bei kostenlosen Software-Projekten besteht diese Verlässlichkeit im Normalfall nicht. Auch sucht man einen professionellen Support dort vergeblich.

Das ist bei Timly anders. Dort ist man auf den Austausch mit Kunden bedacht. Viele Funktionen entstanden direkt aus praktischen Anforderungen.

Inventarsoftware: Open-Source bietet meist nur Insellösungen

Der Einsatz von Open-Source-Software hat seinen Reiz. Quelloffene Programme sind gerade in IT-affinen Umfeldern sehr beliebt. Beim Einsatz im professionellen Umfeld ist allerdings zu beachten, dass sie in der Regel nur einen Teilbereich des benötigten Funktionsumfangs abdecken. Zudem wird der scheinbare Vorteil der kostenlosen Bereitstellung dadurch verringert, dass für den Einsatz und Betrieb eigenes Personal notwendig ist, das beispielsweise die Netzwerk-Implementation und dessen Absicherung durchführt.

Inventar-Software Freeware: Deutsch als Sprache erforderlich

Damit eine Inventar-Software die nötige Akzeptanz in der eigenen Belegschaft erhält, sind einige Voraussetzungen zu beachten. Dabei darf die Sprache der Benutzerführung nicht vernachlässigt werden. Nicht jeder Mitarbeiter ist es im Arbeitsalltag gewohnt, die englische Sprache zu verwenden. Fehlende oder verwirrende Übersetzungen, wie sie Freeware häufig aufweist, sollten im professionellen Umfeld nicht vorkommen. Timly verwendet ausschließlich von Muttersprachlern sorgfältig erstellte Übersetzungen. Das vermeidet Fehler und unnötige Nachfragen.

Mit Inventarverwaltung privat und beruflich im Homeoffice trennen

Timly ermöglicht es, Assets eines Unternehmens ganzheitlich zu verwalten. Persönliche Zuordnungen und das Hinterlegen von Standorten sind kein Problem. Zudem erfolgt mit dem Anbringen des QR-Codes eine verwechslungssichere Kennzeichnung. Dadurch werden Schwierigkeiten bei der Verwendung von Arbeitsmitteln im privaten Umfeld vermieden.

Eine Identifizierung und der Zugriff auf alle notwendigen Informationen über einen Inventargegenstand sind mit Timly möglich. Es ist jederzeit klar, wo sich Assets befinden. Mitarbeiter wiederum müssen sich um die Verwaltung zugewiesener Arbeitsmittel nicht kümmern. Alle notwendigen Informationen bekommen sie über die Timly Inventarsoftware.